Оформлення первинної документації

Оформлення рахунків, рахунків-фактур, накладних

від 150 рублів за документ (типової)
від 700 рублів за документ (НЕ типовий)

Ми візьмемо на себе оформлення первинної документації будь-якого типу - паперів від банків, засновників, постачальників, державних органів, клієнтів. Наші співробітники мають досвід в складанні виконавчих, розпорядчих, бухгалтерських документів, тому нам можна довіряти.

Факт здійснення діяльності та проведення підприємством господарських операцій, згідно, із законодавством повинен бути неодмінно підтверджений шляхом належного оформлення первинних документів. Спираючись на дані внесені в відповідну форму, компанія веде свій бухгалтерський облік. Основні вимоги до затвердженого оформлення первинної документації полягають в тому, що вони повинні містити виключно достовірні дані, їх створення здійснюється безпосередньо в момент здійснення операції, якщо заповнення не представляється можливим, воно проводиться безпосередньо після закінчення тієї чи іншої операції.

Що таке первинна документація і навіщо вона потрібна

Первинна документація - являє собою виправдовувальну документацію, що підтверджує проведення суб'єктами підприємницької діяльності кожної господарської операції. Документи оформляються в послідовності здійснення господарських операцій. У разі невірно оформлені документи, підприємство не може правильно розрахувати оподатковувану базу, що призводить до розбіжностей з податковою інспекцією, дозволяючи застосовувати фінансові санкції по відношенню до підприємства. Для оскарження такої ситуацій, підприємство буде вимушено звертатися до суду.

Форми первинної документації

Первинна документація приймається податковою інспекцією до обліку, якщо вона складена відповідно до уніфікованої формою, розробленою і вступила в силу на підставі постанов Держкомстату України і обов'язкова до застосування для підприємств усіх, без винятку галузей економіки.

В затверджені форми первинної документації, за винятком форм обліку касових операцій, підприємство при необхідності має право вносити додаткові необхідні реквізити. Всі реквізити, які затверджені ГоскомстатомУкаіни, залишаються без змін і включають в себе найменування заявленого документа, вказівка коду і номера форми. Будь-які зміни або видалення окремих реквізитів з відповідних форм не допускається. У разі внесення змін до документації, їх необхідно оформляти відповідно до організаційно-розпорядчими документами.

Найменування форми документа

Довідка про фінансування і касових виплати

В уніфікованих первинних документах відображається інформація про активи, зобов'язання підприємства і проводяться з ними операцій. До таких документів належать:

акти списання матеріальних запасів підприємства;
товарні накладні;
акти здачі-прийому робіт (послуг);
розрахунково-платіжні відомості;
табелі обліку використання робочого часу;
табелі розрахунку заробітної плати на підприємстві.

Весь перелік уніфікованих форм офіційних первинних облікових документів затверджено постановами ГоскомстатаУкаіни.

обов'язкові реквізити

Форма уніфікованого документа складається з трьох частин - заголовної частини, змістовної і оформляє. Первинні документи мають юридичну силу, якщо містять всі обов'язкові реквізити. У головній частині документ повинен містити:

назва форми відповідного документа;
код його форми за класифікатором ОКУД;
дату формування вказуються відомостей;
найменування суб'єкта оформляє документ;
код суб'єкта по ОКПО;
найменування юридичної засновника підприємства;
найменування структурного підрозділу, що сформував документ;
найменування одиниці вимірювання в рублях і код ОКЕІ, в валюті ОКВ.

У змістовній частині документ заповнюють у вигляді табличній або текстової форми, яка відображає:

У оформляє частини документа, повинні бути присутніми такі реквізити:

Звітна документація, форма якої не передбачена в альбомах, може бути розроблена і оформлена самостійно, але повинна відповідати організаційно-розпорядчими документами. Якщо вид діяльності передбачає використання документа у вільній формі, сторони домовляються між собою про оформлення приймання робіт і прописують цей момент в договорі. Для того щоб обрана сторонами форма не суперечила облікову політику, необхідно внести відповідні зміни, де прописати можливість використання бланків узгоджених з контрагентами, або передбачити певні форми для окремих партнерів. Приведення бланків безпосередньо до облікову політику абсолютно необов'язково, можна затвердити їх окремим наказом, а в обліку вказати посилання на даний наказ.

Для документів не уніфікованої форми, передбачені такі обов'язкові реквізити:

Порядок оформлення та вимоги до первинної документації

Закон встановлює вимоги обов'язкового для всіх суб'єктів підприємницької діяльності оформлення виправдувальних документів при проведенні господарських операцій і дає їм визначення - первинні облікові документи, встановлює вимоги до їх заповнення і регулює порядок їх оформлення. Вводить поняття - альбом уніфікованих форм первинної облікової документації, і дозволяє використання форм звітності, не передбачених в альбомі.

Допускається використання вже звичних типових бланків, наявних в бухгалтерських програмах. В даному випадку потрібно встановити в обліковій політиці застосування уніфікованих форм первинних документів і їх перерахувати.

У разі відсутності належним чином оформленої документації, яка підтверджує витрати організації, такі витрати не враховуються при визначенні оподатковуваного прибутку. Для того, щоб документи вважалися ліквідними, вони повинні відповідати вимогам первинних документів для підтвердження фактично здійснених витрат.

П. 1 ст. 252 Податкового кодексу передбачає надання платнику податків права на зменшення податку на прибуток на суму, яку було здійснено видатків підприємства (виняток ст. 270 НК). У кодексі поняття «витрати» звучить наступним чином: витратами можна визнати обґрунтовані і підтверджені документально витрати підприємства (у випадках збитків ст. 265 НК), здійснені (понесені) платником податків (п. 1 ст. 252 НК).

Підтверджуючими документами, також вважаються документи, які побічно можуть свідчити про твір певних витрат, наприклад: митна декларація, в разі відряджень - наказ, проїзні документи, звіт про виконані роботи, які відповідають умовам договору. Віднесення подібних витрат на витрати слід проводити, в разі якщо здійснювана діяльність спрямована на отримання доходу.

Вимоги, встановлені Держкомстатом з оформлення бухгалтерських первинних документів:

Всі записи при заповненні первинних документів здійснюються чорнилом, кульковою ручкою, хімічним олівцем, можливе використання друкарських машин або засобами механізації, для забезпечення схоронності записів протягом тривалого зберігання в архіві.
Простий графітовий олівець використовувати забороняється.
Оформлення документації проводиться акуратно, текст і цифри вписуються чітко і розбірливо.
Заповнюються всі реквізити, в разі їх відсутності, ставиться в спеціально відведеній графі прочерк. Обов'язкові для заповнення реквізити підлягають заповненню в будь-якому випадку.
У грошової документації суми необхідно вказувати цифрами і дублювати прописом.
Первинні документи завіряються особистими підписами власноручно керівником організації, теж відноситься до головного бухгалтера або його уповноваженим особам.
У документах повинні міститися розшифровки всіх зазначених підписів уповноважених осіб.
Документи скріплюються печаткою організації, в разі якщо це передбачено використовуваним бланком, відповідно до чинного законодавства або передбачається організаційно-розпорядчими документами підприємства.

Керівник, повинен узгодити з головним бухгалтером організації перелік осіб, які матимуть право підпису на офіційних документах, і закріпити дане рішення в формі наказу.

На осіб, які складають і підписують такі документи, лягає обов'язок своєчасного і достовірного оформлення всіх первинних облікових документів. Оригінал підпису гарантує підтвердження достовірності даних, розміщених в документі даних. Уповноважені особи несуть відповідальність за своєчасну, в встановлені законом терміни, передачу документів для можливості відображення розташованої в ній інформації в бухгалтерському обліку.

Перевірка документації надходить в бухгалтерію на коректність оформлення

Надходять до бухгалтерії первинні документи, підлягають ретельній обов'язковій перевірці. З цією метою здійснюється перевірка:

за формою (правильність і повнота оформлення, заповнення обов'язкових реквізитів, наявність і відповідність підписів, розбірливість і чіткість);
за змістом (проводиться арифметична перевірка, визначається правильність розрахунків, встановлюють доцільність і законність заявлених господарських операцій, логічна відповідність окремих показників).

Часто допускаються помилки при оформленні обов'язкових первинних документів:

використання форм, створених самостійно на підприємстві, без відповідного затвердження наказом керівника і належного оформлення в обліковій політиці;
відсутність обов'язкових реквізитів, в не уніфіковані або спеціалізованої документації;
відсутність належного оформлення керівником організації затвердженого переліку осіб, які мають право на підписання первинних документів;
пропуски в заповненні обов'язкових реквізитів передбачених первинними документами; наявність виправлень або помарок в наданих документах; грубі порушення правил передбачених для виправлення і коригування помилок в документах;
виправлення в облікових касових документах;
наявність записів простим графітовим олівцем;
відсутність прокреслень в не заповнених рядках;
арифметичні помилки при проведенні таксування документів.

Варто звертати увагу на типові помилки бухгалтера при оформленні первинних касових документів. Бухгалтер, вносячи зміни, намагається виправити, підтерти неточності або описки в видатковому або прибутковому касових ордерах. Такі дії виробляти не можна. Після внесення подібних виправлень, документ може не визнаватися перевіряючими органами, або бути визнаний сфальсифікованим.

Також, помилкою при заповненні бухгалтерією видаткових касових ордерів на видачу з каси підприємства грошових коштів, своїм співробітникам, є відсутність підпису одержувача у відповідній графі видаткового касового ордера або розписки про отримання грошових коштів. У подібних випадках, видана, але не оформлена належним чином в установленому порядку сума, вважається нестачею і в обов'язковому порядку стягується з касира.

Типова помилка полягає в тому, що документи підписуються не уповноваженою на те особою. Вся документація: акти здачі-прийому робіт (послуг), накладні, рахунки-фактури і т.п. повинні бути підписані керівником підприємства або офіційною посадовою особою, яка уповноважена керівником. Документ, який був підписаний іншою людиною, не має юридичної сили.

Як виправляються помилки, допущені при оформленні документації

Бухгалтеру не дається можливість завіряти своїм власним підписом, зроблені ним виправлення в документі, тільки в разі якщо такі зміни були належним чином завірені офіційними посадовими особами, які відповідальні за здійснення даної операції.

Використання коректора, витирання, помарки підчищення не допускаються.

Якщо виправлення в документі не було оформлено та завірено належним чином, таке виправлення не береться до уваги і є недійсним.

Всі помилки в первинної бухгалтерської документації, умовно ділиться на дві умовні групи. Якщо господарська операція:

взагалі не оформлялася документами;
була оформлена з порушенням затвердженого порядку заповнення - заповнені не всі поля, реквізити та ін.

Неналежним чином оформлений документ, може бути визнаний недійсним податковою інспекцією.

Порядок зберігання первинної документації

Кожне підприємство зобов'язане забезпечити належне зберігання первинних (зведених) облікових документів, всіх регістрів обліку та бухгалтерську звітність протягом встановлених строків, але не менше п'яти років. Зберігання первинних електронних документів, здійснюється за наявності, у установи машинних носіїв з урахуванням законодавчих вимог. При зберіганні організація зобов'язана забезпечити захист від несанкціонованих виправлень в документації. Така відповідальність покладається на керівника підприємства.

Відновлення первинної документації

У разі пропажі, знищення або псування первинної документації, відповідно до Інструкції № 157н п. 16, керівник (уповноважений орган), призначає комісію з розслідування причин пропажі, знищення або псування, для виявлення винних осіб і вживає заходів з відновлення такої документації. При необхідності керівник може звернутися за допомогою до слідчих органів, органів охорони або пожежного нагляду. Результати роботи повинні бути оформлені відповідним актом, який повинен бути затверджений керівником підприємства. Акт повинен бути підшитий в папку Журналу за іншими операціями і зберігається відповідно до порядку, передбаченого в п. 14 і 15 вище зазначеної інструкції.

Електронна первичная документация

Відповідно до Інструкції № 157н законом передбачається можливість зберігання первинної документації, крім паперових зберігачів на машинних носіях, тобто у вигляді відповідного електронного документа з використанням електронно-цифрового підпису.

Відповідальність за порушення правил обліку і оформлення первинної документації

Допущені помилки, так само як і повна відсутність необхідних документів, можуть привести підприємство до фінансовими втратами.

У відповідності з Податковим кодексом, грубе порушення правил обліку доходів і витрат та об'єктів оподаткування, може спричинити за собою такі фінансові санкції:

при порушенні скоєному протягом одного податкового періоду - стягується штраф у розмірі 10 000 рублів;
при порушенні скоєному протягом більше одного податкового періоду - стягується штраф у розмірі 30 000 рублів;
при порушеннях, що призвели до заниження податкової бази - стягується штраф у розмірі 20% від суми несплаченого податку того періоду, але не менше 40 000 рублів.

Податкова інспекція під грубими порушеннями правил розуміє:

відсутність необхідної первинної документації;
відсутність необхідних рахунків-фактур;
відсутність регістрів бухгалтерського або податкового обліку;

Вище описана інформація та роз'яснення, допоможуть Вам дотримуватися правил, і дозволить уникнути або, принаймні, знизити ризик претензій, які може пред'являти податковий орган, а в разі пред'явлення такої претензії, дозволить використовувати такі документи при судовому розгляді. Платник податків повинен пам'ятати, що наявність грамотно оформлених первинних облікових документів, які в повній мірі відповідають законодавству, є лише одним з встановлених умов прийняття витрат. Витрати Вашого підприємства повинні бути економічно обгрунтованими і проводиться керівництвом виключно для здійснення діяльності, яка буде спрямована на отримання доходу.

Хотілося б відзначити, що податкові органи дуже часто і зовсім неправомірно вимагають від підприємств первинні документи, які насправді згідно, законодавчої бази мати організація не зобов'язана за родом своєї діяльності. Одним із дієвих способів для малого і середнього бізнесу уникнути помилок, зняти з себе частину відповідальності і обмежити спілкування з податковими органами - це можливість укладення договору і передача оформлення первинної документації стабільної та надійної юридичної компанії. Таким чином, Ви зможете захистити себе від проблем, зайвих витрат і неприємностей.