Обробка первинних бухгалтерських документів в ооо «маяк» - студопедія

Прийом, заповнення та угруповання уніфікованих первинних бухгалтерських документів та бухгалтерських документів довільної форми в ТОВ «Маяк». Проведення правильності заповнення первинних бухгалтерських документів.

При необхідності в типовий бланк можуть бути включені додаткові рядки, графи але всі реквізити, передбачені затвердженою формою, повинні бути збережені. Внесені зміни повинні бути оформлені відповідним наказом (розпорядженням).

У формах, затверджених ГоскомстатомУкаіни, передбачені зони кодування інформації, які заповнюються відповідно до загальноукраїнськими класифікаторами. Коди, за якими немає посилань на загальноукраїнські класифікатори (наприклад, графи з назвою "Вид операції"), призначені для узагальнення та систематизації інформації при обробці даних засобами обчислювальної техніки і проставляються по системі кодування, прийнятою в організації.

Крім того, до обліку приймаються самостійно розроблені малим підприємством форми, що містять відповідні обов'язкові реквізити, передбачені Федеральним законом "Про бухгалтерський облік".

Самостійно розробляти можна тільки ті документи, які не містяться в альбомах уніфікованих форм.

До обов'язкових реквізитів первинних облікових документів належать:

· Дата його складання;

· Найменування організації, від імені якої складено документ;

· Найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

· Особисті підписи зазначених осіб.

Своєчасне і якісне оформлення первинних облікових документів, їх передача в бухгалтерію у встановлені терміни для відображення в обліку, а також достовірність які у них даних забезпечуються особами, що склали і підписали ці документи.

Перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, затверджується керівником організації за погодженням з головним бухгалтером.

Документи, якими оформлюються господарські операції з грошовими коштами, підписуються керівником організації та головним бухгалтером.

Замість керівника та головного бухгалтера в первинних документах можуть розписуватися інші посадовці, але їх перелік повинен бути затверджений керівником організації і погоджений з головним бухгалтером.

Первинний документ - це письмове свідчення здійснення господарської операції (оплати товару, видачі готівки під звіт і т.п.) і повинен бути складений у момент здійснення операції, а якщо це не представляється можливим - безпосередньо після її закінчення.

Всі первинні документи можна розділити на наступні групи:

· Документи бухгалтерського оформлення.

Організаційно-розпорядчі документи - цей накази, розпорядження, вказівки, доручення і т.д. Ці документи дозволяють проведення тих чи інших господарських операцій.

До виправдувальним документів належать накладні, вимоги, прибуткові ордери, акти приймання і т.п. Ці документи відображають факт проведення господарської операції і інформація, яка міститься в них, заноситься в облікові регістри.

Деякі документи є одночасно і дозвільними, і виправдувальними. До них відносяться, наприклад, видатковий касовий ордер, платіжна відомість і т.д.

Для правильного ведення первинного обліку розробляється і затверджується графік документообігу, в якому визначаються порядок та строки руху первинних документів всередині підприємства, надходження їх до бухгалтерії.

Первинні документи, що надходять до бухгалтерії (бухгалтеру) повинні бути перевірені:

· За формою (повнота і правильність оформлення документа, заповнення реквізитів);

· Арифметично (підрахунок сум);

· За змістом (зв'язок окремих показників, відсутність внутрішніх протиріч).

Після приймання інформація з первинного документа переноситься в облікові регістри, а на самому документі робиться відмітка, щоб виключити можливість його подвійного використання (наприклад, проставляється дата запису в обліковий реєстр).

Облікові регістри - це спеціально пристосовані аркуші паперу для реєстрації та групування облікових даних. Ведуться в спеціальних книгах (журналах), на окремих аркушах і картках, у вигляді машинограм, отриманих при використанні обчислювальної техніки, а також на магнітних стрічках, дисках, дискетах та інших машинних носіях.

Господарські операції повинні відображатися в регістрах бухгалтерського обліку в хронологічній послідовності і групуватися по відповідним рахунках бухгалтерського обліку.

За зовнішнім виглядом облікові регістри представляють собой:

· Книги (касова, головна);

· Картки (обліку основних засобів, обліку матеріалів);

· Журнали (вільні або розграфлені листи).

· За видами виконуваних результатів регістри діляться на:

· Хронологічні (реєстраційний журнал);

· Систематичні (головна книга рахунків);

· Комбіновані (журнальні ордери).

За ступенем деталізації інформації, що міститься в облікових регістрах, вони бувають:

· Синтетичні (головна книга рахунків);

Записи в первинних документах повинні проводитися засобами, які забезпечують збереження цих записів протягом часу, встановленого для їх зберігання в архіві.

Первинні та зведені облікові документи можуть складатися на паперових і машинних носіях інформації. В останньому випадку організація зобов'язана виготовляти власним коштом копії таких документів на паперових носіях для інших учасників господарських операцій, а також на вимогу органів, що здійснюють контроль відповідно до законодавства Укаїни, суду і прокуратури.

Для здачі в архів документи підбираються в хронологічному порядку, комплектуються, переплітаються і підшиваються в папки. Здача документів в архів супроводжується довідкою.

При зберіганні регістрів бухгалтерського обліку повинна забезпечуватися їх захист від несанкціонованих виправлень. Виправлення помилок в регістрі бухгалтерського обліку має бути обгрунтовано і підтверджено підписом особи, який зробив виправлення, із зазначенням дати виправлення.

Особи, які отримали доступ до інформації, що міститься в регістрах бухгалтерського обліку і у внутрішній бухгалтерської звітності, зобов'язані зберігати комерційну таємницю. За її розголошення вони несуть відповідальність, встановлену законодавством Укаїни.

Виправлення помилок в первинних документах і облікові регістрах. Відповідно до ст. 9 Федерального закону "Про бухгалтерський облік" не допускається внесення виправлень в касові і банківські документи.

В інші первинні облікові документи виправлення можуть вноситися лише за погодженням з учасниками господарських операцій, що повинно бути підтверджено підписами тих же осіб, які підписали документи, із зазначенням дати внесення виправлень.

Перевірка первинних документів - контроль, що проводиться на предмет відповідності документа встановленим правилам.

Первинні документи, що надходять до бухгалтерії, підлягають обов'язковій перевірці:

за формою (повнота і правильність оформлення документа, заповнення реквізитів);

за змістом (законність задокументованих операцій, логічна ув'язка окремих показників);

підрахунку сум (правильності зроблених обчислень).

При перевірці за формою необхідно проконтролювати заповнення обов'язкових реквізитів документа - оформлений неналежним чином документ, податкова інспекція може визнати недійсним. Всі передбачені формою документа реквізити повинні бути заповнені з урахуванням вимог щодо їх заповнення, утримувати необхідні підписи осіб, відповідальних за складання документа, і їх розшифровки, а також печатка організації, якщо це передбачено бланком форми і чинним законодавством. При цьому необхідно враховувати, що з метою оподаткування, первинними документами є не тільки накладні, рахунки-фактури, платіжні доручення, але і договори, акти здачі-приймання, гарантійні листи тощо.

Помилки, виявлені в результаті перевірки, можна розділити на кілька груп:

· З причин виникнення - недбалість, бухгалтерська неграмотність, перевтома, несправність обчислювальної техніки і т.п .;

· По місцю виникнення - в тексті або цифрах первинних документів, при рознесенні в регістри;

· За значенням - локальні помилки (наприклад, у даті) і транзитні (викликають автоматичні помилки в декількох місцях).

Внесення виправлень у касові (прибуткові та видаткові касові ордери) і банківські документи не допускається. В інші первинні облікові документи виправлення можуть вноситися лише за погодженням з учасниками господарських операцій, що повинно бути підтверджено підписами тих же осіб, які підписали документи, із зазначенням дати внесення виправлень.

Помилки в первинних документах, створених вручну (за винятком касових і банківських), виправляються наступним чином:

§ закреслюється однією тонкою рисою неправильний текст або сума так, щоб можна було прочитати виправлене;

§ надписується над закресленим виправлений текст або сума;

§ на полях відповідного рядка робиться обмовка «Виправлено» за підписом осіб підписали раніше документ, або підтверджується підписом особи яка провадила виправлення, а також проставляється дата виправлення.

У тексті та цифрових даних первинних документів і облікових регістрів підчистки і необумовлені виправлення не допускаються.

Якщо він складений в декількох примірниках, то виправлення робиться на кожному примірнику окремо.

Типові помилки при роботі з первинними документами:

§ використання форм первинних документів, створених на підприємстві, але не затверджених у наказі по обліковій політиці;

§ відсутність в документах, які не є уніфікованими чи спеціалізованими обов'язкових реквізитів;

§ відсутність затвердженого керівником організації переліку осіб, які мають право підпису первинних документів;

§ незаповнення обов'язкових реквізитів первинних документів; наявність підчисток і помарок в документах; порушення правила виправлення помилок в документах;

§ виправлення в касових документах;

§ записи простим олівцем;

§ відсутність прокреслень у вільних рядках;

§ відсутність штампу або записи «оплачено» із зазначенням дати (числа, місяця року) в документах, що додаються до прибуткових та видаткових касових ордерів;

§ арифметичні помилки при таксуванні документів.

Для здійснення контролю та впорядкування оброблення даних про господарські операції на основі первинних облікових документів складаються зведені облікові документи.

Після приймання інформація з первинного документа переноситься в облікові регістри, а на самому документі робиться спеціальна позначка, що виключає можливість її повторного використання.

Обробка первинних бухгалтерських документів в ТОВ «Маяк»

Бухгалтерська обробка документа - обробка документа, що надійшов до бухгалтерії підприємства до запису в облікові регістри. Обробка проводиться в три етапи:

- перевірка документів по суті;

- формальна перевірка документів на наявність обов'язкових реквізитів;

- угруповання, арифметична перевірка, таксування і контирування.