Облік наказів в організації зразок, процедура, журнал наказів
Оптимізована система документообігу - один з найважливіших факторів, необхідний для забезпечення якісного кадрового обліку підприємства. У статті розповімо про облік наказів в організації: чи обов'язково реєструвати накази, в якій формі необхідно складати Журнал обліку, а також розберемо основні помилки і відповімо на найпоширеніші питання по темі.
Для чого потрібен журнал наказів
Основне завдання Журналу - оптимізувати інформацію про накази для максимальної зручності роботи з документами. Дана мета забезпечується особливим способом заповнення Журналу:
- інформація в Журнал вноситься в хронологічному порядку;
- Журнал ранжує накази по видам (інформаційні, розпорядчі) і сферам діяльності компанії (основна діяльність, особовий склад).
Таким чином, при наявності Журналу, процес пошуку необхідного наказу займе зовсім небагато часу.
Чи обов'язково вести Журнал
Чинне законодавство не містить прямих норм щодо обов'язкового порядку ведення Журналу. Однак при об'ємному документообіг Журнал є «життєвої» необхідністю. Адже з його допомогою кадровик може оптимально систематизувати документи з метою зручності їх використання в подальшій роботі.
Ще одна перевага ведення Журналу - додаткове підтвердження факту видання документа датою реєстрації. При виникненні спірних питань, коли дата набрання наказом чинності не відповідає даті підписання документа, дата реєстрації наказу в Журналі є додатковим підтвердженням правомірності розпоряджень, описаних в наказі.
Законодавча база для обліку документації
Як зазначено вище, чинний закон не вимагає від компаній обов'язкової реєстрації наказів в Журналі. Облік наказів залишається на розсуд керівництва компанії, в зв'язку з цим порядок внесення інформації в Журнал, його форма і порядок зберігання визначається кожною фірмою в індивідуальному порядку. При цьому існує ряд діючих нормативних актів, які надають рекомендації щодо процедури ведення Журналу.
Співробітники господарського відділу
Відповідальні особи за виконання
У разі використання Журналу наказів, керівництвом організації призначається особа, відповідальна за його ведення, оформлення, зберігання і пошивши. У загальному порядку такою особою виступає співробітник відділу кадрів. Якщо Журнал ведеться на невеликій фірмі, то відповідальним співробітником може виступати бухгалтер.
Особа, відповідальна за ведення документа, слід вказати у внутрішньому нормативному документі (у Порядку кадрового обліку). Доцільно вказувати не ПІБ конкретного співробітника, а посаду, адже в такому випадку при звільненні працівника його обов'язки перейдуть до наступника.
Поширені помилки при оформленні
Нижче ми розглянемо ТОП-3 поширених помилок, що допускаються при веденні Журналу наказів.
Помилка №1. Порядок ведення Журналу наказів не закріплений внутрішніми нормативними документами.
Помилка №2. ІП веде Журнал в обов'язковому порядку.
Зобов'язання по веденню Журналу наказів відсутні для всіх компаній і підприємців, незалежності від організаційно-правової структури, сфери діяльності, кількості співробітників, тощо Таким чином, необхідність ведення Журналу для ІП залишається на розсуд підприємця.
Помилка №3. Відсутня особа, відповідальна за ведення Журналу.
У внутрішньому документі, який регламентує загальні правила заповнення та оформлення Журналу, має бути закріплено особа, відповідальна за ведення документа. Такою особою, як правило, виступає представник кадрової служби, але на розсуд керівництва, відповідальність може покладатися і на інших співробітників. За відповідальним співробітником закріплюються зобов'язання по оформленню, заповнення, зберігання і зшиваючи Журналу.
Рубрика «Питання - відповідь»
Питання №1. Чи можна вести Журнал в електронному вигляді?
Форма ведення Журналу, як і порядок його заповнення, законодавством не закріплені. Тому на розсуд організації журнал можна вести в електронному вигляді. Форма електронного файлу і механізм внесення в нього інформації розробляється і затверджується компанією індивідуально. Як правило, електронна форма Журналу використовується в великих компаніях і тих організаціях, в яких запроваджено електронний документообіг. Дана форма значно зменшує витрати часу при заповненні Журналу і подальшій роботі з документами.
Питання №2. Чи можна в Порядку ведення кадрового обліку вказувати ПІБ співробітника, відповідального за ведення Журналу?
Вказівка ПІБ конкретного співробітника в якості особи, відповідальної за ведення Журналу, не суперечить чинному законодавству. При цьому такий спосіб призначення відповідального є не самим раціональним. Адже при звільненні працівника або переведення його на іншу посаду організації буде потрібно вносити зміни в Порядок. В даному випадку доцільно вказувати конкретну посаду, за якою закріплюється відповідальність (наприклад, старший фахівець відділу кадрового обліку).
Питання №3. Чи можна реєструвати накази не в хронологічному порядку підписання, а за датою вступу в силу?
Застосування даного способу не заборонено. В такому випадку в Журнал слід додати графу «Дата вступу документа в силу» і по цій даті застосовувати хронологічний порядок. Однак практика показує, що такий механізм реєстрації є не найзручнішим і в значній мірі ускладнює пошук і подальшу роботу з документами.