Ноу Інти, лекція, інформаційне забезпечення ис

Кодування техніко-економічної інформації

Для повної формалізації інформації недостатньо простої класифікації. тому проводять наступну процедуру - кодування. Кодування - це процес присвоєння умовних позначень об'єктам і класифікаційними групами по відповідній системі кодування. Кодування реалізує переклад інформації, вираженої однією системою знаків, в іншу систему, тобто переклад записи на природній мові в запис за допомогою кодів. Система кодування - це сукупність правил позначення об'єктів і угруповань з використанням кодів. Код - це умовне позначення об'єктів або угрупувань у вигляді знака або групи знаків відповідно до прийнятої системою. Код базується на певному алфавіті (деяка безліч знаків). Число знаків цієї множини називається підставою коду. Розрізняють такі типи алфавітів: цифровий, буквений і змішаний.

Код характеризується наступними параметрами:

довжиною;
підставою кодування;
структурою коду, під якою розуміють розподіл знаків за ознаками і об'єктів класифікації;
ступенем інформативності, що розраховується як частка від ділення загальної кількості ознак на довжину коду;
коефіцієнтом надмірності, який визначається як відношення максимальної кількості об'єктів до фактичній кількості об'єктів.

До методів кодування пред'являються певні вимоги:

код повинен здійснювати ідентифікацію об'єкта в межах заданої множини об'єктів класифікації;
бажано передбачати використання в якості алфавіту коду десяткових цифр і букв;
необхідно забезпечувати по можливості мінімальну довжину коду і достатній резерв незайнятих позицій для кодування нових об'єктів без порушення структури класифікатора.

Методи кодування можуть носити самостійний характер - реєстраційні методи кодування, або бути заснованими на попередній класифікації об'єктів - класифікаційні методи кодування.

Реєстраційні методи кодування бувають двох видів: порядковий і серійно-порядковий. У першому випадку кодами служать числа натурального ряду. Кожен з об'єктів класифікується безлічі кодується шляхом присвоєння йому поточного порядкового номера. Даний метод кодування забезпечує досить велику довговічність класифікатора при незначній надмірності коду. Цей метод має найбільшу простотою, використовує найбільш короткі коди і краще забезпечує однозначність кожного об'єкта класифікації. Крім того, він забезпечує найбільш просте присвоєння кодів новим об'єктам, які з'являтимуться в процесі ведення класифікатора. Істотним недоліком порядкового методу кодування є відсутність в коді будь-якої конкретної інформації про властивості об'єкта, а також складність машинної обробки інформації при отриманні підсумків по групі об'єктів класифікації з однаковими ознаками.

В серійно-порядковому методі кодування кодами служать числа натурального ряду із закріпленням окремих серій цих чисел (інтервалів натурального ряду) за об'єктами класифікації з однаковими ознаками. У кожній серії, крім кодів наявних об'єктів класифікації. передбачається певна кількість кодів для резерву.

Класифікаційні коди використовують для відображення класифікаційних взаємозв'язків об'єктів і угруповань і застосовуються в основному для складної логічної обробки економічної інформації. Групу класифікаційних систем кодування можна розділити на дві підгрупи в залежності від того, яку систему класифікації використовують для упорядкування об'єктів: системи послідовного кодування і паралельного кодування.

Послідовні системи кодування характеризуються тим, що вони базуються на попередній класифікації по ієрархічній системі. Код об'єкта класифікації утворюється з використанням кодів послідовно розташованих підлеглих угруповань, отриманих при ієрархічному методі кодування. В цьому випадку код нижчестоящої угруповання утворюється шляхом додавання відповідної кількості розрядів до коду вищестоящої угруповання.

Паралельні системи кодування характеризуються тим, що вони будуються на основі використання фасетної системи класифікації і коди угруповань по фасетами формуються незалежно один від одного.

У паралельній системі кодування можливі два варіанти запису кодів об'єкта:

Кожен фасет і ознака всередині фасета мають свої коди, які включаються до складу коду об'єкта. Такий спосіб запису зручно застосовувати тоді, коли об'єкти характеризуються неоднаковим набором ознак. При формуванні коду будь-якого об'єкта беруться тільки необхідні ознаки.
Для визначення груп об'єктів виділяється фіксований набір ознак і встановлюється стабільний порядок їх слідування, тобто встановлюється фасетна формула. У цьому випадку не треба кожен раз вказувати, значення якого з ознак наведено в певних розрядах коду об'єкта.

Найбільш складними питаннями, які доводиться вирішувати при розробці класифікатора. є вибір методів класифікації та кодування і вибір системи ознак класифікації. Основою класифікатора повинні бути найбільш істотні ознаки класифікації. відповідають характеру вирішуються за допомогою класифікатора завдань. При цьому дані ознаки можуть бути або супідрядними, або несупідрядними. При супідрядних ознаки класифікації та стабільному комплексі завдань, для вирішення яких призначений класифікатор. доцільно використовувати ієрархічний метод класифікації. який представляє собою послідовне поділ безлічі об'єктів на підлеглі класифікаційні угруповання. При несупідрядними ознаках класифікації і при великій динамічності вирішуваних завдань доцільно використовувати Фасетноє метод класифікації.

Важливим питанням є також правильний вибір послідовності використання ознак класифікації сходами класифікації при ієрархічному методі класифікації. Критерієм при цьому є статистика запитів до класифікатору. Відповідно до цього критерію на верхніх щаблях класифікації в класифікаторі повинні використовуватися ознаки, до яких будуть найбільш часті запити. З цієї ж причини на верхніх щаблях класифікації вибирають найменше підставу коду.

Поняття уніфікованої системи документації

Основним компонентом внемашинного інформаційного забезпечення ІС є система документації. застосовується в процесі управління економічним об'єктом. Під документом розуміється певна сукупність відомостей, що використовується при вирішенні техніко-економічних завдань, розташована на матеріальному носії відповідно до встановленої форми.

Система документації - це сукупність взаємопов'язаних форм документів, регулярно використовуваних в процесі управління економічним об'єктом. Відмінною особливістю системи економічної документації є велика різноманітність видів документів.

Існуючі системи документації. характерні для неавтоматизованих ІС, відрізняються великою кількістю різних типів форм документів, великим обсягом потоків документів і їх заплутаністю, дублюванням інформації в документах і робіт по їх обробці і, як наслідок, низькою вірогідністю одержуваних результатів. Для того щоб спростити систему документації. використовують такі два підходи:

проведення уніфікації та стандартизації документів;
введення безпаперової технології, заснованої на використанні електронних документів і нових інформаційних технологій їх обробки.

Уніфікація документів виконується шляхом введення єдиних форм документів. Таким чином, вводиться однаковість в найменування показників, одиниць виміру і термінів, в результаті чого виходить уніфікована система документації.

Уніфікована система документації (УСД) - це раціонально організований комплекс взаємопов'язаних документів, який відповідає єдиним правилам і вимогам і містить інформацію, необхідну для управління деякими економічним об'єктом. За рівнями управління, вони діляться на міжгалузеві системи документації. галузеві та системи документації локального рівня, т. е. обов'язкові для використання в рамках підприємств або організацій.

Будь-який тип УСД повинен відповідати таким вимогам:

документи, що входять до складу УСД, повинні розроблятися з урахуванням їх використання в системі взаємопов'язаних ЕІС;
УСД повинна містити повну інформацію, необхідну для оптимального управління тим об'єктом, для якого розробляється ця система;
УСД повинна бути орієнтована на використання засобів обчислювальної техніки для збору, обробки і передачі інформації;
УСД повинна забезпечити інформаційну сумісність ЕІС різних рівнів;
всі документи, що входять до складу розробляється УСД, і всі реквізити-ознаки в них повинні бути закодовані з використанням міжнародних, загальносистемних або локальних класифікаторів.