Місце секретаря в організації

Назва популярної нині посади «секретар» походить від французького середньовічного слова «secretaire», яке можна перекласти, як таємне, довірена особа (від «secret» - таємниця). Непоганий секретар залишається таким і в наші дні.

ВУкаіни пост секретаря вперше виник в XVIII столітті, спочатку, як посаду особистого секретаря Імператора українського.
Поступово, приблизно в першій чверті XVIII ст. секретар стає обов'язковим посадовою особою установи. У наявних законодавчих актах цього періоду описані службові обов'язки секретаря і окреслена сфера його діяльності.

Сьогодні жодна установа, жодна комерційна організація, муніципальне підприємство або невелика фірма не зможе існувати без секретаря, що виконує організаційно-розпорядчу роботу.

Сучасний секретар - це «права» рука директора, без якого він не зможе ефективно керувати всім робочим процесом на підприємстві або фірмі.

Можна сказати, що компанія починається з секретаря.
Праця секретаря досить різноманітний, надзвичайно складний і цікавий. Він формується з різноманітних творчих, логічних і технічних операцій.

«Бізнес - це не маркетинг, менеджмент, стратегічне планування і робота з кадрами. Це творчість, творчість і ще раз творчість »(Юрій Мороз).

Основні обов'язки секретаря в сучасній організації можна розбити на кілька важливих груп:

1) Робота з документаміілі діловодство.
Даний вид діяльності включає в себе цілий комплекс робіт, пов'язаних з діловодством, а саме: оформлення документів (наприклад, накази і розпорядження начальника), направлення документів в різні стpуктуpно підрозділу компанії, контроль за термінами виконання документів, прийом і підготовка документів на підпис керівнику, налагодження системи реєстрації і зберігання виконаних документів

3) Робота з відвідувачами.
Справжня група обов'язків включає в себе прийом відвідувачів, допомога звернулися до секретаря іншим співробітникам підприємства, надання допомоги відрядженим, наприклад, в заповненні їх подорожніх документів, бронювання готелів і організації зустрічі з начальством.
Секретар організовує зустріч з партнерами, прийом чиновників з різних державних організацій.
Крім іншого секретар відповідає за ведення запису всіх співробітників та інших осіб, записаних на прийом до керівника фірми.

4) Підготовка і проведення нарад.
Ця група відносин відрізняється підвищеною важливістю. Секретар повинен своєчасно проінформувати осіб, запрошених на нараду за розпорядженням керівника, скласти список всіх учасників, із зазначенням особистих даних, посади і т.д. підготувати всі необхідні інформаційні матеріали, скласти і оформити доповіді керівника.
Перед днем наради слід обдзвонити всіх учасників і ще раз нагадати їм про час проведення наради, підготувати переговорну кімнату або кабінет керівника, забезпечити всіх учасників ручками і папером, склянками і ємністю з водою. Під час самого наради секретар приймає в ньому безпосередню участь і веде протокол.

5) Роботи господарського характеру.
В безпосередні обов'язки секретаря входить велике коло питань господарського характеру. Це перевірка за своєчасністю і якістю прибирання кабінету керівника, забезпечення безперебійної роботи всіх технічних офісних засобів, що знаходяться в кабінеті керівника і біля свого робочого місця. Це заправка картриджів ксерокопіруют апарату, принтера і факсу; постійна наявність паперу в цих пристроях; забезпечення співробітників і керівника усіма необхідними канцелярським приладдям.

Крім перерахованого вище робота секретаря не тільки характеризується просторістю і різноманітністю виконуваних функцій, але і вимагає вміння швидко переключатися з одного виду діяльності на інший.

Основною функцією сучасного секретаря є надання максимальної допомоги керівнику і економія його часу
В наші дні секретар будь-якої фірми, організації і установи, повинен володіти такими якостями як, професіоналізм, кваліфікація, бажано наявність певного стажу роботи за даною спеціальністю, надійність, старанність, висока працездатність, комунікабельність, вітається здатність уникати конфліктів.

Крім того, від секретаря можуть зажадати презентабельну або привабливу зовнішність, акуратність і елегантність в одязі, можливе встановлення спеціальної форми одягу. Керівники вітають, якщо кандидат на посаду секретаря веде здоровий спосіб життя, займається спортом, не має шкідливих звичок і вміє зберігати конфіденційну інформацію, яка стане відомою в процесі трудової діяльності.

Багато українських ВНЗ і спеціальні училища ввели такі навчальні спеціальності, як «Документознавство та документаційне забезпечення управління», введена нова для українських вищих закладів кваліфікація - «Документовед».

Які пройшли навчання за цією спеціальністю - це кваліфіковані і дипломовані фахівці, які вільно володіють одним або, що буває частіше двома іноземними мовами.

Такі фахівці можуть працювати не просто секретарями-референтами, помічниками керівника або секретарями-референтами високого рівня.

Середні спеціальні навчальні заклади також ввели навчання за спеціальністю «Діловодство та архівознавство», на базі якого випускаються фахівці з кваліфікацією - «організатор діловодства - архівіст».

Після закінчення такого навчального закладу, випускники можуть з легкістю зайняти посаду і справлятися з обов'язками секретаря-референта і секретаря керівника структурного підрозділу на великій фірмі.

Успішний і досвідчений секретар, в 99% - це жінка, відмінно справляється зі своїми обов'язками і при бажанні легко зможе відкрити свою власну справу. Засновник Школи Своєї Справи, її лідер - Юрій Мороз, не раз стверджував, що бізнес може почати кожен і з нуля, а також, що жінці потрібно спробувати себе в бізнесі. «Мене часто запитують, чи потрібно жінкам займатися бізнесом. Потрібно ».

Відкрити свою справу - це значить отримати свободу, справжню свободу, бути незалежним ні від кого і робити тільки те, до чого лежить душа. Треба відзначити, що, займаючись своїм бізнесом, ви, витрачаючи стільки ж зусиль і часу, як на своїй роботі. Будете отримувати не тільки морально задоволення, а й матеріальну віддачу в рази більше, ніж на звичному місці роботи.
Одним з вирішальних фактором є те, що під час кризи, коли на кадрах і зарплатах намагаються економити, секретарю частенько доводиться поєднувати кілька посад в одній. Крім того, що секретар повинен бути завжди привітним і доброзичливим, ввічливим і тактовним, володіти не слабкою витримкою, він повинен бути справжнім психологом, який вміє знайти підхід до будь-якого співробітника, контрагенту або клієнту.

Крім своїх основних обов'язків, яких, як можна переконати чимало, секретар може бути ще, і перекладачем, і офіс - менеджером, і навіть менеджером з продажу або закупівель (наприклад, канцтовари, обіди, меблі, питна вода в офіс та інше).

Невже, володіючи такими вміннями та знаннями, можна боятися відкрити свою власну справу, нехай не маючи достатніх зв'язків і матеріальних ресурсів? Відповісти на це питання можна цитатою висловлювань Юрія Мороза: «Мільйони людей створили бізнес і без будь-якого навчання. А ви сумніваєтеся, що у вас вийде, навіть якщо ви отримаєте набір практичних кроків і список типових помилок ».

Більш детальну інформацію про Школу Своєї Справи можна подивитися на сайті www.shsd.ru

Графова Катерина Олександрівна