Легалізація іноземних документів

Тема легалізації документів (підтвердження автентичності та юридичної сили документа), виданих на території однієї держави для використання на території іншої держави, становить інтерес як для юридичних осіб (надання сертифікату, що підтверджує статус іноземного платника податків, документа, який планується використовувати як доказ у суді, пр.), так і для фізичних осіб (надання документа про освіту, цивільний стан та інше).

Відразу треба обумовити такий важливий момент, що легалізації підлягають тільки ОФІЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ, до яких з точки зору міжнародного права (в сфері реалізації норм про легалізацію документів) відносяться:

- документи, які виходять від органу або посадової особи, у сфері судової юрисдикції держави, включаючи документи, які виходять від органів прокуратури, секретаря суду або судового виконавця;

- офіційні свідоцтва, такі, як офіційні свідоцтва про реєстрацію візи, який існував на певну дату; засвідчення підпису на документах, засвідченому у нотаріуса.

До офіційних документів в даному випадку не відносяться адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

В основному говорять про два шляхи легалізації Документа: «консульська легалізація» і «апостилювання».

Коротко зупинимося на першому з них.

1. Консульської легалізацією іноземних офіційних документів є процедура, що передбачає засвідчення справжності підпису, повноваження особи, яка підписала документ, автентичності відбитку печатки або штампа, якими скріплено представлений на легалізацію документ, і відповідності даного документа законодавству держави перебування.

Консульська легалізація іноземних офіційних документів, призначених для використання на території РФ, може бути здійснена як на території тієї держави, де ці документи видані, так і безпосередньо в Укаїни.

У першому випадку документ спочатку завіряється в Міністерстві закордонних справ (МЗС) або іншому уповноваженому органі держави, на території якої виданий документ, а потім легалізується в консульській установі України в даній державі.

У другому випадку іноземний документ спочатку завіряється в дипломатичному представництві або консульській установі тієї держави, на території якого був виданий документ, а потім легалізується в Департаменті консульської служби МІДУкаіни.

Такий документ виявляється дійсним тільки для держави, консульська служба якої його легалізувала.

В цілому можна охарактеризувати дану процедуру як тривалу за часом, багатоступеневу і дорогу.

Найбільш важливим і актуальним є другий спосіб легалізації документа, який був затверджений міжнародною спільнотою з метою спрощення процесу визнання іноземних документів, а саме: в 1961 р в Гаазі була підписана Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів івизначають порядок проставлення апостиля для країн-учасниць Конвенції.

Спрощення легалізації відповідно до вищеназваної Конвенції полягає в наступному:

-Кожна з Договірних держав звільняє від консульської легалізації документи, на які поширюється Гаазька Конвенція і які мають бути представлені на її території.

-Єдиною формальною процедурою, яка може вимагатися для посвідчення автентичності підпису, якості, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичності відбитку печатки або штампа, якими скріплено документ, є проставлення апостиля компетентним органом держави, в якій документ був здійснений.

- Апостиль проставляється на вимогу особи, яка підписала або будь-якого пред'явника документа (прим. Відповідно до підпункту 48 пункту 1 ст. 333.33 Податкового кодексу України за проставлення апостиля стягується державне мито в розмірі 1500 рублів за кожний документ).

- Документ, на якому проставлено апостиль, може бути використаний в будь-який з країн - учасниць Гаазької конвенції (!).

- Кожна Договірна держава призначає з зазначаючи їхні офіційні функції ті органи, яким надаються повноваження на проставлення апостиля, про що повідомляє міністерство закордонних справ Нідерландів (В Україні до числа таких органів відносяться Міністерство оборони; Федеральна служба по нагляду у сфері освіти і науки; Федеральна служба державної реєстрації, кадастру і картографії; Міністерство юстиції та його територіальні органи; органи реєстрації актів цивільного стану).

Апостиль має форму квадрата зі стороною не менше 9 см.

│ (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)

│ Справжній офіційний документ

│ 2. був підписаний (прізвище).

│ 3. виступаючим в якості.

│ 4. скріплений печаткою / штампом (назва установи)

│ 7. (назва засвідчувального органу).

│ 9. друк / штамп 10. підпис.

* Він може бути складений офіційною мовою видає його органу. Наявні в ньому пункти можуть бути викладені також другою мовою. Тема "Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)" повинен бути викладений французькою мовою.

- Підпис, відбиток печатки або штампа на апостилі не потребують ніякого подальшого засвідчення та легалізації (!).

<Обзор практики рассмотрения арбитражными судами дел с участием иностранных лиц>

Довіреність від імені іноземної особи, видана на території іноземної держави, не є офіційним документом і за загальним правилом не вимагає обов'язкового посвідчення у вигляді консульської легалізації або проставлення апостиля.

Викладене не перешкоджає суду в разі сумнівів щодо автентичності підпису, статусу особи, яка підписала довіреність, запросити додаткові докази, що підтверджують повноваження особи, яка бере участь у справі. До числа таких доказів може бути віднесена видана іноземною особою своєму представнику нотаріально засвідчене доручення з проставленим апостилем або легалізаційному написом консула.

Сертифікати, які підтверджують статус платника податку як резидента відповідної країни, підлягають апостилюванню, якщо інше прямо не передбачено міжнародним договором, який регулює питання оподаткування.

Більшість міжнародних договорів України про уникнення подвійного оподаткування подібних положень не містить. У зв'язку з цим в останні роки при опрацюванні проектів протоколів до договорів про уникнення подвійного оподаткування України пропонується включення пункту про те, що сертифікат про резидентство або будь-який інший документ, виданий компетентним органом Договірної Держави або його уповноваженим представником, не вимагає легалізації або апостиля для цілей застосування в іншій Договірній державі.

Згідно з положеннями ст. ст. 232 і 312 Податкового кодексу України обов'язок щодо подання згаданих вище сертифікатів покладається на іноземних платників податків. Тому відсутність апостиля на таких документах не може служити підставою для залучення податкового агента - української організації до відповідальності, передбаченої частиною першою НК РФ.

(Прим. Даний лист містить лише інформацію про позицію ФНС, в той час як в судах поки переважає інший підхід. Це призводить до необхідності попередньо з'ясувати позицію свого податкового органу з даного питання).

З огляду на викладене, не вимагають апостилювання тільки ті документи, які підтверджують постійне місцеперебування (резидентство) іноземних організацій, які видані уповноваженими органами зазначених держав.

Податковий кодекс РФ

Інформаційні листи ФНС

Правова система «Консультант +»