Легалізація документів іноземних громадян
ЛЕГАЛІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ іноземних громадян
У статті описується порядок легалізації документів іноземних громадян або проставлення на них апостиля.
Крім обов'язкових повідомлень, дозволів та інших документів, оформлення яких відносно іноземних працівників строго обов'язково для роботодавця, кадровику доводиться працювати і з звичайними документами іноземних громадян про освіту, шлюб, трудовий стаж. Для того щоб такі документи визнавалися і приймалися до розгляду вУкаіни, як правило, їх необхідно легалізувати.
Словник кадрового діловодства. Легалізація - це підтвердження того, що документ, що виходить від влади держави або складений за участю цих органів влади, відповідає законодавству цієї держави. Вона полягає в засвідченні справжності підпису посадової особи, яка підписала документ, і печатки уповноваженого державного органу.
Звертаємо увагу на те, що копія іноземного документа або його переклад на українську мову можуть бути завірені в нотаріальних конторах на терріторііУкаіни тільки після легалізації даного документа в установленому порядку.
Відповідно до міжнародної практики не потрібно легалізація паспортів і замінюють їх документів, а також документів, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій (рахунків, документів про переміщення товарів через кордон, угод про поставки товарів і надання послуг, виконання різних робіт і розрахунків, митних декларацій і т. п.).
Процедура легалізації може бути скасовано положеннями міжнародних договорів, в яких бере участь Україна.
Легалізація українських документів
для використання за кордоном
Призначені для використання за кордоном документи, складені офіційними органами Укаїни, повинні бути легалізовані, якщо інше не передбачено положеннями міжнародних договорів, які скасовують процедуру легалізації, учасниками яких є Україна і держава, на території якої ці документи будуть використовуватися.
Легалізація українських документів для використання за кордоном зазвичай здійснюється за наступною схемою:
1) нотаріальна контора на території Укаїни засвідчує копію документа і вірність його перекладу на іноземну мову;
2) Міністерство юстиції Укаїни (Москва, Б. Каретний пров. 10, офіційний сайт: minjust. Ru) засвідчує справжність підпису та печатки нотаріуса;
3) КД МІДУкаіни (Москва, 1-й Неопалімовскій пров. 12, офіційний сайт: mid. Ru) підтверджує автентичність відбитку печатки МінюстаУкаіни і підпису посадової особи.
Після легалізації в КД МІДУкаіни документи легалізуються в консульстві тієї держави, де вони будуть використовуватися. При цьому іноземний консул підтверджує на підставі наявних у нього зразків справжність підпису та печатки уповноваженого працівника КД МІДУкаіни.
Якщо легалізація в іноземній консульстві обумовлена поданням перекладу документа з української мови на іноземну мову, документ може бути легалізований в КД МІДУкаіни одночасно з його перекладом.
українські документи легалізуються, як правило, в нотаріально завірених копіях. Виняток становлять документи про освіту зразка, встановленого для використання за кордоном, які легалізуються в КД МІДУкаіни в оригіналах.
Трудові книжки, військові квитки і посвідчення особи не підлягають вивезенню та пересилки за кордон і в установленому порядку на легалізацію ні в оригіналах, ні в копіях не приймаються.
Документи, які виходять від українських юридичних осіб, підлягають легалізації за умови їх державної реєстрації відповідно до законодавства Укаїни.
Наприклад, статут акціонерного товариства легалізується в нотаріально засвідченій копії за умови, що даний документ зареєстрований в українському державному органі та на ньому є відповідні позначки і друку про реєстрацію. Сертифікат походження продукції може бути легалізований в нотаріально засвідченій копії, якщо він виданий уповноваженим на те державним органом, але не самим виробником на власну продукцію.
За вчинення легалізації в КД МІДУкаіни стягуються державне мито і збори в рахунок відшкодування фактичних витрат.
Термін розгляду документів, які подаються на легалізацію, становить три дні.
Легалізація іноземних документів
Іноземні документи, призначені для використання в Укаїни, легалізуються в українських консульствах за кордоном після легалізації їх в міністерстві закордонних справ або іншому уповноваженому на те офіційній установі держави походження документа в порядку, передбаченому законодавством цієї держави.
Документи, складені або належним чином завірені консульствами іноземних держав на території Укаїни, легалізуються в КД МІДУкаіни.
Скасування легалізації - апостиль
Словник кадрового діловодства. Апостиль - спеціальний знак, що проставляється на офіційних документах некомерційного характеру, що виходять від установ і організацій країн - учасниць Гаазької конвенції про скасування вимог легалізації іноземних офіційних документів. У Укаїни апостиль найчастіше має форму штампа, що проставляється на документ.
Апостиль засвідчує справжність підпису, якість, в якому виступає посадова особа, що підписала документ, і автентичність відбитку печатки і штампу, якими він скріплений.
Підпис, печатка і штамп на апостилі, не вимагають ніякого додаткового засвідчення.
Кожна держава - учасник Гаазької конвенції сама визначає і призначає органи, яким надаються повноваження на проставлення апостиля.
У Укаїни апостиль проставляють:
- відділ документально-довідкової роботи Комітету у справах архівів Укаїни - на документах, що видаються центральними державними архівами Укаїни;
- архівні органи суб'єктів Укаїни - на документах, що видаються підвідомчими їм архівами;
- Управління справами Генеральної прокуратури Укаїни - на документах, що оформляються по лінії прокуратури.
Зазначена Конвенція не поширюється на документи, складені в дипломатичних представництвах або консульських установах, а також документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.
Акредитовані в Укаїни консульства держав - учасниць Гаазької конвенції не буде проставляють апостиль і не можуть займатися легалізацію документів, складених владою або за участю влади акредитуючої держави.
Список держав, з якими Україна
уклала договори про правову допомогу,
що передбачають скасування легалізації
1. Азербайджанська Республіка
2. Республіка Албанія
3. Алжирська Народна Демократична Республіка
4. Республіка Болгарія
5. Боснія і Герцеговина
6. Угорська Республіка
7. Соціалістична Республіка В'єтнам
8. Королівство Іспанія
9. Республіка Кіпр
10. Киргизька Республіка
11. Корейська Народно-Демократична Республіка
12. Республіка Куба
13. Латвійська Республіка
14. Литовська Республіка
15. Республіка Македонія
16. Республіка Молдова
18. Республіка Польща
20. Словацька Республіка
21. Республіка Словенія
22. Туніська Республіка
23. Республіка Хорватія
24. Чеська Республіка
25. Естонська Республіка
26. Союзна Республіка Югославія
Список держав - учасниць Конвенції
про правову допомогу та правові відносини у цивільних,
сімейних і кримінальних справах
1. Азербайджанська Республіка
2. Республіка Вірменія
3. Республіка Білорусь
5. Республіка Казахстан
6. Киргизька Республіка
7. Республіка Молдова
8. Україна
10. Республіка Таджикистан
11. Республіка Узбекистан
Список держав - учасниць Гаазької конвенції 1961 р,
скасовує вимоги легалізації
іноземних офіційних документів
4. Антигуа і Барбуда
5. Ця конференція передувала прийняттю МОП Конвенції 1975 р N 143 про працівників-мігрантів (додаткові положення).
6. Веб-сайт МКП [Електронний ресурс]. URL: ituc-cis. org. Близько 200 розміщених там статей і матеріалів присвячуються профспілкам і трудящим мігрантам; пошук за ключовим словом "мігранти".
Зам. генерального директора
Підписано до друку