Комерційні документи - студопедія
Ця група документів дає вартісну, якісну і кількісну характеристики товарів. Документи оформляє на своєму бланку продавець, а покупець проти них здійснює оплату.
Комерційний рахунок є основним розрахунковим документом. У ньому міститься вимога продавця до покупця про сплату зазначеної в ньому суми належного платежу за поставлений товар. В рахунку вказуються ціна за одиницю товару та загальна сума рахунку або належного платежу; базисні умови поставки товару; спосіб платежу і форма розрахунку; найменування банку, де повинен бути здійснений платіж; відомості про оплату вартості перевезення; відомості про страхування і розмір страхової премії (при поставках на умовах СІФ). Рахунки зазвичай виписуються у великій кількості примірників (іноді до 25) для подання в різні організації. По виконуваних функцій рахунку можна поділити на такі види: рахунок-фактура, рахунок-специфікація, попередній рахунок, проформа-рахунок.
Рахунок-фактура виписується зазвичай після остаточної приймання товару покупцем. Він поєднує два документа - документ, який вказує суму належної за товар платежу, і накладну, який спрямовується при товар. На вимогу митних органів у багатьох країнах рахунок-фактура виписується на встановлених бланках, такі рахунки служать одночасно і сертифікатом про походження товару або додаються до нього.
Рахунок-специфікація поєднує реквізити рахунку та специфікації. У ньому вказується ціна за одиницю товару по видах і сортам, а також загальна вартість усієї партії товару. Виписується в тих випадках, коли партія містить різні за асортиментом товари. Іноді його називають специфіковані рахунком.
Попередній рахунок підтверджує вироблені експертом поставки, але не завжди є вимогою до оплати. Часто він виписується в тих випадках, коли приймання товару проводиться в країні призначення або при часткових поставках. Він містить відомості про кількість та вартість партії товарів. Після приймання товару або поставки всієї партії продавець виписує рахунок-фактуру, за яким здійснюється остаточний розрахунок.
Проформа-рахунок являє собою документ, який, як і рахунок, містить відомості про ціну та вартість партії товару, але не є розрахунковим документом, оскільки не містить вимоги про сплату зазначеної в ньому суми. Чи не виконуючи головної функції рахунку як платіжного документа, проформа-рахунок разом з тим виконує всі інші функції рахунку. Якщо проформа-рахунок містить вказівку про ціну кожного виду або сорту товару, її називають специфікованої проформой-рахунком. Проформа-рахунок може бути виписана на відвантажений, але ще не проданий товар або навпаки. Цей рахунок виписується найчастіше при поставках товарів на консигнацію, на виставки, ярмарки, аукціони. Він може служити також кошторисом, по якій імпортер може ознайомитися з основними даними про товар, який хоче купити, з порядком розрахунку і визначити розмір витрат.
До числа документів, що дають кількісну характеристику товару або партії товарів, відносяться специфікація, технічна документація, пакувальний лист.
Специфікація містить перелік асортименту товарів, що входять в дану партію, із зазначенням для кожного місця кількості і роду товару, його сорту і марки. Специфікація зазвичай доповнює рахунок на поставлені товари різних сортів і найменувань.
Технічна документація потрібна при поставках обладнання та технічних споживчих товарів тривалого користування і необхідна для забезпечення їх своєчасної налагодження і правильної експлуатації. До неї відносять паспорт, формуляри й описи виробів, інструкції з монтажу та експлуатації, різні схеми, креслення тощо. Перелік необхідної технічної документації міститься звичайно в стандартних або технічних умовах, які є невід'ємною частиною контракту. Технічна документація виготовляється на мові країни покупця або іншою мовою за вказівкою покупця. На товари серійного виробництва вона повинна виготовлятися обов'язково друкарським способом.
Складається комплектувальні відомості підприємством-виробником до відвантаження всієї партії товару.
До числа найважливіших документів, що свідчать про якість пригнічених товарів, можна віднести сертифікат якості, гарантійне зобов'язання, протокол випробувань, дозвіл на відвантаження.
Сертифікат якості - свідоцтво, яке засвідчує якість Фактично поставленого товару і його відповідність умовам контракту. У ньому дається характеристика товару або підтверджується відповідність якості товару певним стандартам або технічним умовою замовлення. Сертифікат якості видається відповідними компетентними організаціями, державними органами, торговельними палатами, але може видаватися і фірмою-виробником.
Гарантійне зобов'язання, або гарантійний лист, - документ, що підтверджує, що поставлений товар (найчастіше обладнання) відповідає умовам певного контракту. Воно може містити також гарантію постачальника відносно безперебійної роботи обладнання при дотриманні покупцем правил експлуатації.
Протокол випробувань складається після проведення продавцем разом з представником покупця повних випробувань у заздалегідь встановлені день і годину на підприємстві продавця. Протокол містить докладний виклад результатів випробувань з висновком про відповідність виготовленого товару умовам замовлення. Протокол випробувань висилається замовнику негайно після їх проведення. Якщо в умовах контракту обумовлена здача-приймання товару після його випробувань в країні експорту, то тоді на основі протоколу випробувань сторони підписують приймально-здавальний акт.
Дозвіл на відвантаження видається представником покупця після проведення приймальних випробувань обладнання на підприємстві постачальника з метою встановити відповідність товару умовам замовлення. Дозвіл на відвантаження містить відомості про дату поставки за контрактом, датою готовності і датою проведених випробувань, вказівку про те, що даний товар може бути відправлений в певну країну відповідно до інструкцій представника покупця.