Яким має бути сховище інформації

22 Mar 9:48

Інформація в бізнес-розвідці це та субстанція, з якої потрібно працювати, це і то що виходить на виході, це і то за допомогою чого здійснюється робота. Судіть самі. Що потрібно керівнику від БР? Відповідь на якесь питання. А відповіддю на питання і є інформація. Що потрібно зробити співробітникам БР, щоб отримати відповідь на це питання? Зібрати інформацію і якимось чином її обробити. Причому обробка включає в себе і зіставлення з уже наявною інформацією. Інформація це не тільки предмет і продукт праці БР. Інформація - це основа БР. Таке твердження робить очевидним необхідність приділяти значну увагу і проблемі зберігання інформації. Навіщо зберігати інформацію? На оперативно-тактичному рівні відповідь зрозуміла кожному - для того, щоб її можна було обробити. А ось на стратегічному рівні іноді це питання породжує певні суперечки.

На мій погляд, основні причини зберігання будь-якої потрапила до вас інформації в наступному:

невизначеність майбутнього - невідомість яка інформація знадобиться завтра;
невідомість з чим скоррелірует раніше зібрана інформація.

Спробую пояснити. Час від часу виникає ситуація, коли потрібно відновити знання з минулого події або повернутися трохи назад і уточнити деякі деталі. Деталі, які тоді були не важливі, а зараз перейшли в розряд першорядних, деталі, які дозволять поглянути інакше на наявний матеріал, деталі, втрачені раніше з якихось причин і т.д. Ці самі деталі можна почерпнути тільки в сховище даних, за умови що воно у вас є. А оскільки, працюючи над проблемою, ви не можете припускати що вам знадобиться згодом, важливо зберегти інформацію в первозданному вигляді - в тому вигляді, в якому вона до вас надійшла. Ситуація з разовими заходами несе в собі ще один важливий елемент. Він полягає в тому, що закінчивши роботу по одному проекту, ви не можете і погодитися з чим ця інформація може перетнути (зістикуватися) в майбутньому, де ще можуть стати в нагоді зібрані вами відомості. Саме невизначеність майбутнього і змушує скрупульозно накопичувати зібрану інформацію. Виходячи з цього і потрібно підходити до розробки і створення сховища інформації. Спочатку визначимося з тим, що ми будемо зберігати. Погодьтеся, переважна більшість оброблюваної нами інформації прибраний в форму тексту. Тому подальший виклад матеріалу я буду робити з застереженням, що ми працюємо з текстовмі даними. Чи не заперечую важливість і інших форм представлення інформації, але в даному випадку мова йде тільки про текстах.Спробуємо сформулювати вимоги до нашого сховища інформації:

легкий і швидкий пошук і доступ до шуканого матеріалу;
можливість зберігання в базі величезних обсягів інформації;
можливість зберігання в одному записі значного обсягу інформації з можливістю повноцінного пошуку;
простота управління сховищем, в т.ч. копіювання та архівування даних;
надійність сховища - виняток втрати інформації;
максимально можливе стиснення матеріалу для зменшення займаного місця.

Вимоги, за своєю суттю прості і зрозумілі. Але в поєднанні з особливостями планованого до зберігання матеріалу вони стають досить жорсткими. Розглянемо наприклад «можливість зберігання в одному записі значного обсягу інформації з можливістю повноцінного пошуку». Загалом то нормальна вимога, але згадаємо що ми збираємося зберігати в цій базі. Це, в основному, текст. А його розміри можуть коливатися від декількох пропозицій до кількох томів. Відповідно і розміри однієї записи будуть коливатися від декількох кілобайт до десятків (а іноді і сотень) мегабайт. При такому розкиді не можна щоб база резервувала величезний обсяг щоразу при створенні порожній записи. В іншому випадку така база дуже швидко стане займати величезну дисковий простір. Тому розмір запису повинен бути змінний і залежати від обсягу внесеної до цього запису інформації. І так по всіх пунктах. Тепер пропоную розглянути різні способи зберігання інформації із застосуванням ПК.

Проста файлова система

Найпростіший спосіб зберігання текстових даних на ПК це звичайна файлова система. Один файл - один інформаційний блок. При цьому не можна все файли звалювати в одну директорію, давши їм назви «Інфо-1», «Інфо-2», «Інфо-3» і т.д. При такому підході дуже скоро ви не зможете орієнтуватися в своєму сховищі.

Файлова система з програмною надбудовою

Рано чи пізно, незважаючи на всі зусилля, файловий спосіб зберігання даних не зможе забезпечити оперативність і точність орієнтування в масиві даних. Функції пошуку необхідно передавати від людини комп'ютера. Можна розвивати вже сформовану файлову систему зберігання даних, доповнивши її якоїсь програмною надбудовою. Така програмна надбудова повинна виконувати наступні функції:

привласнення деяких (заздалегідь вами певних) атрибутів збереженим файлам;
віртуальна угруповання файлів по прийнятим блокам (проектам, папок, групам і т.п.);
візуальне представлення цієї віртуальної файлової системи;
пошук по атрибутам файлів;
пошук по вмісту файлів, в т.ч. з підтримкою логічних операторів.

Така надбудова значно полегшить роботу з інформацією. По-перше спроститися пошук потрібної інформації - не потрібно буде згадувати де воно може бути, а просто ввести шуканий термін. По друге не потрібно буде відволікатися на створення і підтримку файлової структури - це зробить сама програма. Але і такий спосіб зберігання інформації має свої обмеження, хоча і найбільш вдалі програмні рішення в даній області дозволяють переробляти величезні обсяги інформації.

База даних

У таблиці «Обличчя» повинна зберігатися структурована інформація про людей. Структура також залежить від ваших завдань.
Таблиця «Проект» необхідна для того, щоб ви не загубилися у вашій інформації, коли число записів буде обчислюватися тисячами і більш, і завжди могли зрозуміти в зв'язку з чим вивчався той чи інший об'єкт.