Які терміни зберігання документів за номенклатурою справ

Навіщо потрібна номенклатура справ і як вона пов'язана з термінами зберігання документів

Розберемо терміни зберігання документів за номенклатурою справ на практичному прикладі. Випускниця Фінансової академії Марія поступила на роботу в ТОВ «Віраж», що займається ремонтом і будівництвом офісів. Оскільки досвіду в фінансових питаннях у колишньої студентки не було, керівництво вирішило закріпити її за канцелярією на час випробувального терміну - так можна швидше ознайомитися зі структурою компанії та вивчити специфіку її діяльності.

Даний підрозділ складалося з 5 співробітників, які займалися вирішенням різного роду організаційних питань, в тому числі відповідали за організацію документообігу фірми.

Співробітниця відділу, до якої прикріпили Марію, займалася розробкою номенклатури справ на майбутній рік.

Марію теж підключили до цієї роботи - їй доручили проставлення термінів зберігання документів за номенклатурою справ навпроти назв заголовків справ строго за типовим переліком.

Структура номенклатури справ компанії

Номенклатура справ ТОВ «Віраж» була сформована, виходячи з організаційної структури фірми. У процесі документообігу брали участь наступні підрозділи:

  • підрозділ організаційних питань (канцелярія);
  • кадрового підрозділу;
  • департамент праці та заробітної плати;
  • відділ економічного планування, статистики та фінансів;
  • департамент бухгалтерського обліку та звітності;
  • департамент податкового обліку та декларування;
  • відділ охорони праці;
  • виробничо-технічний відділ (ПТО);
  • інші підрозділи.

Перш ніж проставити терміни зберігання навпроти зазначених в номенклатурі справ, Марія детально вивчила структуру фірми і розібралася з функціональним призначенням кожної структурної одиниці. Потім досконально стала розбиратися з Переліком, затвердженим наказом № 558. Інформацію про терміни зберігання тих чи інших документів Марія відображала в графі 4 номенклатури. Почала вона з канцелярії і особливо скрупульозно вивчила документообіг підрозділу, в якому в даний час працювала.

Документи канцелярії: як довго їх доведеться зберігати

У номенклатурі канцелярії містився перелік найрізноманітніших справ, терміни зберігання яких разюче різнилися. Наприклад, до правил внутрішнього трудового розпорядку застосовується період зберігання довжиною всього в 1 рік (після заміни новими), а колективний договір наказано зберігати постійно.

Номенклатура справ канцелярії мала такий вигляд (наводиться в скороченні):

Заповнюючи графу 4 номенклатури, Марія звернула увагу на останні 2 рядки в графі 2 «Заголовок справи». Як виявилося, кілька резервних рядків прийнято залишати в номенклатурі будь-якого підрозділу компанії на випадок появи заголовків справ, раніше номенклатурою не передбачених. Терміни зберігання в цих рядках будуть проставлятися тільки після того, коли резервні рядки заповняться найменуванням справ, - поки Марія залишила їх порожніми.

Після внесення термінів зберігання документів, відображених в номенклатурі канцелярії, Марія зайнялася документацією кадрового підрозділу.

Визначаємо періоди зберігання документації кадрового підрозділу

Документацію кадрової служби відрізняє один нюанс: безліч справ підлягають зберіганню протягом 75 років. Такий тривалий період зберігання передбачений для документів, пов'язаних з особистою інформацією про співробітників фірми.

Кадрову номенклатуру Марія також заповнила термінами зберігання, які представлені в таблиці (наводиться в скороченні):

Кількість одиниць зберігання

Термін зберігання і номери статей за переліком

Особові справи працівників

ст. 656 «б»

Графіки надання відпусток

Списки працівників організації

ст. 685 «г»

Списки осіб, які підлягають військовому обліку

Списки працівників, які пішли на пенсію

Документи (доповідні записки, рапорти, довідки, характеристики) про притягнення до відповідальності порушників трудової дисципліни

Журнал реєстрації трудових договорів

ст. 695 «б»

Документи (доповіді, звіти, довідки, тощо.) Про стан та перевірку роботи з кадрами

Окремі документи з номенклатури Марія вивчила особливо докладно. Її цікавили питання, пов'язані з тим, яким нормативним вимогам вони повинні відповідати і як правильно повинні заповнюватися.

Відповіді на свої питання Марія знайшла на нашому сайті.

  • про вид і зміст штатного розкладу можна дізнатися з матеріалу «Типова форма № П-3 - штатний розклад (бланк)»;
  • про терміни затвердження графіка відпусток і покарання за його відсутність йдеться в статті «Типова форма № П-7 - графік відпусток».

Папери «зарплатного» департаменту і терміни їх зберігання

Терміни зберігання документації, пов'язаної з розрахунком і виплатою заробітної плати, в більшості випадків не перевищує 5-річного періоду, за винятком окремих документів, які не можна знищувати протягом 75 років (наприклад, особові рахунки співробітників). А локальні акти, на основі яких ведуться розрахунки з персоналом, підлягають постійному зберіганню.

Номенклатура і терміни зберігання даного виду документів представлені в таблиці (наводиться в скороченні):

Назви справ цього підрозділу фірми для Марії були знайомі - під час проходження практики вона допомагала бухгалтеру із зарплати, і сама виконувала окремі розрахунки. А ось про терміни зберігання цих відомостей, довідок і реєстрів почула вперше.

Детальніше з формою і порядком заповнення документації, пов'язаної із зарплатними розрахунками, ви можете ознайомитися на нашому сайті. наприклад:

Періоди, протягом яких не можна позбавлятися від податкових документів

Вивчаючи заголовки справ номенклатури по департаменту податкового обліку та декларування, Марія зробила для себе такий висновок: цей вид документації відноситься до паперів короткочасного зберігання. Практично всі справи цього відділу, включаючи податкову звітність та декларації, підлягали зберіганню протягом 4-5 років:

Кількість одиниць зберігання

Термін зберігання і номери статей за переліком

04. Податковий облік і декларування

Облікова політика щодо податкового обліку ТОВ «Віраж»

Листування про розбіжності з питань оподаткування

Податкові картки з обліку доходів та податку на доходи фізичних осіб

За умови проведення перевірки (ревізії)

Декларації з ПДВ, майну, податку на прибутку, транспортного та земельного податку

Реєстри розрахунку земельного податку ТОВ «Віраж»

Акти звірок про сплату податків з ИФНС

Відомості про доходи фізичних осіб

Книги покупок і продажів ТОВ «Віраж»

ст. 459 «у»

З податковою документацією Марія була знайома тільки теоретично. Тому для поповнення своїх знань вона скористалася матеріалами нашого сайту, звідки дізналася не тільки про всі види рахунків-фактур (звичайному, виправленому і корегувальних), але і познайомилася з правилами оформлення податкових декларацій та інших подібних документів.

Подробиці про заповнення виправленого рахунки-фактури ви можете дізнатися з матеріалу «У яких випадках використовується виправлений рахунок-фактура?».

Нюанси строків зберігання деяких податкових документів

З отриманих в академії знань Марія пам'ятала, що отриманий фірмою збиток можна переносити на майбутні періоди, зменшуючи на його величину (або її частина) обсяг податкової бази. А як же в цьому випадку зберігати документацію, пов'язану з підтвердженням суми збитку і процедурою перенесення на наступні періоди? Чи можна позбутися від обгрунтовують збиток розрахунків і декларацій через 5 років після його отримання, як передбачено переліком для первинних документів?

ВАЖЛИВО! Відповідно до п. 4 ст. 283 НК Україна у компанії повинні бути документи, що підтверджують величину понесеного збитку.

Що це за документи і який їхній термін зберігання? Марія перегорнула весь Податковий кодекс, але цієї інформації не знайшла. Тоді вона звернулася до судової практики, з якої з'ясувала, що підтвердити обсяг отриманого збитку можна декларацією з податку на прибуток і первинкою (постанова ФАС МО від 31.08.10 № КА-А40 / 9849-10-2). Чиновники Мінфіну відносять до таких підтвердженням всю первинну бухгалтерську документацію, що обгрунтовує фінансовий результат роботи фірми (лист від 23.04.09 № 03-03-06 / 1/276).

Таким чином, бухгалтерська первинка повинна зберігатися протягом всього періоду перенесення збитку плюс 4 роки після повного його списання. На щастя, ТОВ «Віраж» було процвітаючою і прибутковою компанією, і цей нюанс, пов'язаний з обчисленням строків зберігання податкової та бухгалтерської документації, його не торкався.

Терміни зберігання бухгалтерської документації

Починаючи розбиратися з термінами зберігання бухгалтерських документів, Марія приступила до самого об'ємному розділу номенклатури. Навіть укрупнені справи, об'єднані єдиними заголовками, вразили її своєю різноманітністю. Тільки бухгалтерська документація володіла таким різноманіттям форм і видів. Починаючи від накладних та актів виконаних робіт і закінчуючи інвентаризаційними описами і звітністю. Звітність підлягала постійному зберіганню, на відміну від накладних, актів та іншої первинки, термін зберігання якої не перевищував (згідно з переліком) 5 років:

З докладним переліком уніфікованих документів ви можете ознайомитися в матеріалі «Уніфіковані форми первинних документів (перелік)».

Номенклатура справ відділу охорони праці і періоди їх зберігання

Після відображення в номенклатурі фірми термінів зберігання документів бухгалтерського та податкового призначення Марія приступила до зовсім невідомому їй розділу - справах відділу охорони праці. Усі зазначені в номенклатурі заголовки справ були присутні в типовому переліку, затвердженому наказом № 558, тому проставити терміни їх зберігання було просто:

Як видно з номенклатури, відділ охорони праці оформляв різноманітні журнали, зберігати які належало від 2 (наприклад, журнал видачі інструкції з ОП) до 10 років (журнал реєстрації вступного інструктажу). Але основна маса документації цього відділу підлягала зберіганню в межах 5-річного терміну.

Планова і статистична документація: скільки її зберігати

Наступний розділ номенклатури за обсягом був невеликим. Складався він в основному з планів і статзвітності. Всі прогнозні і планові паперу в цілому по компанії ТОВ «Віраж» переліком наказано було зберігати постійно. Тільки індивідуальні плани та звітність співробітників не вимагали такого тривалого періоду збереження - відрізок часу, протягом якого від них не можна позбавлятися, становить всього 1 рік.

Кількість одиниць зберігання

Термін зберігання і номери статей за переліком

07. Планування, статистика і фінанси

Бізнес-плани ТОВ «Віраж», документи (техніко-економічні обгрунтування, висновки, довідки, розрахунки) до них

Річні плани ТОВ «Віраж» за основними напрямками діяльності

Оперативні плани (квартальні, місячні) роботи за всіма напрямками діяльності

Поки не зникне потреба

Індивідуальні плани працівників

Документи (таблиці, довідки, розрахунки) зведених статистичних звітів

Індивідуальні звіти співробітників

Де дізнатися терміни зберігання документів, відсутніх в типовому переліку

Розділ номенклатури у справах, який формується або використовуваним в виробничо-технічному відділі (ПТО), включав заголовки справ, зовсім не знайомих Марії. І в типовому переліку, затвердженому наказом № 558, документів з подібними назвами вона не виявила. Оскільки термін зберігання в графу 4 номенклатури внести в будь-якому випадку необхідно, за допомогою Марія звернулася до свого безпосереднього керівника, поручившему їй це завдання.

Відповідно до зазначеного переліку Марія проставила в номенклатурі відповідні терміни зберігання документації ПТО:

Кількість одиниць зберігання

Термін зберігання і номери статей за переліком

Технологічні правила і розпорядження

До заміни новими

Технічні умови технологічного процесу

До ліквідації організації

Поки існує потреба

Карта налагодження інструменту

До заміни новими

Вивчивши вищевказаний перелік, Марія поставила ще одне питання свого керівника: як визначити періоди, протягом яких документи ПТО підлягають зберіганню, якщо вони не вказані і в цьому переліку? Відповідь на це питання ви дізнаєтеся з наступного розділу.

Як визначити термін зберігання документа, якщо його найменування відсутня в типовому і відомчих переліках

У діяльності компанії можливі ситуації, коли назва справи за номенклатурою неможливо знайти ні в жодному нормативному документі, який регламентує терміни зберігання документів. В цьому випадку самостійно встановлювати терміни зберігання для такої документації компанія не має права.

ВАЖЛИВО! Відповідно до Основних правил роботи архівів в разі, якщо термін зберігання певних документів не передбачений типовими або відомчим переліками, він встановлюється експертно-перевірочною комісією відповідної архівної установи за поданням архіву організації та центральної експертною комісією організації.

Аналогічний порядок передбачений і в п. 1.6 Переліку типових архівних документів, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності організацій.

Таким чином, Марія ще раз переконалася в тому, що питання дотримання термінів зберігання документів є важливим, а забезпечення схоронності документації - відповідальною процедурою для кожної організації. У тому числі для ТОВ «Віраж».

В подальшому, коли випробувальний термін закінчився і дівчина приступила до виконання своїх основних обов'язків в департаменті бухгалтерського обліку і звітності, вона з належною відповідальністю ставилася до оформлення справ відповідно до затвердженої в компанії номенклатурою, не допускаючи при цьому, щоб в одну справу містилися папери з постійним і часовими рамками.

Терміни зберігання встановлюються типовими або відомчими переліками з метою забезпечення збереження важливих документів.

Період зберігання документів встановлюється в проміжку від 1 року до 75 років, в залежності від значимості. Окремі види документації підлягають зберіганню на постійній основі.

Якщо в одній справі згруповані документи тимчасового зберігання з різними термінами (1 рік, 3 роки, 5 років і т. Д. - що означає різну ступінь їх значимості), то термін зберігання справи за номенклатурою встановлюється по найбільш цінної документації, тобто більш тривалий .

Заборонено скорочувати встановлені переліком терміни зберігання і самовільно встановлювати їх для документів, за якими відсутня інформація про терміни зберігання в типових та відомчих переліках. Для визначення строків зберігання за такою документації необхідно звертатися до фахівців Росархіву.