Як зменшити розмір файлів excel

Розміри файлів Excel мають особливістю роздуватися як повітряні кулі, поки ви їх створюєте і редагуєте. Файли зазвичай містять текст, але також можуть містити діаграми і графіку, які займають багато місця. Відправлення таких файлів по електронній пошті може забити сервер, а зберігання на жорсткому диску поглинає доступне простір. На щастя, ви можете зробити кілька кроків, щоб зменшити розмір ваших файлів Excel.

кроки Правити

Метод 1 з 6:
Спробуйте легкі способи Правити

Перевірте форматування невикористаних осередків. Видаливши все невикористовувані рядки в нижній частині документа на кожному аркуші, ви зможете значно зменшити розмір файлу.

Збережіть файл Excel в довічним (.xlsb) форматі. Це переведе структуру в стиснуту папку з безліччю бінарних файлів. Ступінь стиснення залежить від змісту файлу. Ви також можете помітити, що відкриття і закриття файлу займає більше часу, ніж, якби файл був збережений в звичайному (.xls) форматі. [1]

Після збереження файлу в форматі .xlsb виділіть і видаліть всі осередки в межах дії даних (як правило, справа і внизу).
Виділіть ті ж клітини і видаліть все форматування (кольору, лінії і т.д.). Видаліть форматування з кожного листа в файлі.
Повторно збережіть файл у .xlsx. Перевірте, наскільки зменшився розмір файлу.

Дайте файлу інше ім'я. Простий процес перетворення може видалити додатковий простір або похибка в файлі.

Поради Правити

Якщо ви пересилаєте файл Excel по електронній пошті з комп'ютера Mac на комп'ютер Windows, обов'язково збережіть файл у форматі .xlsx. Це запобіжить поява проблем при відкритті файлу на ПК. [3]
Для стиснення файлів Excel на Mac спробуйте програмне забезпечення сторонніх виробників, наприклад, FILEminimizer Office. [4] or Express Zip Mac Compression Software.