Як зібрати всі процеси компанії воєдино, rusbase
Олександр Горшков, комерційний директор digital-агентства Uplab. розповідає, як знизити число прострочених завдань і збільшити продуктивність співробітників за рахунок автоматизації бізнесу і тих планів, які будує ваша компанія.
Натисніть, щоб збільшити
Бізнес-інтеграція дозволяє автоматизувати ланцюжок дій по виконанню того чи іншого процесу. Навіщо це потрібно? По-перше, щоб співробітник, перед яким стоїть конкретне завдання, не питав, як її зробити, а мав чіткий план реалізації. По-друге, щоб багато дій проходили без участі людини.
В результаті ми позбавляємося від маси рутинної роботи, економимо час для більш корисних справ і збільшуємо ефективність бізнесу. В середньому завдяки інтеграції число прострочених завдань вдається знизити на 60%, а продуктивність співробітників збільшити на 50%.
Завдання, які вирішує бізнес-інтеграція
Змусити все працювати, як годинник. Процес розробки продукту максимально спрощується, а значить ви витрачаєте на нього менше ресурсів. Ви можете направити вільних фахівців на реалізацію інших завдань або прийняти більше проектів.
Підвищити економічну ефективність бізнесу. Автоматизуючи процеси, ви підвищуєте ефективність виконання завдань. Отже, більше встигаєте і більше заробляєте.
Кому потрібно автоматизувати процеси
Якщо ви погодитеся хоча б з одним з цих тверджень, вам потрібна бізнес-інтеграція.
- Ваш офіс-менеджер фіксує свої завдання на стікері, наклеенном на моніторі.
- Новий співробітник не знає, з чого йому починати роботу, до кого звернутися, де знайти потрібний документ.
- У вашій компанії працює кілька десятків співробітників, і вони явно не встигають вчасно виконувати поставлені перед ними завдання. Часто зриваються дедлайни.
- Ви не можете відразу сказати, скільки часу витрачає фахівець на виконання того чи іншого завдання.
Повна і часткова бізнес-інтеграція
Якщо компанія складається з одного тільки відділу продажів - досить впровадити CRM-систему управління взаємовідносинами з потенційними і діючими клієнтами. В інших випадках тільки їй краще не обмежуватися.
Якщо компанія не тільки продає, а й виробляє продукт, і вже впровадила CRM, то перший крок до автоматизації зроблений. Залишається лише налагодити процес постановки, виконання та контролю завдань - щоб вони фіксувалися не в чиємусь щоденнику, а в єдиній системі і виконувалися до призначеного терміну.
З нашого досвіду
У Uplab всі завдання фіксуються в корпоративному порталі: у кожного завдання є дедлайн (крайній термін), відповідальні, спостерігачі. Чи не доводиться витрачати щоранку масу часу на формування робочого плану на день.
Ми довго визначалися, яка корпоративна система нам підійде більше. За багатьма параметрами виграв «Бітрікс24». По-перше, він дозволяє реалізувати всі завдання, які стоять перед нашою компанією. По-друге, якщо якогось функціоналу нам недостатньо, ми завжди можемо доповнити його інструментами та сервісами, розробленими конкретно під наш бізнес.
Робота з віддаленими і творчими співробітниками
Якщо у вашому штаті є віддалені співробітники і представники творчих професій, корпоративні системи просто незамінні. Ви будете бачити, що робить фахівець, де б він не знаходився, і зможете об'єктивно оцінити результат його праці, виходячи з KPI (ключові показники ефективності).
Робота з віддаленими співробітниками без системи контролю результатів їх роботи - вкрай неефективний спосіб витрачання бюджету компанії.
У сфері розробки сайтів поширений фріланс - модель взаємодії, при якій співробітники працюють віддалено. Багато замовників втрачають великі гроші, коли звертаються не в агентство, а до фрілансерам.
Справа в тому, що зазвичай замовники не мають ніяких інструментів, що дозволяють контролювати роботу підрядників і виконання KPI. В результаті вони отримують продукт, який далеко не завжди задовольняє їх за якістю. Тривалість виробництва часто зростає в рази, оскільки регулярно відбувається зрив термінів. В результаті клієнт втрачає багато грошей там, де спочатку хотів заощадити.
З нашого досвіду
Велика частина наших дизайнерів працює в московському офісі. Корпоративний портал і CRM-системи дозволяють нам ненав'язливо ввести дисципліну у взаємодію з даними фахівцями, вирішити питання термінів і відстежити якість постановки і виконання завдань.
Чи можна автоматизувати процеси самостійно?
Не рекомендую займатися комплексної бізнес-інтеграцією самостійно. Звичайно, деяку частину завдань ви зможете реалізувати самі, але все - малоймовірно. Для автоматизації певних процесів потрібна розробка спеціальних сервісів або додатків. Тут від розробника потрібна висока компетенція і спеціальну освіту.
Середньостатистичному власнику бізнесу простіше звернутися в агентство. З точки зору економіки це буде вигідніше: ви витратите набагато менше грошей, часу і нервів, замовивши оптимізацію бізнес-процесів «під ключ», ніж якби намагалися зробити все самостійно. До того ж результат буде гарантований.
Клієнти і результати
Наведу 2 несхожих один на одного прикладу - вони дозволять оцінити можливий масштаб інтеграції.
Кейс 1: Інтеграція корпоративного порталу для освітнього закладу
Завдання: за короткий термін знайти інструмент, який дозволить управляти навчальним процесом, взаємодіяти зі студентами, контролювати хід виконання домашніх завдань і т.д.
Завдання не мала на увазі додаткової кастомізації, а терміни реалізації були досить обмежені - нам потрібно було запустити цей проект менш, ніж за тиждень, тому обійшлися стандартними можливостями «Бітрікс24». Ми надали клієнту готовий робочий інструмент, який був повністю налаштований під завдання освітнього закладу. Клієнт зміг розвантажити час менеджерів, які раніше регулярно займалися обзвоном студентів і контролем виконання домашніх завдань.
Також система дозволила зібрати воєдино дані про всіх студентів. Внаслідок цього у клієнта підвищився відсоток допродаж навчальних курсів. Якщо раніше студент відучувати на одному курсі і більше, як правило, не повертався до навчального закладу, то зараз практично кожен другий студент проходить не менше двох навчальних курсів.
Кейс 2: Комплексна бізнес-інтеграція для будівельної компанії
Завдання: реалізувати сервіси та інструменти, інтегрувати їх в єдину систему і змусити її працювати як єдиний живий організм.
Особливу увагу ми приділили оптимізації системи звітності в компанії. Раніше звіт з продажу становив близько шести великих таблиць Excel. З усіх даних ми сформували 2 коротких звіту за основними KPI компанії.
Завдяки чіткому побудови бізнес-процесів ми домоглися збільшення відсотка конверсії угод до договорів. Також ми зробили наскрізну інтеграцію системи бронювання з сайтом компанії і CRM-системою.
Рекомендації тим, хто планує бізнес-інтеграцію
Ще раз повторю найважливіше.
- Детально вивчіть тему автоматизації бізнесу: почитайте статті, подивіться вебінари. Інтернет насичений корисними матеріалами.
- Проаналізуйте діяльність вашої компанії, визначте больові точки.
- Сформуйте мети і завдання в рамках своєї компанії. Бажано разом з фахівцями.
- Автоматизуйте процеси через агентство. Якщо інтеграція проста, то ви отримаєте готовий робочий інструмент вже через 2 тижні. У цей час входить навчання співробітників.
- Постійно вивчайте процес роботи в компанії. Швидше за все, ви виявите ще кілька завдань, які можна автоматизувати.
І на останок
Не бійтеся дистанційного формату роботи. На якість продукту це ніяк не відбивається. З нашого досвіду: потреба в особистій зустрічі зазвичай виникає тільки при першому запуску проекту, презентації виконаних робіт або навчанні співробітників з боку замовника користування корпоративною системою. У таких випадках ми проводимо особисті зустрічі з клієнтами, де б вони не знаходилися.