Як здійснюється списання виданих, але зіпсованих при зберіганні трудових книжок

Трудова книжка - це бланк суворої звітності. Відповідальні за ведення і зберігання цих документів повинні знати, як правильно проводити списання виданих трудових книжок або вкладишів до них. Насправді деякі кадровики за всю свою кар'єру жодного разу не стикалися зі списанням, оскільки потреба в цьому виникає рідко. Проте будь-якому поважає себе роботодавцю не зайве буде знати, як діяти, якщо трудову книжку припадає знищити.

Як здійснюється списання документів про професійну діяльність

Документ про професійну діяльність необхідно піддати списанню в наступних випадках.

Якщо зразок документа вже застарів

Якщо документ зіпсований

Найпоширеніший випадок списання трудової книжки. Безумовно, всі недоліки і помарки личить коригувати, слідуючи деяким правилам.

• По-перше, не можна виправляти помилки, зроблені на титульному аркуші документа. В цьому випадку вам доведеться завести новий документ і знищити старий.
• По-друге, велика кількість виправлень в самому документі або його вкладках - це теж вагомий привід для того, щоб припинити визнання.
• По-третє, надзвичайна ситуація, що виникла в організації, теж може спричинити псування трудових книжок. Звичайно, такі важливі документи обов'язково повинні перебувати в сейфі, але все може бути. Це найгірший варіант для роботодавця, тому як доведеться знищувати і відновлювати за свій рахунок не один, а відразу велику кількість документів.

Якщо документ перестав бути затребуваним

В організації може залишитися трудова книжка померлого співробітника, якщо її не заберуть близькі родичі. Бувають випадки, коли співробітник, звільнений на підставі певної статті, вирішить не забирати документ з такою, що порочить його записом. Такі трудові книжки зберігаються за законом 50 років в архіві компанії, а після закінчення цього терміну також повинні бути знищені.

Як списати трудові книжки правильно

Складений акт обов'язково повинен бути завірений печаткою підприємства.

До акта списання трудових книжок можна докладати виключно їхні справжні номери, вирізані з самого документа. Саме ця дія підтверджує, що операція зі знищення документа про професійну діяльність була дійсно зроблена.

• До складеного і завіреному акту списання необхідно прикріпити нові і незаповнені бланки документа про професійну діяльність.
• Далі слід внести запис про списання документа в спеціальну прибутково-витратну книгу, в якій виконується облік бланків документів і вкладишів.
• Не забудьте після знищення документів відняти їх вартість з рахунку, де вони вважалися.

Подальші дії з документами

Трудові книжки знищуються або на території підприємства, якщо таке можливо, або цим займається спеціальна служба. За таку роботу доведеться заплатити. У будь-якому випадку при процесі знищення повинні бути присутніми особи, відповідальні за ліквідацію трудових книжок. Документи такого роду спалюються або шредіруются для подальшої переробки.

Після цього співробітник повинен отримати дублікат знищеної книжки. Він, в свою чергу, оформляється за рахунок роботодавця, якщо саме з його вини колишня трудова книжка була списана.

Виникнення надзвичайних ситуацій в організації і дії з трудовими книжками

Якщо сталася масова втрата документів про професійну діяльність співробітників під час пожежі, потоп або інших надзвичайних ситуаціях, керівник організації повинен зафіксувати масштаби даного лиха.

Для відновлення документів про професійну діяльність працівників постраждалої компанії створюється спеціальна комісія. У неї входять члени профспілок, представники роботодавців та інших трудових організацій. Комісія займається збором документів і складанням акту, за яким керівник зможе видати співробітникові дублікат документа про професійну діяльність.

Процес списання виданих трудових книжок досить складний. Тому потрібно серйозніше ставитися до заповнення таких важливих документів, щоб не виникало помилок і виправлень.