Як зареєструвати поставку товарів на склад, якщо фінансові документи оформляє менеджер, а

На підприємстві є складська територія (Центральний склад), яка розділена на кілька приміщень. В одному з приміщень зберігаються продукти (кондитерські вироби, бакалія і т. Д.), А в іншому приміщенні - комерційні товари (побутова техніка, холодильники і т. Д.). У приміщенні Продукти для кожного товару виділена окрема осередок, в якій зберігається товар. Поділ товарів на осередки в цьому приміщенні використовується довідково. Облік залишків товарів в осередках і автоматичний розподіл товарів відповідно до ваги і габаритами не виробляються. При прийомі нового товару на склад менеджер оформляє фінансовий документ поставки, а комірник фіксує поставку товарів на склад і вручну визначає ту клітинку, в якій буде зберігатися товар, що надійшов.

Для ведення такого обліку в розділі Адміністрування - Склад і доставка повинен бути встановлений прапорець Ордерні склади.

У довіднику Склади і магазини потрібно ввести інформацію про складській території Центральний склад, який розділений на кілька приміщень. Для того щоб при прийомі товарів можна було використовувати поділ факту прийому фінансових документів менеджером і фактичний прийом товарів на склад комірником, для складу повинна бути передбачена можливість використання ордерної схеми при надходженні товарів.

Для складу потрібно визначити приміщення. У приміщенні Продукти слід зазначити, що осередки використовуються для довідкового розміщення номенклатури.

У програмі передбачено робоче місце комірника. У ньому будуть відображені ті документи-розпорядження, відповідно до яких необхідно оформити приймання товарів на склад. Робоче місце комірника викликається з розділу Склад - Приймання.

Для оформлення поставки товарів комірник в робочому місці вказує склад і приміщення, в яке буде оформлятися приймання товарів.

В робочому місці комірника буде відображена інформація про те, за яким документом-розпорядженням необхідно оформити надходження товарів на склад і які товари і в якій кількості потрібно прийняти на склад.

Для оформлення поставки товарів на склад комірник створює документ Прибутковий ордер на товари (кнопка Створити ордер).

Новий документ Прибутковий ордер на товари створюється в статусі До вступу. Завдання комірника - вказати в документі кількість фактично прийнятого товару і перевірити прийнятий товар. Після перевірки прийнятого товару комірник розміщує товар в осередках і встановлює в документі Прибутковий ордер на товари статус Прийнято.

Використання статусів дозволяє більш детально відстежити процес приймання товарів. Якщо цього не потрібно, то використання статусів прибуткових ордерів можна відключити. Використання статусів вказується для конкретного складу. Тобто можна реалізувати такий режим роботи, що на одному складі детально відслідковуються всі етапи поставки (приймання, перевірка, реєстрація розбіжностей і т. Д.), А на іншому складі приймання товарів має бути зареєстрована зразу.

При прийманні товарів на склад можна застосовувати різні сценарії роботи в залежності від того, яка схема приймання застосовується на складі конкретного підприємства. Розглянемо кілька сценаріїв роботи комірника.

Неавтоматизована приймання товарів за розпорядженням.

Водій привіз товар на склад відповідно до розпорядження, за яким товар повинен бути прийнятий на склад. Попередньо цей документ-розпорядження введено менеджером в інформаційну базу.

1. Комірник знаходить в списку розпоряджень потрібне розпорядження і створює на підставі його Прибутковий ордер на товари. У документі заповнилася інформація про товари відповідно до документа розпорядження.
2. Для заповнення кількості товарів, які повинні бути прийняті відповідно до розпорядження, комірник натискає кнопку Заповнити - Тільки кількість.

Кількість заповнюється в базових упаковках. Комірник встановлює ту упаковку, в якій реально приймається товар (ящик).

Комірник проводить документ і роздруковує бланк для проведення приймання (кнопка Друк - Прибутковий ордер). Документ може бути проведений і роздрукований і без заповнення кількості товарів.

Машина розвантажується в зону приймання, товар перераховується, кількість записується в бланк. При цьому уточнюється якість прийнятих товарів. Товари, щодо яких є підозри в тому, що вони неякісні, відставляють убік, їх кількість записується окремо. Дані з бланка переносяться в документ Прибутковий ордер на товари. При необхідності коригується раніше заповнену кількість.

Подальші дії комірника залежать від того, чи потрібно додаткова перевірка прийнятих товарів:

• якщо повторний огляд прийнятих товарів не потрібно, то в документі Прибутковий ордер на товари встановлюється статус Прийнято. При необхідності документ роздруковується і підписується;
• якщо потрібно повторний огляд прийнятих товарів, то після заповнення кількості ордер проводиться в статусі До вступу і проводиться додаткова перевірка
• прийнятих товарів.

Для додаткової перевірки прийнятих товарів комірник натискає на піктограму Перевірити. У діалоговому вікні перевірки товарів комірник повторно перевіряє кількість прийнятих товарів і вказує їх фактична кількість. Перевірка здійснюється з використанням сканера штрих-коду. Якщо перевірка здійснюється вручну, то для заповнення списку товарів використовується команда Прийняти все без перевірки.

Наприклад, при повторній перевірці не виявлено один ящик муки, і цей факт зафіксований (у полі Кількість вказуємо 49 ящиків).

Після завершення перевірки комірник натискає кнопку Завершити перевірку. Програма покаже результати перевірки (нестачу одного ящика борошна).

Комірник може повернутися до перевірки або зареєструвати фактичну наявність товарів, вибравши дію Видалити з документа. Програма автоматично відкоригує інформацію про кількість товарів в прибутковому ордері відповідно до фактично надійшли товаром.

Комірник встановлює в документі Прибутковий ордер на товари статус Прийнято та роздруковує даний документ. Оскільки товар по документу був прийнятий в повному обсязі, то в робочому місці комірника буде відображений факт недостачі прийому товарів відповідно до виданого розпорядженням.

Якщо товару було прийнято більше, то інформація про надлишки буде відображена в графі перепоставка. Інформацію про стан приймання за всіма невиконаним документам-розпорядженням можна побачити в звіті Виконання приймання товарів. Звіт викликається кнопкою Виконання приймання в робочому місці комірника.

За фактом розбіжності приймання товарів оформлюється документ Акт про розбіжності товарів .По результатами цього акту приймаються відповідні рішення про коригування фінансових документів поставки або про допоставка товарів постачальником.

Неавтоматизована приймання товарів за супровідним документом.

Даний варіант поставки відрізняється від попереднього тим, що водій пред'явив супровідний документ, відповідно до якого товар повинен бути прийнятий. В цьому випадку приймання товарів проводиться в повній відповідності з тим супровідним документом, який був пред'явлений водієм.

Машина розвантажується в зону приймання, перераховується товар, кількість звіряється з супровідними документами. При виявленні розбіжностей виправляються супровідні документи або товар не приймається. Товари, щодо яких є підозри в тому, що вони неякісні, відставляють убік, їх кількість записується окремо.

При цьому пропонується наступний порядок дій:

1. Менеджер в інформаційній базі створює документ-розпорядження.
2. На підставі цього розпорядження створюється документ Прибутковий ордер на товари.
3. Дані про кількість товарів, зареєстровані в супровідному документі, переносяться в документ Прибутковий ордер на товари.
4. Проводиться перевірка надходження товару відповідно до кількості по супровідним документам.
   • якщо кількість товару відповідає супровідним документом, то в ордері встановлюється статус Прийнято і документ проводиться;
   • якщо кількість товару не відповідає супровідним документом, то коригується кількість товарів в супровідному документі та в прибутковому ордері на товари. Після цього в ордері встановлюється статус Прийнято;
   • якщо супровідні документи не передбачають коригування, то товар не приймається до уточнення даних в супровідних документах.

Автоматизована приймання товарів

Для автоматизованої перевірки товарів використовуються сканери штрих-кодів і термінали збору даних. Попередньо використовувані моделі торгового обладнання повинні бути підключені в програмі. Порядок дій повинен бути наступний:

1. Комірник створює документ Прибутковий ордер на товари на підставі розпорядження без вказівки кількості.
2. Комірник сканує приймається товар за допомогою сканера штрих-коду або терміналу збору даних:
3. Якщо надходить товар, на який не зареєстрований штрихкод в інформаційній базі, то автоматично формується новий штрихкод. При цьому може бути зареєстрований той штрихкод, який надрукований на етикетці, або створений новий штрихкод. Для створення нового штрихкоду при прийманні товарів використовується панель додаткової інформації.

Після введення нового штрихкоду можна роздрукувати етикетку для нового товару (Друк етикеток). Етикетка буде роздрукована за шаблоном, який вказаний для товару. Шаблон етикетки може бути заданий для виду номенклатури або індивідуально для кожного товару. Більш докладно про друк етикеток см.

Після сканування товарів можна здійснити додаткову перевірку товарів також з використанням сканерів штрих-кодів і терміналів збору даних.

Після остаточної перевірки документ Прибутковий ордер на товари проводиться в статусі Прийнято.

Після оформлення приймання товарів на склад комірник повинен покласти товар в певні осередки складу (приміщення). Структура пористого складу (приміщення) задається заздалегідь. Тобто на момент прийому товарів на склад (приміщення) комірником в довіднику Складські комірки для даного приміщення повинна бути визначена структура складських осередків.

Розміщення товарів по осередках

Для вказівки осередків, в яких повинен бути розміщений товар, комірник на підставі документа Прибутковий ордер на товари вводить документ Розміщення номенклатури по осередках (довідково).

У який з'явився документі необхідно вказати ті осередки, в які потрібно помістити товари. Для кожного товару можна вказати кілька осередків, одна з яких буде основним осередком, а решта - додатковими.

Після запису інформації про розміщення комірник роздруковує завдання на розміщення товарів. У завданні на розміщенні товари групуються відповідно до структури складських осередків (по стелажах, паллетам, осередкам).