Як виправити помилку в РСВ-1 уточнений розрахунок за новими правилами - бухгалтерія онлайн
Ввідна інформація
Коли необхідно подати уточнений розрахунок
Існує два способи виправлення помилок і неточностей, допущених при складанні розрахунку РСВ-1. Страхувальник може подати уточнений розрахунок за період, в якому допущені помилки, або врахувати їх при складанні розрахунку за поточний звітний період. Який спосіб слід застосувати в тій чи іншій ситуації?
Якщо страхувальник сам виявив помилку
Закон № 212-ФЗ передбачає єдиний випадок, коли страхувальник зобов'язаний подати уточнений розрахунок. Це потрібно зробити, якщо бухгалтер самостійно виявив в первинному розрахунку помилки або викривлення, які призвели до заниження суми внесків до сплати. Якщо ж помилка спричинила переплату за внесками або ніяк не вплинула на суму внесків до сплати, то страхувальник має право, але не зобов'язаний подати уточнений розрахунок (ч. 1 і ч. 2 ст. 17 Закону № 212-ФЗ).
Експерт сервісу «Контур.Отчет ПФ» Олена Кулакова (на форумі «Бухгалтерія Онлайн» пише під ніком KEGa) вважає, що цей варіант більше підходить для коригування даних за минулі роки. Але його краще не застосовувати для виправлення помилок в нараховані внески за попередні звітні періоди поточного року. Адже якщо страхувальник в такій ситуації відобразить донараховану суму внесків за попередні періоди в рядку 120 розділу 1 і в розділі 4 розрахунку за поточний період, то дані графи 3 підрозділу 2.1. «Всього з початку розрахункового періоду» будуть розходитися з даними бухгалтерського обліку організації. Тому для виправлення помилок за попередні звітні періоди поточного року краще подати уточнений розрахунок.
Якщо необхідно скорегувати базу, але помилки не було
Якщо помилку виявили контролери
Якщо в ході перевірки розрахунку РСВ-1 контролери з підрозділу ПФР виявили помилку, яка спричинила недоплату внесків, вони не мають права вимагати від страхувальника уявити уточненими розрахунок. Донараховані за результатами перевірки страхові внески потрібно відобразити по рядку 120 розділу 1 і в розділі 4 форми РСВ-1 за черговий звітний період. Крім того, по працівниках, на виплати на користь яких перевіряючі донарахували внески, необхідно представити коригуючі відомості персоніфікованого обліку в складі РСВ-1 за період, в якому винесено рішення за результатами перевірки.
За якою формою подавати уточнений розрахунок
Якщо ж страхувальник здає розрахунки в електронному вигляді, то проблем з вибором форми бути не повинно. У сучасних веб-сервісах для підготовки і здачі звітності (наприклад, в сервісі «Контур.Екстерн») програма автоматично сформує уточнену звітність по необхідному формату, який без відмови буде прийнятий з боку фонду. Бухгалтеру потрібно буде тільки підставити в запропоновану сервісом форму правильні дані.
Заповнення уточненого розрахунку
Титульна сторінка
В поле «Номер уточнення» потрібно вказати, який за рахунком уточнений розрахунок подається. Якщо первинний розрахунок виправляється вперше, то номер уточнення буде 001, вдруге - 002 і т д.
В поле «Причина уточнення» вноситься один з наступних кодів (п. 5.1 Порядку заповнення РСВ-1):
«1» - уточнюються показники, що стосуються сплати пенсійних внесків (в тому числі за додатковими тарифами);
«2» - змінюються суми нарахованих пенсійних внесків (в тому числі за додатковими тарифами);
«3» - уточнення стосуються медичних внесків або інших показників, що не зачіпають відомості індивідуального обліку по застрахованим особам.
Зверніть увагу: якщо одночасно уточнюються нараховані та сплачені пенсійні внески, то необхідно також скорегувати індивідуальні відомості по застрахованих особах. В цьому випадку в поле «Причина уточнення» слід проставити код «2». Вказуючи цей код, страхувальник сповіщає підрозділ ПФР про те, що до складу уточненого розрахунку включені скориговані індивідуальні відомості по працівникам.
Розділи 1 і 2
Дані розділи в уточненому розрахунку заповнюються за тими ж правилами, що і в первинному розрахунку (крім підрозділу 2.5.). Розділи 1 і 2 уточненого розрахунку потрібно скласти заново, вказавши в них вірні (виправлені) дані. Пояснювати відмінності в порівнянні з вихідним розрахунком не потрібно.
Цей розділ розрахунку заповнюють страхувальники, які мають право застосовувати знижені тарифи страхових внесків відповідно до статті 58 Закону № 212-ФЗ. Наприклад, підрозділ 3.2. розділу 3 призначений для організацій і підприємців на ССО, які займаються «пільговими» видами діяльності, і, відповідно, можуть сплачувати внески по зниженим тарифом (п. 8 ч. 1 ст. 58 Закону № 212-ФЗ). Якщо при заповненні підрозділу 3.2. первинного розрахунку бухгалтер припустився помилки, то в уточненому розрахунку потрібно знову заповнити цей підрозділ, вказавши в ньому вірну інформацію.
У розділі 4 розрахунку відображаються суми перерахунку страхових внесків з початку розрахункового періоду. Йдеться про суми, які страхувальник повинен доплатити на підставі рішення підрозділи ПФР, або в разі самостійного виявлення помилки, яка призвела до заниження суми внесків. Крім того, даний розділ заповнюється, якщо страхувальник сам виявив, що необхідно скоригувати базу по страхових внесках, але ніякої помилки в нарахуванні внесків не здійснював (п. 24 Порядку заповнення).
Однак при заповненні уточнюючого розрахунку ніяких нових відомостей до розділу 4 вносити не треба. Даний розділ може входити до складу уточненого розрахунку тільки в тому випадку, якщо цей розділ був заповнений в первинному розрахунку за коректований звітний період. У такій ситуації дані з розділу 4 первинного розрахунку просто переносяться в цей же розділ уточненого розрахунку.
Уточнення відомостей індивідуального обліку
- якщо уточнений розрахунок подається до того, як настав термін здачі РСВ-1 за наступний звітний період, то виправлені відомості індивідуального обліку подаються з типом коригування «вихідна» (тобто, як ніби, відомості подаються вперше);
- якщо помилка виправляється після настання терміну здачі РСВ-1 за наступний звітний період, то відомості індивідуального обліку з типом коригування «коригуюча» або «скасовує» потрібно представити в складі розрахунку за поточний період, а не уточненого розрахунку.
Тепер розглянемо самі правила уточнення відомостей персучета. Як було сказано вище, порядок дій залежить від того, коли бухгалтер виявив помилку, і, відповідно, коли планує її виправити.
Бухгалтер виявив помилку до настання терміну здачі РСВ-1 за наступний звітний період
Крім цього, при складанні уточненого розрахунку потрібно:
- в підрозділі 6.4. «Відомості про суму виплат та інших винагород, нарахованих на користь фізичних осіб» виправити суми виплат на користь працівника і базу для нарахування внесків;
- в підрозділі 6.5. «Відомості про нараховані страхові внески» відобразити вірну суму нарахувань;
- в підрозділ 6.6. «Інформація про коригувальних відомостях» перенести дані з відповідного підрозділу первинного розрахунку (якщо в первинному розрахунку підрозділ 6.6. Був заповнений);
- в підрозділі 6.7. «Відомості про суму виплат і інших винагород на користь фізичної особи, зайнятого на відповідних видах робіт» виправити суми виплат, з яких сплачуються внески за додатковими тарифами;
- в підрозділі 6.8. «Період роботи за останні три місяці звітного періоду» скорегувати відомості про стаж (за потреби).
Аналогічним чином потрібно скласти розділи 6 (з типом коригування «вихідна») по всім працівникам, щодо яких бухгалтер занизив суму страхових внесків, і включити ці розділи в уточнений розрахунок РСВ-1. Крім цього, уточнений розрахунок необхідно доповнити розділами 6 по співробітниках, щодо яких не було здійснено помилок. Відомості за такими працівникам переносяться з розділу 6 первинного розрахунку в розділ 6 уточненого розрахунку без змін.
Відзначимо також, що при внесенні уточнень до відомостей персучета може змінитися кількість розділів 6 розрахунку (наприклад, за рахунок появи нових розділів 6 з типом коригування «вихідна» на співробітників, про яких «забули» при складанні первинного розрахунку). Відповідно, може змінитися і кількість пачок, в яких містяться персоніфіковані відомості. Дані по переформувати пачкам потрібно відобразити в підрозділі 2.5.1. уточненого розрахунку.
Бухгалтер виявив помилку після настання терміну здачі РСВ-1 за наступний звітний період
При заповненні інших підрозділів розділу 6 уточненого розрахунку потрібно дотримуватися наступних правил:
- в підрозділі 6.4. «Відомості про суму виплат та інших винагород, нарахованих на користь фізичних осіб» повинні бути вказані правильні суми виплат;
- в підрозділі 6.5. «Відомості про нараховані страхові внески» потрібно показати вірну суму нарахованих внесків;
- в підрозділ 6.6. «Інформація про коригувальних відомостях» слід перенести дані з відповідного підрозділу первинного розрахунку (якщо в первинному розрахунку підрозділ 6.6. Був заповнений). Ніяких виправлень вносити в цей підрозділ не треба;
- підрозділ 6.7. «Відомості про суму виплат і інших винагород на користь фізичної особи, зайнятого на відповідних видах робіт» потрібно заповнити, якщо були занижені ще й внески за додатковими тарифами;
- підрозділ 6.8. «Період роботи за останні три місяці звітного періоду» потрібно заповнити обов'язково, оскільки відомості, які містяться в розділі 6 з типом коригування «коригуюча» замінюють на особовому рахунку працівника відомості про стаж, завантажені з первинного розрахунку.
Таким чином, до складу розрахунку РСВ-1 за поточний звітний період потрібно включити розділи 6, в яких містяться відомості по всім працівникам за даний звітний період (з типом коригування «вихідна»), а також розділи 6 з типом коригування «коригуюча» щодо працівників, за якими уточнюються відомості за попередній період.
Сплата недоїмки і пені
Подання уточненого розрахунку звільняє від штрафу за несплату внесків, якщо дотримані умови, перераховані в пункті 1 частини 4 статті 17 Закону № 212-ФЗ. По-перше, уточнення повинні бути представлені до моменту, коли страхувальник дізнався про те, що контролери з ПФР виявили заниження оподатковуваного бази, або про те, що вони призначили виїзну перевірку. По-друге, ще до подачі «уточненки» страхувальник повинен заплатити суму, якої бракує страхових внесків і відповідні їй пені. Належна до сплати сума пені розраховується виходячи з 1/300 ставки рефінансування ЦБ РФ, що діє за кожен день прострочення (ч. 6 ст. 25 Закону № 212-ФЗ). Якщо цього не зробити, на організацію буде накладено штраф в розмірі 20% від суми внесків, не сплачених у строк (п. 1 ч. 4 ст. 17. ч. 1 ст. 47 Закону № 212-ФЗ).
Таким чином, якщо страхувальник виявив помилку, яка призвела до заниження суми внесків до сплати, безпечніше відразу уявити «уточненку» і доплатити внески. Якщо ж страхувальник вирішить зробити перерахунок внесків в поточному звітному періоді, то не виключено, що перевіряючі з ПФР встигнуть виявити помилки, донараховано внески і привернуть його до відповідальності за несплату внесків. Зауважимо також, що контролери не зможуть пред'явити страховику будь-які претензії за сам факт неподання уточненого розрахунку, якщо всі необхідні суми будуть сплачені.