Як відобразити в документах зміну прізвища - все про кадрах

Вступ до шлюбу (або розлучення) - одна з найпоширеніших причин зміни прізвища працівника. В цьому випадку нові дані потрібно вказати в бухгалтерських та кадрових документах організації. Якщо прізвище змінив керівник організації, про це необхідно повідомити ще й податкову інспекцію, ПФР, банк і ділових партнерів. Про все по порядку.

Зміни в «кадрових» документах

Згідно п. 2 ст. 19 ГК України будь-який громадянин РФ, який досяг 14 років, має право змінити ім'я, прізвище та по батькові. Причому прізвище може бути змінена як на підставі актів цивільного стану (висновок або розірвання шлюбу), так і за бажанням особи.

Керівник, який змінив прізвище, повинен подати в кадрову службу заяву про внесення змін до документів. Дана заява складається в довільній формі із зазначенням причини змін, що відбулися. До заяви керівник повинен додати копії документів, що підтверджують зміну персональних даних (паспорт, свідоцтво про реєстрацію (розірвання) шлюбу, про зміну прізвища). Оригінали документів досить просто пред'явити співробітникам кадрової служби роботодавця.

Далі на підставі заяви керівника необхідно підготувати і зафіксувати в журналі реєстрації наказ про внесення змін в документи, що містять його персональні дані. З наказом слід ознайомити під розпис самого керівника, а також відповідальних працівників кадрової служби та бухгалтерії.

Зверніть увагу, що наказ видається лише при пред'явленні керівником нового паспорта (одного свідоцтва про шлюб недостатньо), так як, поки працівник не поміняв паспорт, прізвище його залишається незмінною.

Згідно п. 12 Положення про паспорт громадянина РФ * (1) заміна паспорта проводиться, зокрема, при зміні прізвища, імені, по батькові, відомостей про дату (число, місяць, рік) та / або місце народження, статі. Відповідно до п. 15 Положення про паспорт громадянина України документи та особисті фотографії для отримання або заміни паспорта повинні бути здані громадянином не пізніше 30 днів після зміни прізвища або інших даних.

На підставі поданих документів (свідоцтва про шлюб та паспорта) необхідно внести зміни в «кадрові» документи, що містять персональні дані керівника. В першу чергу потрібно скорегувати дані в трудовій книжці і особистій картці працівника (форма Т-2 * (2)).

Звертаємо вашу увагу на те, що відповідно до п. 2.3 Інструкції щодо заповнення трудових книжок * (3) зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові і дату народження виробляються на підставі паспорта, свідоцтв про народження, шлюб, розірвання шлюбу, зміні прізвища, імені, по батькові та інших документів з посиланням на їх номер і дату.

Зміни вказуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Колишнє прізвище закреслюється однією рисою, і записуються нові дані. Посилання на відповідні документи робляться на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки і завіряються підписом роботодавця або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою організації.

Зміни до особової картки працівника можна внести двома способами:

- колишнє прізвище (ім'я, по батькові) закреслити однією рисою так, щоб можна було прочитати закреслене, і зверху або збоку написати нові відомості. Далі виправлення завірити підписом уповноваженої особи * (4);

- роздрукувати особову картку з новими даними. Досить буде роздрукувати ті сторінки особової картки, в які вносились зміни. На колишньої сторінці робиться відмітка, що вона була замінена в зв'язку зі зміною прізвища. На новій сторінці теж слід відобразити факт заміни.

Про трудовому договорі

Згідно ст. 72 ТК Україна внесення змін до трудового договору керівника здійснюється в разі змін певними сторонами умов праці. Зміна прізвища не змінює умов праці, тому виникає питання - чи потрібно вносити зміни до трудового договору, укладати додаткову угоду до нього або ж буде досить прикласти до укладеного договору копії документів про зміну прізвища? Однозначної відповіді немає.

На наш погляд, якщо зафіксувати зміну прізвища в трудовому договорі з керівником, це не буде порушенням законодавства. Внесення змін можна зробити двома способами.

Перший спосіб: вказати нове прізвище в тексті трудового договору, зазначивши, на підставі якого документа вносяться зміни (найменування документа, орган, що видав документ, його номер і дата видачі). Також внести виправлення в розділ «Реквізити сторін», так як разом зі зміною прізвища у співробітника змінилися і паспортні дані.

Зверніть увагу, що виправлення підлягають обидва примірника договору: і той, який зберігається в організації, і той, що знаходиться у співробітника.

Подаємо документи в податкову інспекцію

Про зміну прізвища або інших паспортних даних чинного керівника потрібно повідомити в реєструючий орган за місцем свого знаходження протягом трьох днів з моменту отримання керівником нового паспорта (п. 5 ст. 5 Закону N 129-ФЗ). Якщо строк пропущено, податкові інспектори можуть притягнути до адміністративної відповідальності керівника організації, що здійснює керівництво поточною діяльністю організації. Тобто можуть винести попередження або накласти адміністративний штраф у розмірі 5000 руб. (П. 3 ст. 14.25 КоАП РФ).

- через представника;

- поштовим відправленням з повідомленням і описом вкладення, яку запевняє працівник пошти.

Якщо документи в інспекцію представляє уповноважена особа, на нього потрібно в обов'язковому порядку оформити завірену у нотаріуса довіреність (абз. 3 п. 1 ст. 9 Закону N 129-ФЗ).

Повідомляємо в ПФР

На підставі отриманих документів працівники ПФР протягом місяця відображають всі зміни в індивідуальному особовому рахунку застрахованої особи і видають нове страхове свідоцтво з тим же номером індивідуального особового рахунку (п. 4 ст. 7 Закону N 27-ФЗ).

інформуємо банк

Таким чином, організація повинна представити в банк:

- банківську картку із зазначенням нового прізвища керівника. Нову підпис потрібно завірити або у нотаріуса, або безпосередньо в банку у уповноваженого працівника (п. 7.12 і 7.13 названої інструкції);

- документ, що засвідчує особу керівника, з новим прізвищем.

Строків повідомлення банку про зміну персональних даних працівників і керівників, які мають право першого підпису, законодавством не встановлені. Зазвичай цей термін вказується в договорі банківського рахунку.

Не забуваємо про партнерах

Керівник підписує договори бюджетної організації, тому про зміну його прізвища також необхідно повідомити всіх партнерів, з якими у установи укладено діючий на даний момент договори.

Звичайною практикою в договорах є пункт, що, якщо у однієї сторони змінюються будь-які реквізити (в тому числі прізвище керівника), вона зобов'язана повідомити про це іншим сторонам договору. За порушення даного пункту можуть передбачатися серйозні штрафні санкції.