Як відобразити в бухобліку і при оподаткуванні витрати на придбання проїзних квитків на

Сторінка 1 з 2

Організація може оплатити співробітникам проїзд в громадському транспорті (ч. 1 ст. 129 ТК РФ). Спосіб оплати організація вибирає самостійно (співробітнику можуть відшкодувати витрачені на проїзд кошти або придбати для нього квиток).

Якщо проїзний квиток набуває співробітник, то йому виплачується грошова компенсація. Підставою для її нарахування може бути заява співробітника (з доданим проїзним документом) і наказ (розпорядження) керівника організації.

Ситуація: як оформити видачу проїзних квитків працівникам

Список співробітників, які мають право користуватися проїзними квитками, повинен бути затверджений наказом керівника (іншим локальним актом організації, наприклад Правилами трудового розпорядку) або встановлений в трудовому (колективному) договорі. Такий порядок випливає з частини 3 статті 57 Трудового кодексу РФ.

Ситуація: чи повинна організація закріпити набутий нею проїзний квиток на громадський транспорт за конкретним співробітником

Організація має право придбати один або кілька проїзних квитків, не закріплюючи їх за конкретними співробітниками. При цьому квиток видається співробітникам у міру потреби з подальшим його поверненням. У наказі по організації можуть не обумовлюватися посади і прізвища співробітників, які мають право користування таким проїзним квитком. Але потрібно обумовити правила його зберігання і використання. Крім того, передбачте в наказі порядок підтвердження службового характеру поїздок.

Суму компенсації відобразіть на рахунку 73 «Розрахунки з персоналом за іншими операціями». При нарахуванні компенсації зробіть запис:

Дебет 26 (44, 08 ...) Кредит 73
- нарахована компенсація витрат, пов'язаних з придбанням проїзних квитків.

Виплату компенсації відобразіть так:

Дебет 73 Кредит 50
- оплачений проїзний квиток.

Якщо організація набуває квитки централізовано (за безготівковим розрахунком або через підзвітну особу), то перш ніж видати їх співробітникам, квитки потрібно оприбуткувати на баланс. Проїзні квитки є грошовими документами. Тому в бухобліку їх надходження відобразіть на рахунку 50-3 субрахунок «Проїзні документи» (Інструкція до плану рахунків):

Дебет 50-3 субрахунок «Проїзні документи» Кредит 60 (76)
- оприбутковано в касу проїзні квитки, придбані в транспортному агентстві;

Дебет 50-3 субрахунок «Проїзні документи» Кредит 71
- оприбутковано в касу проїзні квитки, придбані через підзвітну особу (на підставі авансового звіту).

Списання проїзних квитків відобразіть проводкою:

Дебет 26 (44 ...) Кредит 50-3 субрахунок «Проїзні документи»
- списана вартість використаних проїзних квитків.

Приклад відображення в бухобліку витрат на придбання проїзних квитків для співробітників

Список співробітників, що мають право користування проїзними квитками, затверджений наказом керівника організації. Видачу та повернення проїзних квитків касир «Гермеса» фіксує в спеціальній відомості. Після закінчення терміну дії проїзних квитків їх вартість списується на витрати.

В обліку організації зроблені такі записи.

Дебет 71 Кредит 50
- 1270 руб. - видано під звіт для придбання місячного проїзного квитка (на підставі видаткового касового ордера);

Дебет 50-3 субрахунок «Проїзні документи» Кредит 71
- 1270 руб. - оприбутковано в касу проїзний квиток (на підставі авансового звіту);

Дебет 71 Кредит 50-3 субрахунок «Проїзні документи»
- 1270 руб. - видано проїзний квиток співробітнику.

Дебет 50-3 субрахунок «Проїзні документи» Кредит 71
- 1270 руб. - повернуто проїзний квиток співробітником;

Дебет 44 Кредит 50-3 субрахунок «Проїзні документи»
- 1270 руб. - списана вартість використаного проїзного квитка.

Ситуація: як відобразити в бухобліку придбання для співробітників безлімітних карток на проїзд в метро. За кожну картку метрополітен стягує заставну вартість

При придбанні безлімітних транспортних карт метрополітену стягується заставна вартість. Заставну вартість повернуть покупцеві при пред'явленні працездатною і неушкодженою карти в будь-якій касі метро (Правила користування транспортними картами).

У зв'язку з цим рахунок 97 «Витрати майбутніх періодів» використовується не у всіх випадках, в яких він застосовувався раніше. Цей рахунок можна використовувати за умови, що відповідні суми прямо названі в якості витрат майбутніх періодів в діючих ПБО. Або суми можуть бути враховані на рахунку 97, якщо вони відповідають таким критеріям:

• організація понесла витрати, при цьому у контрагента не виникло зустрічних зобов'язань перед нею (в іншому випадку визнається дебіторська заборгованість, а не витрата);
• дані витрати не формують вартість матеріально-виробничих запасів або показник виробничої собівартості і не пов'язані з продажем товарів поточного періоду;
• витрати зумовлюють отримання доходу протягом декількох звітних періодів і не впливають на фінансовий результат поточного періоду.

Оплата безлімітного карти метрополітену до витрат майбутніх періодів не відноситься і не є витратою поточного періоду. Адже гроші за карту виплачені заздалегідь, до того, як співробітники скористалися послугами метрополітену. Отже, у метрополітену виникло зустрічне зобов'язання перед організацією (дебіторська заборгованість) по наданню послуг протягом терміну дії карти.

Тому грошові кошти, виплачені за карту, відобразіть в складі виданих авансів. У бухобліку придбання карти і внесення застави за карту відобразіть проводками:

Дебет 60 Кредит 71
- оплачена через підзвітну особу вартість карти (з урахуванням заставної вартості);

Дебет 009
- відображено видане заставне забезпечення.

При отриманні картки зробіть проводку:

Дебет 002
- прийнята транспортна карта за баланс.

Рух транспортних карт всередині організації доцільно відображати в журналі обліку прийому та видачі транспортних карт метрополітену.

Щомісяця в обліку робіть проводку:

Дебет 91-2 Кредит 60

- списана частина вартості карти (без урахування заставної вартості).

При поверненні карти емітенту (в касу метрополітену) зробіть проводки:

Дебет 50 Кредит 71
- внесені кошти за карту, здану в касу метрополітену, підзвітним співробітником;

Дебет 71 Кредит 60
- списана заставна вартість карти.

При втраті картки співробітником її заставну вартість врахуйте в складі інших витрат:

Дебет 91-2 Кредит 60
- списана заставна вартість карти на витрати.

Якщо прийнято рішення утримати вартість карти з співробітника, винного у втраті, зробіть проводку:

Дебет 73 Кредит 60
- Відображено заборгованість винної особи в розмірі заставної вартості карти.

При будь-якому вибутті транспортної карти (наприклад, повернення її метрополітену) в обліку зробіть проводки:

кредит 002
- списана транспортна карта з позабалансового рахунку;

кредит 009
- списано видане заставне забезпечення.

Такі правила встановлені в Інструкції до плану рахунків (рахунки 002 і 009).

Про те, як оформити і відобразити в бухобліку компенсацію вартості проїзду співробітнику, якому встановлено роз'їзний характер робіт, див. Як оформити і відобразити в бухобліку і при оподаткуванні компенсацію за роз'їзний характер роботи.

Ситуація: чи потрібно утримати ПДФО при оплаті співробітнику витрат на проїзд в громадському транспорті. Роз'їзний характер робіт співробітникові не встановлено

Однозначної відповіді на це питання законодавство не містить.

Щодо нарахування зарплатних податків і внесків з компенсацій вартості проїзду співробітникам, яким встановлено роз'їзний характер робіт, див. Як оформити і відобразити в бухобліку і при оподаткуванні компенсацію за роз'їзний характер роботи.

Порядок розрахунку інших податків залежить від того, яку систему оподаткування застосовує організація.