Як відновити трудову книжку через пенсійний фонд

Трудові книжки виступають вкрай важливим для всіх працюючих громадян документом: на її підставі оцінюється стаж працівника і його репутація. Більш того, навіть не дивлячись на те, що при визначенні розміру пенсії працівнику здійснюється на підставі інших джерел інформації, ПФР все ж просить прикласти до пакету документів і трудову книжку.

Якщо працівник працевлаштований - то його документ про трудову діяльність знаходиться у роботодавця; якщо він безробітний - то він зберігається у нього. Як в тому, так і іншому випадку трудова книжка може бути втрачена. Її відновлення - обов'язкова процедура. Як ж бути, якщо трудова книжка загублена? Куди звертатися?

Існує певний алгоритм, який дозволяє працівнику відновити документ. Він передбачає звернення до різних інстанцій, а саме:

В першу чергу, можна звернутися за попереднім місцем роботи: колишній роботодавець зобов'язаний за законом відновити втрачений документ працівнику, причому незалежно від того, скільки часу пройшло з моменту звільнення;
По-друге, якщо компанія, в якій працював співробітник була ліквідована, то він має право звернутися в архів компанії (він передається при її ліквідації в Мін'юст) і зробити запит про відновлення трудового стажу туди (при такому розкладі можна розраховувати, щонайменше, на отримання копії трудової книжки);
По-третє, можна відправитися в Пенсійний фонд, де акумулюється інформація про трудовий стаж співробітників за підсумками сплати ними страхових внесків;
І, нарешті, як крайній захід, працівник може підготувати позовну заяву до суду на роботодавця, який відмовляється відновити його трудову книжку.

Одним з перевірених способів, який доречний навіть в тому випадку, якщо працівник уже вийшов на заслужену пенсію - це звернення до ПФР.

Зробити це можна одним з двох способів:

самостійно (якщо документ втрачено в період відсутності роботи);
через свого роботодавця (якщо в момент втрати документ перебував у кадровому відділі компанії).

Коли мова йде про втрачену трудовій книжці, то будь-якому співробітникові важливо брати до уваги деякі нюанси.

Якщо працівник працював в компанії на підставі строкового трудового договору, термін його угоди закінчився, трудові відносини припиняються. У цей момент виявляється, що трудова книжка працівника пропала. Що робити в це ситуації? Відразу ж написати заяву про зникнення документа на ім'я керівника фірми. В цьому випадку весь процес відновлення трудової книжки ляже на колишнього роботодавця.
Якщо працівник втратив документ в період відсутності роботи, він має право звернутися за останнім місцем своєї трудової діяльності з проханням про відновлення документа.
Якщо загублена нова трудова книжка (1-3 місяці роботи), то набагато простіше завести новий її бланк, ніж очікувати відновлення документа протягом, щонайменше, двох тижнів.

Поза всяким сумнівом, працівник може відновити трудову книжку через Пенсійний фонд і самостійно. Однак в цьому випадку на це може піти чимало часу: в цьому державному органі йому доведеться вистояти не одну чергу.

Як же правильно відновити трудову книжку через ПФР і не завдати при цьому шкоди своїй майбутній пенсії? Мова про це піде нижче.

Чи можна відновити через пенсійний фонд?

Перше питання, на яке доведеться дати відповідь працівника чи роботодавця: чи реально відновлення трудової книжки через Пенсійний фонд (ПФР)?

Беручи до уваги той факт, що ПФР - державний орган, який бере безпосередню участь у трудових відносинах (зокрема, приймає страхові виплати від працівників), то через нього, поза всяким сумнівом, можна буде відновити свою трудову.

Найчастіше за відновленням документа в ПФР звертаються громадяни перед пенсійного та пенсійного віку. Однак на практиці, він обслуговує всіх без винятку працівників.

Існує кілька важливих нюансів звернення громадян в ПФР за відновленням трудової книжки:

По-перше, видача дубліката можлива тільки на підставі запиту, який до державного органу направляє роботодавець або працівник;
По-друге, якщо стаж роботи співробітника перевищує 15 років, то може виникнути утруднення: далеко не всі відомості збереглися в архівах ПФР, що потребують більшого періоду часу для відновлення документа;
По-третє, відновлення відомостей здійснюється строго на підставі страхових відрахувань, які роботодавець робив за рахунок працівника.

Якщо більш детально торкнутися процесу відновлення трудової книжки через роботодавця, то тут можливий навіть варіант відновлення трудової книжки, втраченої у колишнього роботодавця за новим місцем роботи. Самому роботодавцю потрібно лише:

направити запит в ПФР;
отримати відомості про трудовий стаж працівника;
внести відомості в новий бланк трудової книжки і поставити на її титульному аркуші позначку «Дублікат».

Звернутися за такого роду відомостями про своїх працівників будь-яка організація може в будь-який час, і до того ж - абсолютно безкоштовно. При цьому їй буде видано довідку СЗВ-К, яка буде відображати весь стаж роботи співробітника (Постанова Уряду №122-П).

При відправці запиту роботодавцем або працівником відомості надаються їм протягом 10 робочих днів. Після цього, роботодавець протягом 5-ти днів оформляє дублікат і передає його працівнику.

процедура відновлення

Почати процес відновлення трудової книжки необхідно з визначення відповідальності, тобто того, у кого саме перебував документ в момент його втрати.

Якщо відповідальність несе роботодавець, то достатньо лише написати заяву на ім'я його керівника про відновлення документа.

Якщо у втраті трудової винен сам працівник, то йому необхідно зробити наступні дії:

Підготувати пакет обов'язкових документів - паспорт та СНІЛС (якщо збереглася копія трудової книжки, то до пакету паперів додається і вона);
У відділенні ПФР за місцем проживання підготувати заяву про втрату документа і прикласти до нього пакет паперів;
В ході бесіди зі співробітником ПФР надати йому усну інформацію про місця своєї трудової діяльності (відповідно, лише про тих, в рамках яких мало місце офіційне працевлаштування);

Слід зазначити, що звертатися з заявою необхідно саме в відділення ПФР за місцем прописки (для роботодавців - за місцем реєстрації), в іншому випадку в наданні інформації можуть відмовити.

Мито за відновлення документа не стягується. Процес відновлення інформації може зайняти 10-15 робочих днів. Як правило, про точний термін працівника повідомляють ще в момент подачі заяви.

Важливо розглянути також два важливих випадку: відновлення трудової книжки на підставі її копії та без неї.

Відновлення трудової книжки при наявності її копії

Найчастіше працівник втрачає трудову книжку, але її копальні залишається у нього на руках. При цьому копія може бути завірена нотаріусом, а може і не мати офіційного засвідчення.

Без нотаріального засвідчення копія не має юридичної сили. Однак вона може стати хорошим орієнтиром для працівників ПФР, які зуміють відновити трудовий стаж працівника за все за 5-7 днів.

Відновлення трудової книжки при наявності її копії

Якщо у працівника на руках не виявилося копії трудової книжки, то існує ще один спосіб її отримання. Необхідно звернутися в кадровий відділ останнього місця трудової діяльності. Відповідальні кадрові працівники завжди знімають копії з трудових книжок перед тим, як віддати їх звільненим співробітникам.

Якщо працівник зможе представити в ПФР інші документи, що підтверджують його трудовий стаж, то процес оформлення дубліката може бути істотно прискорений. Які папери можуть бути пред'явлені?

Накази керівництва організацій роботодавців про прийом і звільнення працівника;
Виписки з журналів реєстрації трудових книжок;
Відомості про нарахування зарплати;
Виписка з особового рахунку на який перераховувалися страхові відрахування.

Всі зазначені документи та їх копії можна запросити у роботодавців. У деяких випадках ПФР робить це самостійно.

Для чого потрібна копія, якщо відомості про працевлаштування і без нього є в ПФР? Справа в тому, що далеко не всі роботодавці відповідально подають відомості про працівників в цей державний орган.

Варто додати, що самі роботодавці також представляють в ПФР копії трудових книжок своїх працівників разом із запитом про відновлення документа.

Як відновити пенсіонеру?

пенсіонер втратив трудову книжку що робити

У пору, коли багато пенсіонерів продовжують активну трудову діяльність вже після виходу на заслужений відпочинок втратити трудову книжку може і працівник похилого віку. Для нього цей документ має особливе значення: на його підставі оформляються надбавки до пенсій.

Що робити - пенсіонер втратив трудову книжку? Як йому відновити втрачений документ? У цьому випадку йому однозначно слід звернутися до Пенсійного фонду. Тут йому відновлять відомості про трудовий стаж за весь період його роботи. Ця процедура також вкрай необхідна тим громадянам, які тільки оформляють свою пенсію.

Але чи все так безхмарно, як здається на перший погляд? В процесі відновлення відомостей про трудову діяльність працівника через Пенсійний фонд є одна складність: цей державний орган має далеко не вичерпною інформацією з цього приводу.

Найчастіше тут можна запросити точні відомості лише за останні 15 років. Однак цей зовсім не привід відмовлятися від допомоги ПФР. Цей державний орган може:

Перевірити відомості про працівника через інші державні структури користуючись механізмом міжвідомчої взаємодії;
Послати запити колишнім роботодавцям співробітника з проханням надати адекватну інформацію про нього.

У самому крайньому випадку, Пенсійний фонд надасть заявнику часткову інформацію про трудовий стаж працівника, яку можна буде надалі доповнити з інших джерел інформації.

У зв'язку з цим можна встановити наступне: пенсіонер може відновити в повному або частковому вигляді свою трудову книжку через ПФР, однак цей процес може зайняти не менше 25-35 днів (в залежності від обсягу навантаження відділення фонду в тому чи іншому регіоні).

Відновлення трудової книжки через ПФР - зручна процедура отримання дубліката документа. Однак очевидно, що процес цей вимагає збору документів, особистого візиту до відділення фонду, очікування не менше двох тижнів. Саме тому в процесі трудової діяльності найкраще час від часу копіювати свою трудову і завіряти копію в нотаріальній конторі. В цьому випадку при втраті документа буде потрібно лише звернутися до роботодавця, і отримати дублікат вже на наступний день.