Як відбувається обмін даними з бухгалтерією
Вивантаження даних з конфігурації «Управління торгівлею» в конфігурацію «Бухгалтерський облік» здійснюється на рівні документів. У конфігурацію «Бухгалтерський облік» вивантажуються тільки ті документи, для яких в конфігурації «Управління торгівлею встановлена ознака регламентованого обліку (« відбити в регл.учете »).
Документи вивантажуються за вказаною в діалоговому вікні настройки юридичній або фізичній особі власної організації (рис. 177).
Для вивантаження можна відібрати тільки ті документи, які відносяться до конкретного складу або конкретному підрозділу. За допомогою множинного фільтра можна встановити відбір документів, що відносяться до декількох складах та / або кільком підрозділам.
Можна вивантажувати не всі документи, а тільки документи певного виду, наприклад, тільки платіжні документи. Для того щоб встановити такий відбір, треба перейти на закладку «Правила вивантаження даних» і натиснути на кнопку «Завантажити правила обміну». Після завантаження правил обміну треба зняти прапор «Господарські операції» і встановити прапор тільки у платіжних документів, які необхідно вивантажити. Наприклад, так, як це показано на малюнку 179.
Вивантаження здійснюється при натисканні на кнопку «Виконати».
Завантаження даних в конфігурації «Бухгалтерський облік» проводиться за допомогою універсальної завантаження даних (пункт меню «Сервіс» - «Обмін даними» - «Завантаження даних»).
Ідентифікація документів при завантаженні для більшості документів здійснюється за номером і датою документа. При цьому завантаження документів залежить від установки прапора «Не заміщати документи при завантаженні». Якщо прапорець встановлений, то при знаходженні в інформаційній базі конфігурації «Бухгалтерський облік» документа, що має такий же номер і дату, як і завантаження з конфігурації «Управління торгівлею» документ, він завантажуватися не буде. Якщо прапор не встановлений, то при завантаженні документ, знайдений в ІБ конфігурації «Бухгалтерський облік», буде замінений на документ, вивантажений з ІБ конфігурації «Управління торгівлею».
При повторному завантаженні документів може виникнути наступна ситуація. У ІБ «Управління торгівлею» змінили дату вже проведеного документа, який був раніше вивантажено в ІБ «Бухгалтерський облік». При спробі завантаження такого документа в ІБ «Бухгалтерський облік» даний документ буде сприйматися, як новий документ. При завантаженні перевіряється унікальність номера, і програма намагається привласнити документу новий номер, виникає конфлікт при записі документа. При виникненні такої ситуації рекомендується перед початком завантаження в ІБ «Бухгалтерський облік» видалити документи попередньої завантаження і зробити завантаження заново.
Документи в конфігурацію «Бухгалтерський облік» завантажуються непроведеними. При проведенні документа формуються ті бухгалтерські проводки, які відповідають вказаним видом документа.
Приклад. При завантаженні документа «Реалізація товарів» з видом операції «Реалізація товарів (комісія)» конфігурації «Управління торгівлею» в конфігурації «Бухгалтерський облік» при завантаженні формується документ «Відвантаження товарів, продукції» з встановленим видом відвантаження «Відвантаження (рахунок 45)», а при завантаженні документа «Реалізація товарів» з встановленим видом операції «Реалізація товарів (купівля-продаж» формується документ з видом відвантаження «продаж (рахунок 90)». при проведенні документів будуть сформовані відповідні проводки по відвантаженню то арів на комісію або з продажу товарів.
Установка прапора «Податкова база ПДВ визначається: по відвантаженню (по оплаті)» впливає на ті рахунки обліку ПДВ, які за замовчуванням будуть встановлені в конфігурації «Бухгалтерський облік» для документа «Рахунок фактура виданий». Якщо вибрано «по відвантаженню», то буде встановлено рахунок обліку ПДВ - 68.2, а якщо по оплаті - то буде встановлено рахунок обліку ПДВ - 76 Н
Для обліку продажів, оподатковуваних єдиним податком на поставлений дохід (ЕНВД) при вивантаженні документів потрібно встановити прапор «ПДВ включати в собівартість».
Вивантаження документів можна проводити поетапно. Наприклад, спочатку можна відібрати документи тих складів, з яких продажу виробляються без урахування ЕНВД (єдиного податку на поставлений дохід). При цьому прапор «ПДВ включати в собівартість» не встановлювати і вивантажити документи. Потім відібрати для вивантаження документи тих складів, продажі яких обкладаються ЕНВД, встановити прапор «ПДВ включати в собівартість» і провести вивантаження наступної групи документів.
При завантаженні документів в конфігурацію «Бухгалтерський облік» для документів надходження буде встановлений прапор «ПДВ включати до вартості».
Методи розрахунку собівартості в конфігурації «Управління торгівлею» і «Бухгалтерський облік» різні. У конфігурації «Управління торгівлею» ведеться облік по партіях товарів і, відповідно, собівартість може розраховуватися за методами ФІФО або ЛІФО. У конфігурації «Бухгалтерський облік» застосовується середньозважений алгоритм розрахунку собівартості. Тому після проведення документів в конфігурації «Бухгалтерський облік» дані з розрахунку собівартості можуть відрізнятися від даних в конфігурації «Управління торгівлею».