Як створити систему в своєму бізнесі

Бізнес - це система. З одного боку, такий підхід складний для тих, хто звик зробити щось швидко на коліні і тут же швидко отримати гроші. Зазвичай у подібних підприємців все так само швидко і закінчується.

Бізнес - це системна робота бізнес-процесів, людей, які працюють в цій системі і власника - засновника компанії, який працює не всередині компанії, а займається її розвитком. Безумовно, є різні етапи розвитку бізнесу від зародження стартапу до перетворення в стабільно розвивається, але в будь-якому випадку потрібно прагнути до того, щоб бізнес працював без вас, а ви займалися тільки його масштабуванням.

Елементи системи МІГ Бізнес

1. Будівництво фундаменту.

На початку потрібно визначитися зі стратегією власника. Необхідно розуміти, куди ви особисто хочете йти. Чи хочете ви розвивати компанію, бути першою особою, з'являтися на світських вечірках, виступати на важливих конференціях галузі, або ви хочете поїхати на Гоа і з ноутбука керувати своїм бізнесом? Відповідно, з стратегії власника будується стратегія бізнесу. Під ваші бажання і вимоги потрібно вибудовувати вже сам бізнес. Виходячи з ваших сильних і слабких сторін буде вибудовуватися ваш бренд. Це ваша основа, ваш вектор розвитку. Більш докладно про те, як написати особисту стратегію власника бізнесу. я вже розповідав на своєму блозі.

2. Структура бізнесу.

Інфраструктура власника.

Якщо говорити про сучасний бізнес, про те, що ви хочете працювати в нових реаліях, то швидше за все, ви хочете керувати бізнесом віддалено, через інтернет, і залучати віддалених співробітників. Якщо у вас ще немає досвіду роботи з такими співробітниками, ви можете знайти декілька практичних рекомендацій в моїй статті "Як працювати з віддаленими співробітниками?" За рахунок цього ви можете знизити витрати, підвищити ефективність і контроль над ними і т.д.

Хмарна інфраструктура бізнесу - те, на чому буде працювати ваш бізнес.

Ключовий момент - інфраструктура повинна знаходитися в інтернеті, в хмарі. Чому? Чи не через те, що це зараз модно і так все роблять. Ні. Якщо вся ваша інформація знаходиться в хмарі, то ви можете управляти бізнес-процесами безпосередньо в інтернеті. Ви можете поєднувати одні елементи інформації з іншими, налаштовувати автоматизацію, наприклад, за допомогою Zoho CRM. і за рахунок цього значно підвищувати ефективність вашого бізнесу і знижувати витрати. На щастя, зараз все технології типу Oracle, які раніше були доступні тільки для крупного бізнесу, доступні у вигляді простих хмарних додатків для малого і середнього бізнесу.

Організаційно-функціональна структура.

Ви повинні розуміти, з яких відділів повинен складатися ваш бізнес. Де генеральний директор, де який відділ, хто маркетингом займається, хто продуктом, хто продажами, хто підтримують процесами і т.д.

3. Опис внутрішніх процесів компанії.

Як мінімум, повинні бути описані процеси верхнього рівня. Ви повинні розуміти весь шлях від того, як ви залучаєте клієнта до того моменту, як ви отримуєте відгук від вашого клієнта. Це фундамент, який необхідно відбудовувати з самого початку і далі заглиблюватися в маркетинг, продажу, автоматизацію продукту і всього іншого. Без розуміння, без опрацювання всього цього буде досить складно.

З чого почати?

Починати варто з блоку продажів і маркетингу - це драйвер грошей в ваш бізнес. Потім має сенс відбудовувати вашу технологію управління продуктом, то, як ви робите послуги, як керуєте командою, фінансами і т. Д. Тому важливо розуміти, що спочатку ми відбудовував фундамент, далі вибудовуємо систему бек-офісу і опрацьовуємо продажу і маркетинг для того, щоб вибудувати надійну систему залучення потенційних клієнтів і систему продажів.

Приклад функціональної структури невеликої компанії

Важливий момент: якщо у вас поки невелика компанія і трохи співробітників, вам все одно потрібно побудувати таку функціональну структуру. Для чого? Ви розумієте, куди ви повинні прийти і скільки співробітників у вас повинно працювати. Ви прописуєте ролі, навіть якщо ви поки ще працюєте один в компанії або у вас невелика команда з 3-4 чоловік. Навпаки кожної ролі ви прописуєте прізвище конкретної людини.

Ваше завдання грати в наступну гру: викреслювати себе з багатьох квадратиків і наймати туди нових людей. Для того, щоб найняти нову людину ви повинні чітко розуміти, що це за роль, чим займається людина в компанії, які функції він виконує, в яких бізнес-процесах він бере участь, з якими сервісами він взаємодіє і у нього повинні бути чіткі інструкції, регламент того, що необхідно робити. Щоб, коли людина приходить до вас в компанію, не було такої історії:

- А давай ти будеш моїм помічником?
- А що я буду робити?
- А не знаю ще. Все, що мені прийде в голову.

Найчастіше подібні експерименти призводять до конфліктних ситуацій.

Для того, щоб все ефективно працювало, ви робите наступне: наймаєте людину, прописуєте конкретний функціонал, обов'язки, компетенції, якими повинен володіти людина, відкриваєте йому на вашому корпоративному порталі інструкції, регламенти у вашій навчальній системі. Співробітник це вивчає і включається в роботу практично без вас. Варто один раз пропрацювати цю систему для того, щоб в подальшому не витрачати час на те, якщо, припустимо, людина звільниться і вам потрібно буде наймати нового співробітника.

Опис процесів в компанії

Процеси верхнього рівня вашої компанії, наприклад, можуть виглядати таким чином. Посередині ваш основний процес: від вашого залучення до отримання відгуків. Вгорі у вас процеси управління, розвитку стратегічного управління і внизу підтримують процеси - адміністрування, процес управління фінансами, підтримка клієнтів і т.д. У вас, як мінімум, повинні бути збудувати ці процеси, і бути розуміння, як функціонує ваша компанія.

Якщо ви знаєте, які бізнес-процеси є у вашій компанії, то у вас є розуміння того, як все це масштабувати. Як масштабувати маркетинг, продажу, обслуговування вашої системи продукту, послуг, як надавати послугу, створювати продукт і т.д. Якщо цього немає - забудьте про масштабування. У вас буде хаос.

Інфраструктури бек-офісу і фронт-офісу в вашому бізнесі

Якщо від попередньої схеми перейти до більш простою схемою, то отримуємо наступне: весь бізнес ділиться на 2 частини:

1. Фронт-офіс - то, що взаємодіє з вашими клієнтами. Це маркетинг (як ви залучаєте клієнтів) і продажу (як ви робите з відвідувача, потенційного клієнта клієнта вашої компанії).
2. Бек-офіс - все, що знаходиться за горизонтом видимості вашого клієнта. Це те, як ви керуєте компанією, як ви керуєте фінансами, як створюєте продукт, надаєте послуги. Це ваше ноу-хау, то, як функціонує ваша компанія.

Припустимо, у вас ще нічого немає. Що потрібно робити? Необхідно відбудувати інфраструктуру бек-офісу, щоб ви на надійній платформі могли розвивати компанію. Це ваше документохраненіе, система управління компанією, система управління знаннями компанії і система управління паролями.

Після того, як ви все це організували, і ваше управління бізнесом знаходиться в інтернеті (в хмарі), далі йде вибудовувати систему маркетингу - то, як ви залучаєте ваших потенційних клієнтів і те, як ви будуєте безпосередньо продажу. Базова інфраструктура у вас вже є і далі ви займаєтеся залученням клієнтів і самим продажем.

Без системи бек-офісу у вас буде складна ситуація. Вам потрібно залучати маркетологів, щоб вони працювали над системою трафіку. Для цього необхідно передати їм дані, відкрити доступи, комунікувати з ними, ставити завдання. І якщо ця система у вас не вибудувана, то буде важко.

З продажами так само. Як мінімум вам необхідна система навчання для відділу продажів, щоб ви відкрили доступи, співробітники навчилися того, як працювати в вашій інфраструктурі і пішли працювати.