Як створити конверт в програмі ms word, питання передплатників, журнал «довідник секретаря і

Як створювати конверти в програмі MS Word?

Будь-секретар, на якого покладено обов'язок займатися поштою, підтвердить, що ці два завдання - найвитратніші за часом, і спроба виграти на кожному листі хоча б по півхвилини цілком виправдана і коштує певних зусиль. Можливості знайомої всім програми Microsoft Word дозволяють досить швидко впоратися з надписування конвертів. Освоївши цю нехитру процедуру, можна відразу отримати конверт не тільки з усіма необхідними реквізитами, а й оформлений у фірмовому стилі організації.

Важливий аспект: витратитися доведеться тільки на конверт і фарбу в принтері, не звертаючись при цьому до друкарні.

Для роботи нам знадобиться вкладка Розсилання в верхньому меню MS Word (рис. 1), а також абсолютно чисті, без розмічених полів, конверти. Розташування реквізитів на конвертах різного розміру вже закладено в програму, тому розмітка не знадобиться.

Додатковий плюс: чисті конверти продаються в будь-якому магазині канцтоварів, тому стояти в черзі на пошті, щоб їх купити, не потрібно.

Мал. 1. Вкладка Розсилки

Звичайний поштовий конверт вимагає від відправника заповнення таких реквізитів:

· Для юридичної особи - повне або коротке найменування, для фізичних осіб - прізвище, ім'я, по батькові;

· Банківські реквізити (для поштових переказів післяплати, які направляються юридичній особі або прийнятих від юридичної особи): ІПН, кореспондентський рахунок, найменування банку, розрахунковий рахунок, БИК;

· Назва вулиці, номер будинку, номер квартири;

· Назва населеного пункту (міста, селища і т.п.);

· Назва республіки, краю, області, автономного округу (області);

Для цього потрібно натиснути на круглу кнопку Office в лівому нижньому меню екрану і в меню натиснути на кнопку Параметри Word (рис. 2).

Мал. 2. Кнопка Параметри Word

Готуємося вказати індекс одержувача

Індекс одержувача, написаний в нижній лівій частині конверта, відноситься до обов'язкових реквізитів поштового відправлення. Без нього оператор на пошті, швидше за все, не прийме лист. Ми будемо діяти за правилами і забезпечимо наші майбутні конверти індексом, написаним за всіма правилами поштової каліграфії.

Знайти в Інтернеті шрифт для написання поштових індексів дуже просто, задавши відповідний пошуковий запит.

Файл шрифту має розширення .ttf. Щоб він відображався серед всіх шрифтів Word, потрібно відкрити папку Мій комп'ютер. далі зайти в Панель управління. знайти папку Шрифти і перемістити в цю папку скачаний файл.

На вкладці Розсилки (рис. 1) в групі команд Створити клік по команді Конверти відкриє вікно Конверти і наклейки (рис. 4), в якому задані параметри конверта.

Мал. 4. Вікно Конверти і наклейки

Щоб задати параметри конверта, потрібно натиснути на кнопку Параметри. У черговому віконці доступні дві вкладки: Параметри конверта і Параметри друку.

Мал. 5. Вкладка Параметри конверта

Вкладка Параметри друку. по-перше, дозволяє вибрати принтер, на якому буде потрібно друкувати, по-друге, показує, як саме слід розташувати конверт в лотку для паперу (рис. 6).

Мал. 6. Вкладка Параметри друку

Задавши всі необхідні параметри конверта і друку, можна повернутися в вікно Конверти і наклейки і натиснути на кнопку Додати. щоб подивитися на електронну версію готового конверта. Бракує тільки індексу. Двічі клацнувши мишкою по білому полю в тому місці, де повинен бути розташований індекс, пишемо його і змінюємо шрифт на той, що раніше ми підготували для цієї мети. Конверт готовий (рис. 7). Можна сміливо класти в лоток подачі паперу принтера чистий конверт і відправляти документ на друк.

Мал. 7. Готовий конверт

Залишилося тільки зберегти цей документ як шаблон Word. Послідовність команд для цього: кнопка Office - Зберегти як - Шаблон Word. Тепер готовий конверт завжди буде під рукою.

Красиві конверти в фірмовому стилі можна підготувати спеціально для святкових розсилок до державних і професійних свят. Найголовніше, що робота зі створення конвертів в програмі Word тільки здається складною. Насправді це дуже просто, а час, заощаджений завдяки знанню цієї функції, - безцінне.

Анонси майбутніх номерів