Як скласти авансовий звіт без касового чека
Aвансовий звіт без касового чека: чи є підстави приймати такий документ до обліку? В яких випадках підзвітна особа зобов'язана докласти до звіту касовий чек, а коли допустимі інші форми підтверджують розрахункових документів? У цій статті розглянемо аспекти документального обґрунтування витрат при заповненні авансового звіту.
Заповнення співробітником звіту за формою АТ-1: які види розрахункових документів вважаються документальним обґрунтуванням понесених витрат?
В яких випадках дозволено оформлення авансового звіту без касового чека?
Коли факт оплати придбаних товарів (робіт, послуг) може підтверджуватися товарним чеком?
При дотриманні яких вимог можна додавати до авансового звіту квитанцію ПКО?
У яких випадках можна додавати до авансового звіту бланк суворої звітності?
Бухгалтерія суб'єкта підприємницької діяльності веде облік операцій за розрахунками з підзвітними особами в розрізі осіб, які отримали від організації грошові кошти, за допомогою уніфікованої форми «Авансовий звіт» (№ АТ-1).
Витрати з цільовим призначенням «на господарські потреби», оплачені співробітником з грошових коштів, виданих під звіт, враховуються організацією для зменшення оподатковуваної бази.
Під терміном «витрати» розуміють витрати суб'єкта підприємницької діяльності після фактичної оплати і припинення зустрічного зобов'язання сторін угоди.
Обґрунтованими вважаються будь-які витрати за умови, що вони зроблені в процесі господарсько-економічної діяльності, метою якої є отримання прибутку.
Згідно з положеннями п. 1 ст. 252 Податкового кодексу України обов'язковою умовою для визнання статей витрат з метою мінімізації оподаткування є їх документальне підтвердження.
Документами бухгалтерського первинного обліку вважаються документи, які оформляються протягом комерційної угоди і свідчать про її здійсненні. Всі види первинної документації визначено в законі «Про бухгалтерський облік» № 402-ФЗ. Основною формою первинного документа в обліку, що підтверджує факт операції готівкового розрахунку або розрахунку за допомогою платіжної картки між постачальником і покупцем, є касовий чек (КЧ).
КЧ друкується на паперовому носії за допомогою зареєстрованого в фіскальному органі контрольно-касового апарату.
Нормами діючого законодавства не передбачено, що касовий чек - це єдина форма підтверджуючого документа.
В яких випадках дозволено оформлення авансового звіту без касового чека?
До таких первинних облікових документів, що підтверджує факт проведення розрахунку, відносяться:
- товарний чек;
- прибутковий касовий ордер (далі ПКО);
- бланк суворої звітності (далі БСО).
Розглянемо відображення кожного з цих підтверджуючих документів при заповненні авансового звіту без касового чека.
Відзначимо, що нормами українського законодавства не затверджена будь-яка обов'язкова форма «товарніка». Однак до обов'язкових реквізитів, які потрібно заповнити при оформленні товарного чека, слід віднести:
- дату складання і номер документа;
- назва організації або П. І. Б. індивідуального підприємця, який видав чек;
- індивідуальний податковий номер організації або ІП;
- найменування оплачених товарів, робіт, послуг, їх ціну та кількість;
- загальну суму по чеку в рублях;
- посаду, ініціали та підпис працівника бухгалтерії, який оформив документ.
У випадках, коли у продавця немає можливості скласти коректний прибутковий касовий ордер або бланк суворої звітності (про особливості цих документів ми поговоримо в наступних розділах), продавця можна попросити виписати товарний чек. Зауважимо таку особливість, що «товарнік» видається саме на прохання покупця, адже в принципі його видача не є обов'язком продавця.
Якщо товарний чек оформлений правильно, він може бути прикладений до авансового звіту в якості документа, що підтверджує факт оплати відповідного товару (роботи, послуги). Бухгалтерія зобов'язана прийняти і провести авансовий звіт з товарним чеком без касового чека.
При дотриманні яких вимог можна додавати до авансового звіту квитанцію ПКО?
Прибутковий касовий ордер має в своїй структурі дві частини: основну і відривну. Основна частина залишається в бухгалтерії продавця і прикладається до його касових документів.
Відривна частина квитанції ПКО, яку отримує на руки підзвітну особу в якості підтвердження факту внесення грошових коштів, повинна містити:
- половину відбитка печатки організації-постачальника;
- суму операції в квитанції ПКО, яка повинна бути зафіксована двічі - цифрами і прописом;
- посаду, ініціали та підпис співробітників організації, які оформили ПКО.
У яких випадках можна додавати до авансового звіту бланк суворої звітності?
При оформленні БСО повинні бути заповнені такі обов'язкові реквізити:
Після здійснення розрахунку за отриману послугу підзвітна особа отримує на руки корінець БСО, який може бути доданий до авансового звіту як підтверджуючий документ. Однак співробітнику необхідно переконатися, що всі реквізити БСО оформлені правильно, щоб у бухгалтера, який приймає авансовий звіт, не виникло будь-яких питань і претензій.
Підводячи підсумки, скажімо, що касовий чек - не єдиний документ, який співробітник може додати до авансового звіту, щоб відзвітувати за коштами, виданими на господарські витрати. Функцію касового чека також може виконати товарний чек, корінець квитанції прибуткового касового ордера або корінець БСО.