Як розрахувати відпускні підказки бухгалтеру

Порядок надання та оплати відпустки

До чергових відпусток працівників відповідальні служби - відділ кадрів і бухгалтерія - готуються заздалегідь. По-перше, відпочиваючого співробітника потрібно кимось замінити, по-друге, гроші, що належать відпускнику, повинні бути виплачені найпізніше - за 3 дні до його відходу.

Законодавство наказує організаціям планувати відпочинок персоналу наперед, розписуючи графік на весь календарний рік - це дозволяє впорядкувати черговість надання відпусток і завчасно закласти в бюджет необхідні суми. Доведений під підпис працівників графік відпусток (а зробити це необхідно не пізніше ніж за 2 тижні до закінчення року) стає документом, обов'язковим до виконання обома сторонами: і персоналом, і роботодавцем. Як виняток від встановлених термінів можна і відступити: у зв'язку з хворобою відпускника, виробничою необхідністю і по іншим істотним причин.

На практиці ж графік часто носить більше рекомендаційний характер - з дозволом пересувати дати (в розумних межах) за бажанням працівника. Але в будь-якому випадку, навіть при строгому дотриманні термінів, працівник повинен бути повідомлений про початок відпустки за 2 тижні в письмовому вигляді. Багато роботодавців оформляють наказ на відпустку тільки за заявою працівника, і без цих документів бухгалтерія відпускні не нараховує.

Стандартний відпустку вУкаіни становить 28 календарних днів з можливістю дроблення. Яким чином працівник буде розпоряджатися покладеним відпочинком: брати цілком, розбивати на 2 і більше періоду, - вирішується за погодженням з роботодавцем. ТК Україна з цього приводу не встановлює обмежень, крім того, що при поділі відпустки одна з його частин повинна бути не менше 14 днів, а інші відрізки можна брати довільно, з дозволу керівника.

Ще один нюанс - право на щорічну оплачувану відпочинок нові співробітники «заробляють» через 6 місяців з моменту прийому, поки тільки на 2 тижні. Цілий же відпустку, якщо й можливий, то вважається наданим «авансом». Однак ніхто не забороняє роботодавцю піти на зустріч працівнику і відпустити його «гуляти» до закінчення першого трудового півріччя.

Формула розрахунку відпускних

дні тимчасової непрацездатності (лікарняний лист);
період декретної відпустки і догляду за дитиною до 1,5 (3-х) років;
додаткові вихідні, надані працівникові, який має дитину-інваліда, на підставі наказу;
час вимушеного простою.

Якщо до моменту відпустки співробітник ще не встиг відпрацювати на підприємстві 1 рік, за розрахунковий період приймається весь термін від дати прийому.

Середній заробіток обчислюється за формулою:

ЗП - виплачена за розрахунковий період сума заробітної плати;

РД - число відпрацьованих днів.

Кількість робочих днів за рік обчислюється як 29,3 (середня календарна тривалість місяця), помножена на 12 - це «стандартний» показник РД без урахування відсутності співробітника на робочому місці за станом здоров'я і інших поважних причин. В реальності формула підрахунку РД завжди складніше, оскільки місяці, відпрацьовані повністю, і місяці з пропусками доводиться по кожній людині розписувати окремо:

РДП - кількість днів в «цілих» місцях;

РДН - число днів в місяцях, відпрацьованих в повному обсязі.

Показник РДН розраховується за мінусом того часу, коли працівник був відсутній на роботі без збереження заробітної плати (лікарняний, відпустка за свій рахунок). Спочатку за кожний неповний місяць, а потім - в сумі:

РДН = (ФРДн1 / КДн1 + ФРДн2 / КДн2 + ... + ФРДн12 / КДн12) * 29,3, де

ФРДн - фактично відпрацьовані календарні дні в тому чи іншому неповному місяці;

КДН - календарна тривалість відповідного місяця.

Обчисливши середній денний заробіток, розрахувати відпускні вже не складає труднощів: потрібно величину СДЗ помножити на тривалість відпускного періоду в календарних днях.

Преміальні виплати і розрахунок відпускних

Найпростіше розрахувати відпускні працюючим на «голому» окладі, проте така система оплати зустрічається не часто. Більшість роботодавців воліє «прив'язувати» заробіток персоналу до особистого вкладу в успіх компанії, в результаті - значна частка виплат припадає на премії та бонуси при мінімальній фіксованої частини. Якщо премія нараховується і стабільно виплачується щомісяця, вона в повному обсязі включається в формулу обчислення середнього заробітку для оплати відпусток.

А що робити з разовими, квартальними та річними преміями? Все просто: якщо вони передбачені системою оплати праці на підприємстві, тобто прописані в колективному договорі, положенні про мотивацію та інших локальних актах організації, то вони враховуються при розрахунку відпускних з деякими нюансами:

Квартальна премія включається до середнього заробітку в повному розмірі, якщо весь квартал входить до розрахункового періоду. Інакше - сума розбивається помісячно і беруться до уваги тільки за ті місяці, які беруться при нарахуванні відпускних.
Премія за підсумками року включається в середньоденний заробіток незалежно від дати її фактичної виплати. У багатьох організаціях нарахування цього виду винагороди відбувається вже в новому календарному році. Якщо співробітник встиг сходити у відпустку, і тільки потім йому дали премію за минулий рік, вже виплачені відпускні підлягають перерахунку.
Якщо звітний період відпрацьований в повному обсязі (працівник хворів, брав дні за свій рахунок), премія, виплачена за ці місяці без урахування пропущених днів, при включенні в середній денний заробіток перераховується пропорційно фактично відпрацьованому часу.
Поняття «річний бонус» при розрахунку відпускних розглядається в двох варіантах. Перший - даний вид винагороди присутній в системі оплати праці, тобто за фактом є звичайною премією за результатами роботи за рік. Другий - річний бонус встановлюється конкретному співробітнику і фігурує тільки в його трудовому договорі. В останньому випадку ця виплата в складі середнього заробітку не враховується.

Особливості нарахування відпускних після декрету

Жінок, які повернулися на колишнє місце роботи після народження дитини, цікавить, як розраховуються відпускні після виходу з декрету, адже фактично вони не працювали досить тривалий час і заробітну плату не отримували. Тут варто пам'ятати, що тимчасова непрацездатність у зв'язку з вагітністю та пологами, а також період догляду за маленькою дитиною не входять до відпускної стаж. Якщо співробітниця «відгуляла» весь покладений відпустку до декрету, то з моменту виходу на роботу їй необхідно знову заробляти право на щорічну оплачувану відпочинок. Відпускні в такому випадку будуть розраховуватися виходячи із заробленого в «последекретний» розрахунковий період на загальних підставах.

Інша ситуація: роботодавець заборгував «декретниці» відпустку, оскільки вона не встигла або не побажала їм скористатися до пологів. Якщо жінка вирішила відпочити відразу після декретної, не виходячи на роботу, з чого їй виплачувати відпускні? Щоб визначити СДЗ працівниці, «зарплата» якої довгий час складалася з декретної допомоги, за розрахунковий період потрібно взяти 12 місяців, відпрацьовані до виходу у відпустку по вагітності та пологах. Таким чином, жінка отримає відпускні за своїм додекретному заробітку.

Незважаючи на те, що формула розрахунку відпускних досить проста, обчислення СДЗ викликає безліч питань, пов'язаних з детальним урахуванням відпрацьованих днів і оплати праці на підприємствах з розгалуженою системою стимулюючих і компенсаційних виплат. Сучасні програмні комплекси для бухгалтерів допомагають швидко і якісно вирішувати ці проблеми.