Вибір пріоритетних справ, принципи пріоритетності - організація праці менеджера

Вибір пріоритетних справ, принципи пріоритетності

Обсяг функцій, покладених на керівника, значно перевищує його фізичні і тимчасові можливості. Йому доводиться приймати рішення про пріоритетність справ. Часто, намагаючись виконати великий обсяг роботи, він розпилює свої сили на окремі, часто суттєві справи, які тільки здаються необхідними. В кінці напруженого робочого дня такі керівники приходять до висновку, що хоч зроблено нібито багато, але важливі справи залишилися або не закінченими, або взагалі не зрушили з місця. Успішні менеджери, встигаючи вирішувати під час робочого дня безліч питань, деякий час бувають зайняті одним завданням. Причиною цього є прийняття однозначних рішень про першочерговість справ, складання відповідного переліку пріоритетів і дотримання його.

Визначити пріоритетність - означає прийняти рішення про те, яким із завдань слід надати першочергового, другорядного і т.д. значення. Всі справи виконати неможливо.

Взагалі визначення пріоритетності такої звичайною справою, що часто виконується підсвідомо, в той час як свідоме визначення однозначних пріоритетів, послідовне і системне виконання планових завдань відповідно до їх черговості.

Регулярне складання "табелі про ранги" майбутніх завдань дає можливість:

o працювати тільки над дійсно важливими і необхідними завданнями;

o концентруватися на виконанні тільки одного завдання;

o відмовитися від справ, які можуть виконати інші;

o не залишати невиконаними посильні завдання.

Таким чином, визначення пріоритетів сприяє дотриманню певних термінів, мотивації керівника і його підлеглих, зменшенню ймовірності виникнення конфліктів і стресів.

Визначення першочерговості справ є досить складним завданням. У теорії менеджменту є рекомендації, що полегшують вибір пріоритетних справ. Це використання принципу Парето, методів АБВ-аналізу і матриці Ейзенхауера (колишнього президента США).

Мал. 4.5. Принципи визначення пріоритетності справ щодо першочергового виконання

Принцип Парето в загальному вигляді полягає в тому, що всередині даної множини окремі малі частини виявляють набагато більшу значимість, ніж це відповідає їх питомою вагою в цій множині. Цей принцип несподівано знайшов безліч підтверджень на практиці, в тому числі і в господарській практиці підприємств. Зокрема, за даними інвентаризацій, 20% запасів сировини або товарів становлять 80% його вартості; 20% клієнтів в залі ресторану забезпечують 80% виручки, 20% помилок зумовлюють 80% втрат, і навпаки.

Принцип Парето (співвідношення 80:20) застосовується і в управлінні. Перенесення його на робочу ситуацію керівника означає, що в процесі 20% трудовитрат на дійсно важливі проблеми забезпечують 80% результату, на інші роботи, які витрачаються на другорядні проблеми, доводиться тільки 20% результату. Тим самим, принцип Парето вказує керівникам неоднакову важливість вирішуваних завдань, націлює на першочергове виконання "життєво важливих" робіт.

Метод вибору пріоритетів за допомогою АБВ-аналізу був виведений з практики і базується на таких закономірностях:

При плануванні особистої праці за допомогою АБВ-аналізу керівник має всі справи проранжувати за ступенем важливості і включити їх до плану в такій послідовності:

Мал. 4.8. Визначення пріоритетності справ (по Ейзенхауером)

На жаль, керівник не може обмежитися виконанням тільки найважливіших справ.