Як прошити книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів

Ведення обліку трудових книжок на підприємстві або фірмі є важливою частиною документообігу і діловодства в цілому.

У нашій статті ми детально розглянемо актуальні і цікаві для наших Новомосковсктелей питання, які пов'язані з цією темою: якими нормативно-правовими актами регламентується ведення обліку трудових книжок, як відбувається прошивка такого типу трудових документів, а також розглянемо докладну інструкцію по прошивці і опломбування документації.

Законодавство

в українському законодавстві ведення і облік такого типу документації описаний побіжно, проте, існує ряд нормативно-правових актів, які регулюють це питання.

Першочергово потрібно звернутися до шістдесят шостій статті Трудового кодексу Укаїни, де мова йде про трудові книжки в цілому, а також про їх обліку.

Особливості прошивки книги обліку руху трудових книжок і вкладишів

До цієї книги обліку заносяться дані пов'язані з рухом трудових книжок в організації: оформлення, відправка або отримання.

Така книжка обліку зберігатися в кадровому відділі підприємства або фірми,

заповненням і прошивкою відає співробітник-кадровик. Для правильної прошивки даної книги потрібно знати, що вона собою являє і володіти основними знаннями про прошивці, які ви отримаєте, прочитавши інструкцію нижче.

У даній книзі обліку присутні наступні документи:

1. Трудові книжки. Як оформлені в даному підприємстві або фірмі, так і отримані вперше при працевлаштуванні в цій же організації.
2. Вкладиші. які входять до складу трудової книжки і були отримані при роботі в організації.

Власне, прошивка документації це один з основних способів упорядкування документації в організації, покликаний зменшити загальний обсяг документів, а також спростити їх пошук і збільшити надійність зберігання.

Основною причиною для прошивки є захист документації від можливого вилучення або заміни певних листів. Саме завдяки прошивці і опломбування, про який ми розповімо в подальшому, документацію захищають від довільного втручання інших людей.

Державні стандарти не регламентують прошивку аж до дрібниць, тому використовується стандартна усталена процедура, з урахуванням норм і правил законодавства.

Інструкція по прошивці

Інструкція з оформлення листа-наклейки з заверительной підписом

Нагадуємо вам, що такий лист наклеюється на нитки з внутрішньої сторони для припинення можливого втручання в саму прошивку книги, що безсумнівно збільшує надійність зберігання документації.

• Прийнятий розмір листа-наклейки 4 на 3 сантиметри, він повинен закривати як сам вузол, так і більшу частину ниток.
• На листок-наклейку наноситися печатка відповідального працівника кадрового відділу, також прийнято ставити підпис. Примітно, що сама печатка повинна захоплювати не тільки лист-наклейку, а й частина книги, на слухай довільного втручання в прошивку.
• У засвідчувального напису повинно бути зазначено кількість сторінок у книзі (як цифрами, так і прописом).

Опломбування книги обліку

Опломбування книги обліку проводитися для збільшення захисту книги від свавільного втручання в прошивку або несанкціонованого розкриття книги.

У нормативно-правових актах, про які ми писали вище, немає прямого опису пломби і матеріалу, з якого вона повинна проводитися, тому на практиці можна зустріти найрізноманітніші способи опломбування книг обліку або інших документів.

Вище ми писали про один з відомих способів опломбування за допомогою листка-наклейки, проте, такий тип пломбування не є правильним.

Одним з найбільш зручних і популярних є пломбування за допомогою плівкового пломбувального пристрою.

При цьому на кожному плівковому носії, а також його матеріалі, вказуються унікальні написи і знаки, що збільшує захист документації.

Припустимо за індивідуальним замовленням розміщувати на плівковій пломбі графи для дати і підпису та інших даних, а також логотип і назва самої організації.

1. При спробі несанкціонованого відкривання на пломбі з'явитися попереджувальний напис, яка стане свідченням довільного розтину пломбування. Автентичність плівковою пломби можна також підтвердити за допомогою ультрафіолетового світла.
2. Незважаючи на актуальність і надійність плівкових пломб, нерідко можна зустріти на різних підприємствах і фірмах також і сургучною друк, яка використовується як спосіб пломбування книги обліку. Такий тип пломбування вже давно втратив свою актуальність і має ряд недоліків:
3. Потрібно заздалегідь купити сургуч і підготувати його для використання (розігріти). А також роздобути латунну друк для самої сургучною пломби.
4. Аркуші паперу в книзі обліку, де для опломбування використовувалася сургучна друк, будуть трохи підняті, а значить - доведеться писати по нерівній і незручною поверхні.
5. Згодом сургуч втрачає свою надійність і може розсипатися, що при перевірці може викликати резонні запитання, а також поставити під сумнів надійність ведення документації в цілому, адже пломба розсипається.
6. Також при застосуванні сургучною друку, потрібно зафіксувати її номер на титульному аркуші, інакше пломбу в подальшому будуть вважати недійсною.

Інструкція з опломбування книги обліку

При застосуванні плівковою пломби інструкція процесу вкрай проста:

1. Потрібно роздобути плівкову пломбу або ж замовити індивідуально у виробника, в разі, якщо на пломбі повинні бути вказані додаткові дані.
2. Пломба накладається поверх вузла ниток, вона повинна частково закривати друк, для більшої надійності.
3. Таку пломбу можна витягти нешкідливо, будь-яке несанкціоноване втручання відразу стане помітним. Тому після наклейки плівковою пломби процес опломбування закінчується на внесення потрібних даних на саму пломбу.

Застосування сургучною друку тягне за собою ряд проблем, про які ми писали вище.

• Спочатку співробітник, відповідальний за опломбування документації, повинен роздобути і розтопити сургуч, при цьому правильно розтопити його не так вже й просто.
• На наступному етапі використовується латунна друк, яка накладається на сургуч, для автентичності.
• На завершальному етапі номер пломби вказується на титульному аркуші книги.
• Варто враховувати, що такий тип пломбування ненадійний, сама пломба може з легкістю бути пошкоджена під час експлуатації. Тому приготуйтеся до можливого повторення процедури опломбування.

Як отримати лікарняний лист в поліклініці швидко і без проблем.

Якщо ви хочете дізнатися, як довго вам будуть платити декретні, то наша інформація стане вам у пригоді.

Більше дізнайтеся про державну пенсію, покладену інвалідам, тут.

Особи, відповідальні за прошивку і опломбування

Найчастіше, за опломбування та прошивку відповідає співробітник кадрового відділу. Але бувають випадки, коли організація не численна і функції кадровиків покладаються на інших посадових осіб: бухгалтерів. секретарів і часом навіть одного з керівників.

Покладання обов'язків по прошивці і опломбування відбувається шляхом підписання відповідного наказу керівником організації, в цьому наказі вказуються основні дані, а також реквізити сторін.

При зміні відповідальних за ведення документації відбувається оформлення акту-передачі документації, це також стосується і прошивки і опломбування книг обліку.

У такому документі вказується основна інформація про власника, реквізити організації, а також точна кількість документації з її складом. Документ завіряється підписом обох сторін, які брали участь в акті передачі.