Як прошити і опломбувати книгу обліку руху трудових книжок
Будь-які документи вимагають порядку в оформленні й зберіганні. Особливі вимоги пред'являються до бланків звітності, книг, яка веде облік руху тій чи іншій документації господарської діяльності. Сьогодні звернемо увагу на кадрову службу і дамо рекомендації, як прошити книгу обліку руху трудових книжок. Це важливий документ, який зберігається у роботодавця весь період роботи громадянина в конкретному закладі. З моменту зарахування людини до штату вся відповідальність за трудову книжку переходить на організацію в особі кадрового фахівця.
Вимоги до кадрової службі
Трудова книжка повинна зберігатися в спеціальній шафі / сейфі, в який має доступ тільки відповідальний співробітник. Перед відправкою на зберігання документ працівника потрібно внести в особливий реєстр, який прийнято називати «Книга обліку і руху трудових книжок».
Книга для обліку трудових книжок - це окремий журнал, в який не повинна вноситися інформація, яка не має відношення до трудової. Потрібно купити відповідну форму в канцелярському магазині. Особливу увагу приділіть обкладинці майбутнього журналу. Чим вона щільніше, тим довше збережеться зовнішній вигляд.
Правила прошивки
Кадровик повинен пронумерувати всі сторінки майбутньої книги, щоб надалі не було можливості видалити лист непомітно.
Далі необхідно зробити отвори для протягування нитки. Використовують дирокол або шило. Вибір залежить від уподобань кадровика. Особливих вимог до кількості отворів для прошивки немає. Можна зробити три або два проколу. Але вони повинні бути на лівих полях книги і розташовані на відстані 3 см один від одного. Залишається тільки прошити правильно все сторінки і зафіксувати кінці ниток.
Для прошивки відміряється необхідна довжина шнура, нитки, шпагату. У дірки простягається нитка в кілька етапів, щоб вийшла щільна стяжка обкладинки і листів. Важливо, щоб кінці нитки виявилися ззаду журналу і були заведені всередину за обкладинку, де зав'язується міцний вузол і залишаються кінчики, які потрібно опечатати.
пломбування прошивки
Щоб опломбувати книгу обліку трудових книжок, потрібно підготувати чистий аркуш (розміром 4 на 5 см), пломбу і клей. Листок можна заповнювати інформацією, поки він не буде наклеєний на кінці ниток.
Прошивка повинна бути опломбована. Може використовуватися сургучна друк або пломба. При використанні друку її відбиток повинен потрапити на паперову наклейку, кінці ниток і обкладинку журналу. Пломба наноситься тільки на кінці ниток.
Далі кадровик вручну вказує на наклейці кількість сторінок в документі цифрами і прописом. На цьому процедура прошивки книги завершена. Залишається правильно заповнити титульний лист і внести інформацію про трудові книжки всіх співробітників.
Оформлення титульного аркуша
Титульний аркуш журналу заповнює кадровик або інший відповідальний співробітник, якого призначає директор організації спеціальним наказом.
У титульному аркуші повинна міститися наступна інформація:
- Найменування організації, якщо нормативно-правова форма реєстрації - юридична особа, і дані підприємця, якщо зареєстровано ВП.
- Дата початку ведення обліку трудових книжок і передбачувана дата закінчення (зазвичай додається 50 років до початкової дати). Кінцева дата відповідає терміну зберігання документації в кадровій службі і в архіві.
Щоб не допустити помилок в оформлення обкладинки книги і її прошивці, можна подивитися готовий зразок. Співробітник, який прийшов на зміну колишньому кадровику, після закінчення одного журналу може використовувати його як зразок для оформлення нової книги (продовження).
Як заповнити внутрішні листи документа
Трудові книжки співробітникам видаються на першому місці роботи, і вони супроводжують людину протягом усієї трудової діяльності. Прихід і відхід документа, будь-які поправки повинні бути занесені в книгу обліку на підприємстві.
Дані заносить кадровик і несе відповідальність за їх достовірність і збереження. Для правильного ведення журналу кадровику необхідно орієнтуватися на Трудовий кодекс РФ, правила оформлення. Реєструються трудові, передані працівником під час вступу на роботу і ті, що були видані вперше в організації, в одному журналі обліку в календарній послідовності.
При звільненні працівника йому видається трудова книжка і реєструється дата видачі документа з підтвердженням підписом працівника, який звільняється.
Якщо в організації велика кількість співробітників або постійна текучка кадрів, фахівцеві доведеться робити багато записів, книга обліку може закінчитися. Тоді необхідно завести новий журнал, зробивши обов'язкову нумерацію сторінок, прошивку і опломбування відповідно до вимоги законодавства.
Книга обліку руху трудових книжок має бути у кожного підприємця, якщо укладений навіть один договір з найманим співробітником. Відсутність або неправильне оформлення, невірна прошивка загрожують санкціями щодо роботодавця. Трудові книжки належать до документів підвищеної звітності, тому і до журналу їх обліку пред'являються відповідні вимоги, хоча жорстких регламентів не встановлюється.