Як правильно завірити документ про те, що копія вірна, питання передплатників, журнал «кадрове справа»

Як правильно завірити документ про те, що КОПІЯ ВЕРНА? Де ставити печатку і підпис, що копія вірна? Спочатку або в кінці документа?

Читайте по темі в електронному журналі

Інспектор служби кадрів Особистий підпис Т.С. Левченко

Допускається копію документа завіряти печаткою, яка визначається за рішенням організації (наприклад, можна використовувати друк відділу кадрів).

Таким чином, заверительную напис необхідно проставляти нижче реквізиту "Підпис", тобто внизу документа. А друк При цьому, запевняють підлягає кожен лист документа.

У книзі ви знайдете інструкцію по кадровому діловодству, яка полегшить роботу; реквізити документів.

Також дізнаєтеся, як відновити кадрове діловодство після попередників; дізнаєтеся все про архів кадрових документів: від формування справ до знищення документів.

Розглянемо експертизу цінності документів, розповімо, що робити зі старими документами і як швидко налагодити кадровий облік, або 20 нормативних актів, які зобов'язаний знати кожен кадровик.

Також відзначимо, що якщо копія документа містить велику кількість листів, щоб не завіряти кожний аркуш копії, використовуйте особливий порядок засвідчення. Він полягає в наступному.

На першому аркуші копії документа зробіть запис: «Копія». Зшийте ниткою і пронумеруйте всі листи копії. Кінці нитки виведіть на оборот останнього аркуша копії, опломбує і зробіть запис: «Правильно. Всього прошито, пронумеровано та скріплено печаткою __ аркушів ». Нижче записи керівник організації або співробітник, уповноважений на завірення копій, вказує свою посаду, ставить особистий підпис, розшифрування підпису, дату та печатку так, щоб частина відбитка заходила на пломбу.

Що стосується проставлення печатки.

Таким чином, при проставленні печатки на документі при його посвідченні, слід дотримуватися загальноприйнятого порядку. А саме проставляти печатку так, щоб вона захоплювала частину найменування посади особи, яка підписала документ, залишаючи відкритою для прочитання особистий підпис і його розшифрування.

Подробиці в матеріалах Системи:

Відповідь: Як оформити довідку або копію документа за запитом співробітника

Крім довідки, співробітник може запросити копію документа, пов'язаного з його трудовою діяльністю. Копія документа повинна відтворювати всю інформацію першотвору і його зовнішні ознаки. Копію можна зробити за допомогою технічного засобу (ксерокса).

Щоб копія мала юридичну силу, її потрібно завірити (ст. 62 ТК Україна). Для цього на копії документа вкажіть:

• заверительную напис «Вірно» ( «Копія вірна»);
• посада особи, яка засвідчує копію;
• його особистий підпис;
• розшифрування підпису (ініціали, прізвище);
• дату запевнення;
• печатка організації (друк для засвідчення копій визначте на свій розсуд, наприклад, можна використовувати друк відділу кадрів).

На першому аркуші копії документа зробіть запис: «Копія». Зшийте ниткою і пронумеруйте всі листи копії. Кінці нитки виведіть на оборот останнього аркуша копії, опломбує і зробіть запис: «Правильно. Всього прошито, пронумеровано та скріплено печаткою __ аркушів ». Нижче записи керівник організації або співробітник, уповноважений на завірення копій, вказує свою посаду, ставить особистий підпис, розшифрування підпису, дату та печатку так, щоб частина відбитка заходила на пломбу.

Ситуація: Як завірити копію трудової книжки працівника

Якщо копія трудової книжки містить велику кількість листів, щоб не завіряти кожний аркуш копії, завірте її в особливому порядку.

Якщо додатково потрібно підтвердити факт роботи співробітника в організації, то на останньому аркуші копії трудової книжки нижче всіх записів внесіть поточну дату і запис: «Працює по теперішній час». Під нею керівник організації або уповноважений ним співробітник вказує свою посаду, ставить особистий підпис, розшифрування підпису і печатку.

Іван Шкловец, заступник керівника Федеральної служби з праці та зайнятості

Ситуація: Куди саме слід ставити печатку в трудовій книжці при звільненні працівника

Даний момент законодавство не конкретизує.

При вирішенні даного питання рекомендується виходити із загальноприйнятих правил діловодства, які в тому числі регламентують порядок проставлення печаток на документах.

Так, друк слід ставити таким чином, щоб легко Новомосковсклісь:

• текст на відбитку;
• підпис посадової особи;
• розшифровка підпису.

Таким чином, при проставленні печатки в трудовій книжці слід дотримуватися загальноприйнятого порядку. А саме проставляти печатку так, щоб вона захоплювала частину найменування посади особи, яка підписала документ, залишаючи відкритою для прочитання особистий підпис і його розшифрування.

Іван Шкловец,
заступник керівника Федеральної служби з праці та зайнятості

Інструкції з кадрової роботи

Петиція від всіх кадровіковУкаіни

У Трудовому кодексі є прикрі прогалини, які ускладнюють роботу кадровикам, хоча нічого не варто їх усунути.