Як правильно враховувати і зберігати трудові книжки

Ситуація: чи можна утримати вартість бланка трудової книжки із зарплати за заявою співробітника?

Дорогі Новомосковсктелі! Наші статті розповідають про типові способи вирішення податкових та юридичних питань, але кожен випадок носить унікальний характер.

Ситуація: чи потрібно застосовувати контрольно-касову техніку при прийомі від співробітника плати за бланк трудової книжки?

бланк безкоштовно

Бланки трудових книжок оформите співробітникам безкоштовно, якщо:

сталася надзвичайна пригода (пожежа, повінь), в результаті якого трудові книжки співробітників були пошкоджені;

бланк трудової книжки зіпсував співробітник організації, відповідальний за кадровий облік, при первинному заповненні.

Ситуація: чи можна не брати з співробітника плату за бланк трудової книжки?

Але така умова має бути закріплено в локальному нормативному акті організації (наприклад, в Правилах трудового розпорядку або в наказі керівника).

Крім того, дана операція буде мати особливості в оподаткуванні.

При розрахунку податку на прибуток (або єдиного податку при спрощеній системі з різниці між доходами і витратами) вартість бланка не можна буде прийняти в зменшення податкової бази (п. 16 ст. 270, п. 1, 2 ст. 346.16 НК РФ).

З метою розрахунку ПДВ (якщо організація сплачує цей податок) видача трудових книжок і вкладишів, в тому числі на безоплатній основі, визнається реалізацією товарів. Отже, з такої операції потрібно заплатити ПДВ (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Сума ПДВ, нарахована на вартість безоплатно переданого бланка, не повинні зменшувати податкову базу по податку на прибуток (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Відносно утримання ПДФО з вартості трудової книжки, виданої співробітнику на безоплатній основі, потрібно врахувати наступне.

Бухоблік і податки

Ситуація: як організації на загальному режимі врахувати придбання та видачу працівникові нової трудової книжки?

Порядок бухобліку та оподаткування операцій, пов'язаних із забезпеченням співробітників трудовими книжками, законодавчо не врегульовано.

У бухобліку вартість придбаних трудових книжок можна врахувати в складі:

матеріалів на однойменному рахунку 10 (як активи, які використовуються для управлінських потреб (п. 2 ПБУ 5/01)) з подальшим списанням на інші витрати;

товарів на рахунку 41 «Товари».

Тому рахунок 41, на якому узагальнюється інформація про наявність та рух товарно-матеріальних цінностей, придбаних в якості товарів для продажу, і рахунок 90 «Продажі», на якому узагальнюють інформацію про доходи та витрати, пов'язані зі звичайними видами діяльності, зручніше використовувати розповсюджувачам трудових книжок.

Інші організації, які набувають бланки трудових книжок і вкладишів до них для власних потреб (для подальшої видачі співробітникам), можуть враховувати ці бланки на рахунку 10.

При отриманні бланків зробіть такі записи:

Дебет 10 Кредит 60
- оприбутковано трудові книжки;

Дебет 19 Кредит 60
- Відображено суму ПДВ, пред'явлена постачальником;

Дебет 68 субрахунок «Розрахунки по ПДВ» Кредит 19
- Прийнята до відрахування сума ПДВ, пред'явлена постачальником;

Дебет 006
- прийняті до обліку бланки трудових книжок.

Якщо організація стягує плату за видачу трудових книжок, операцію відображають на рахунку 73 «Розрахунки з персоналом за іншими операціями». Якщо організація утримує плату за бланк трудової книжки із зарплати співробітника, використовуйте рахунок 70 «Розрахунки з персоналом з оплати праці».

У бухгалтерському обліку операції з видачі трудових книжок і вкладишів до них співробітникам і отримання плати за бланки відображають наступними проводками:

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73
- відшкодовано вартість виданої трудової книжки (в т. Ч. ПДВ);

Дебет 73 Кредит 91-1
- визнаний дохід в сумі плати, отриманої за бланк трудової книжки (в т. Ч. ПДВ);

Дебет 91-2 Кредит 68 субрахунок «Розрахунки по ПДВ»
- нарахований ПДВ з відшкодування вартості (реалізації) трудової книжки співробітником (якщо організація є платником податку);

Дебет 91-2 Кредит 10
- списана вартість трудових книжок, переданих співробітнику організації.

При безоплатну передачу трудових книжок і вкладишів до них співробітникам в бухобліку зробіть проводки:

Дебет 91-2 Кредит 10
- списана вартість трудових книжок, переданих безоплатно;

Дебет 91-2 Кредит 68 субрахунок «Розрахунки по ПДВ»
- нарахований ПДВ з безоплатної передачі трудових книжок працівникам (якщо організація є платником податку).

Списати бланк трудової книжки (вкладиша до неї) можна в день її видачі співробітнику. При цьому датою видачі слід вважати не день звільнення співробітника, а день, коли трудову книжку заводять на підставі частини 4 статті 65 Трудового кодексу РФ.

кредит 006
- списані бланки трудових книжок (вкладишів до них).

Порада: є аргументи, що дозволяють організації не платити ПДВ з видачі трудової книжки (вкладиша до неї) співробітникові. Вони полягають в наступному.

По-перше, трудова книжка (вкладиш до неї) не має ознак товару, визначених у пункті 2 ПБУ 5/01 і статті 38 Податкового кодексу РФ.

По-друге, забезпечення трудовими книжками співробітників, які не мають стажу, - це обов'язок організації, встановлена трудовим законодавством (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

Якщо при заповненні ви зіпсували бланк трудової книжки (вкладиш до неї), в бухобліку зробіть проводки:

Дебет 91-2 Кредит 10
- списана вартість зіпсованих трудових книжок;

Дебет 19 Кредит 68 субрахунок «Розрахунки по ПДВ»
- Відновлено ПДВ, раніше прийнятий до відрахування;

Дебет 91-2 Кредит 19
- списана відновлена сума ПДВ;

кредит 006
- списані бланки зіпсованих трудових книжок (вкладишів до них).

Суму відшкодування співробітником плати за видачу трудової книжки включите до складу доходів, що підлягають оподаткуванню.

Якщо сума відшкодування дорівнює величині витрат організації на придбання бланка, прибуток дорівнює нулю. Отже, організація податок на прибуток не сплачує (ст. 247 НК РФ).

Якщо організація не бере з співробітника плату за бланк трудової книжки (наприклад, в разі масової втрати книжок, псування або неправильного первинного заповнення), вона не зможе врахувати при розрахунку податку на прибуток ні витрати на його придбання, ні ПДВ, нарахований з безоплатної передачі ( п. 16 ст. 270 НК РФ). В результаті через відмінності між бухгалтерським і податковим обліком утворюється постійна різниця, з якої потрібно розрахувати постійне податкове зобов'язання (п. 4 і 7 ПБУ 18/02):

Дебет 99 Кредит 68 субрахунок «Розрахунки з податку на прибуток»
- відображено постійне податкове зобов'язання.

Списання зіпсованих бланків

Облік трудових книжок

Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї ведеться в бухгалтерії організації. Записи в неї вносите відразу після отримання бланків від розповсюджувача. У книзі обов'язково вкажіть відомості про всі операції, пов'язані з придбанням і витрачанням закуплених трудових книжок і вкладишів до них із зазначенням серій та номерів. А також внесіть інформацію про вартість бланків.

Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них повинна вести кадрова служба організації. Але якщо такої служби немає, то цей обов'язок зазвичай покладається на бухгалтерію. В цю книгу внесіть відомості про дату прийому співробітника на роботу, його прізвище, ім'я, по батькові, серію і номер трудової книжки і вкладиша, посаду, місце роботи, а також реквізити документа, на підставі якого оформлено прийом співробітника на роботу.

Всі листи в обох книгах повинні бути пронумеровані, прошнуровані, завірені підписом керівника організації, а також скріплені сургучною печаткою або опломбовані.

Порада: акціонерні товариства і ТОВ має право не застосовувати друк. Але поки від печаток краще не відмовлятися. Пояснення таке.

Ще один момент. Щоб відмовитися від печаток, обов'язково внести зміни в статут своєї організації.

Особлива ситуація з тими співробітниками в Криму (Севастополі), хто працює давно. У таких людей є трудові книжки, які відображені в старій книзі обліку, і за цими книжками є руху після перереєстрації. Де ці рухи відображати?

Законодавство не регулює питання переходу з однієї форми книги на іншу. Та й в практиці раніше такого не було. З урахуванням цього можливі два варіанти рішення.

1. Відкривати журнал по «українській» формі, куди вносити записи тільки на новоприйнятих працівників. При цьому в «український» журнал як і раніше вносити записи при звільненні співробітників, які були записані в ньому. Після закінчення якогось часу старий журнал закриється і його можна буде здати в архів.

2. Відкривається новий журнал, в який в хронологічному порядку переносяться незакриті записи зі старого.

Таку позицію підтримують фахівці Роструда в усних роз'ясненнях.

Приклад оформлення книг обліку трудових книжок

Е.В. Іванова вперше влаштовується на роботу, тому організація оформила їй трудову книжку.

Відповідальним за кадровий облік призначений бухгалтер В.Н. Зайцева.

Ситуація: як запевнити книги обліку трудових книжок, якщо в організації немає сургучною друку?

Ще один момент. Щоб відмовитися від печаток, обов'язково внести зміни в статут своєї організації.

відповідальність

За відсутність книг обліку трудових книжок або неправильне їх оформлення трудова інспекція може оштрафувати організацію (підприємця) і її посадових осіб.

При цьому розмір штрафу складе:

для посадових осіб (наприклад, керівника) - від 1000 до 5000 руб .;

для підприємця - від 1000 до 5000 руб .;

для організації - від 30 000 до 50 000 руб.

А за повторне порушення загрожує наступне:

для керівника (посадової особи) - штраф на суму від 10 000 до 20 000 руб. або дискваліфікацію на строк від одного року до трьох років;

для підприємця - штраф на суму від 10 000 до 20 000 руб .;

для організації - штраф на суму від 50 000 до 70 000 руб.

Такі заходи відповідальності передбачені частинами 1 і 4 статті 5.27 Кодексу України про адміністративні правопорушення.

Трудові книжки зберігайте в організації як документи суворої звітності і найкраще в неспаленому сейфі. Якщо такої можливості немає - то в шафі, яка замикається на ключ. Бланки видавайте особи, відповідальної за ведення трудових книжок за його заявкою, складеної в довільній формі.

Після закінчення кожного місяця співробітник, відповідальний за ведення трудових книжок, повинен подати до бухгалтерії звіт про наявність бланків і про суми, отримані за оформлення трудових книжок і вкладиші, з додатком прибуткового ордера. Звіт про наявність бланків і про суми, отримані за оформлення трудових книжок і вкладиші, складається в довільній формі.

Приклад видачі під звіт бланків трудових книжок і оформлення звіту про наявність бланків і про суми, отримані за оформлення трудових книжок і вкладиші

Ситуація: хто в організації повинен відповідати за облік, ведення і зберігання трудових книжок?

При зміні відповідального за роботу з трудовими книжками передавайте трудові книжки за актом прийому-передачі справ. При цьому в акті вкажіть не просто кількість книжок, а перерахуйте їх фактичний склад (прізвища власників і реквізити). Акт необхідно завірити двома підписами - з одного боку вкажіть посаду і прізвище прийняв документи, з іншого боку - здав. При виявленні фактів відсутності деяких трудових книжок складіть акт, в якому вкажіть причини їх відсутності.

звільнення

оформлення пенсії

Роботодавець зобов'язаний видати оригінал трудової книжки не пізніше трьох днів робочих з дня, коли співробітник представить відповідну заяву. При цьому максимум через три робочих дні після отримання трудової книжки у відділенні ПФР людина повинна буде повернути документ в організацію. Про це сказано в статті 62 Трудового кодексу РФ.