Як правильно відмовляти партнерам і співробітникам

Кожен керівник стикається з ситуаціями, коли він змушений відмовляти на прохання своїх співробітників і партнерів по бізнесу.

Які почуття ви відчуваєте, вимовляючи слово «ні»?

Часто, відмовляючи співрозмовнику, ми відчуваємо почуття провини, боїмося скривдити його, зіпсувати ділові відносини.

Іноді нам простіше погодитися на прохання, хоча варто було б відмовити. Наслідками такої безвідмовності можуть стати як поява додаткових завдань в і без того щільному графіку керівника, так і небезпека прийняття рішень, які можуть завдати шкоди компанії і самому керівнику.

Існує і інша крайність - часті необґрунтовані відмови з боку керівника, викликані його небажанням вникати в ситуацію і брати на себе відповідальність за наслідки рішення. Такий стиль поведінки загрожує частковою втратою контролю над ситуацією в колективі, недоглядом потенційних можливостей і створенням репутації керівника, до якого не варто зайвий раз звертатися.

У будь-який з описаних ситуацій керівник виглядає не в кращому світлі і навряд чи викликає довіру і повагу у партнерів і співробітників компанії.

Уміння сказати «ні» без шкоди для бізнесу та власної репутації - це один з навичок, яким повинен володіти ефективний керівник.

Як же слід чинити в ситуаціях, коли ви змушені відмовити співрозмовнику, але хочете зберегти з ним ділові відносини і не «втратити обличчя»?

Визначте для себе критерії прийняття рішення про відмову

Визначте для себе - в яких випадках ви однозначно відповісте на прохання відмовою.

Проясніть позицію співрозмовника

Не варто відмовляти, не розібравшись в ситуації. Можливо, ви невірно трактуєте або зовсім неправильно розумієте сенс прохання, і насправді для відмови немає причин.

До того ж, просячи про що-то, співрозмовник може переслідувати приховану, явно не озвучену мету. Задайте уточнюючі питання, які дозволять прояснити ситуацію і зрозуміти справжні мотиви співрозмовника.

Промовляючи фразу «Я розумію, що ви хочете ...», ви тим самим показуєте, що для вас важливо те, що ви почули.

При цьому, ви маєте можливість ще раз переконатися, що абсолютно точно зрозуміли суть прохання.

Не робіть поспішних висновків

Якщо задоволення прохання спричинить за собою заподіяння шкоди бізнесу або особисто вам, або суперечить правилам, принципам і цінностям компанії, то час на роздуми не потрібно.

У всіх інших випадках, якщо у вас є сумніви і ви не готові швидко прийняти рішення, попросіть співрозмовника про паузу, пославшись на необхідність обміркувати рішення. Поясніть причину відстрочки і позначте термін, коли ви будете готові дати остаточну відповідь.

Уникайте слів «я подумаю», «подивимося» - співрозмовник, швидше за все, сприйме їх як відмовки.

Якщо ви твердо вирішили відмовити, поясніть співрозмовнику, ніж ви керуєтеся, відмовляючи йому. Аргументи повинні бути дуже вагомі та об'єктивні.

Важливо вимовляти відмова беземоційно і твердо, в іншому випадку він буде звучати як відмовка або вибачення.

Якщо вами намагаються маніпулювати, то має сенс відмовити без пояснення причин.

Ви можете запропонувати співрозмовнику спільно знайти більш прийнятні варіанти вирішення, або відкласти рішення до часу, коли настануть сприятливіші умови для позитивної відповіді.

При необхідності - повторну відмову

Часто після вже озвученого відмови слід ще одна спроба співрозмовника переконати вас прийняти позитивне рішення.

У цьому випадку має сенс ще раз вислухати його і повторно відмовити, використовуючи ті ж аргументи, що і в пункті 4.

Дотримання цього нескладного алгоритму дозволить вам виважено приймати рішення, говорити «ні», зберігаючи при цьому ділові відносини, а також створити репутацію принципового і справедливого керівника, надійного партнера.

керівник відділу корпоративного навчання