Як правильно створювати файли даних в microsoft outlook, microsoft office для жінок

Основний використовуваний тип облікового запису електронної пошти визначає спосіб доставки і зберігання електронних повідомлень, календаря та інших елементів.

Облікові записи електронної пошти Microsoft Exchange Server - при використанні Microsoft Exchange Server повідомлення, календар і інші елементи зазвичай доставляються на сервер і зберігаються не сервері. Також можна працювати автономно або використовувати кешування Exchange. Локальна копія елементів міститься на комп'ютері у файлі автономних папок.
- Файл автономних папок (ost) - це файл на жорсткому диску, який містить автономні папки. Файл автономних папок має розширення ost. Він може бути створений автоматично при настройці Microsoft Outlook або при відкритті автономного доступу до папки. Цей файл синхронізований з сервером Exchange. Файли автономних папок дозволяють здійснювати роботу з елементами, якщо не вдається зв'язатися з сервером Exchange або цього не потрібно. Елементи користувачів можна переміщати або архівувати в файл особистих папок.
- Файл особистих папок (.pst) - це файл даних на локальному комп'ютері, в якому зберігаються повідомлення та інші елементи. Файл .pst може використовуватися в якості стандартного розташування для доставки повідомлень. Крім того, його можна використовувати для впорядкування і резервного копіювання елементів. Якщо файл особистих папок зберігається на комп'ютері користувача, він не залежить від обмежень розміру поштової скриньки на сервері. Microsoft Outlook можна налаштувати таким чином, щоб призначені для користувача елементи доставлялися в pst-файл. Однак, дана операція має ряд недоліків, таких як відсутність можливості працювати з елементами на інших комп'ютерах або використовувати в службі Microsoft Outlook Web Access облікові записи електронної пошти Exchange.
Облікові записи електронної пошти POP3, IMAP і HTTP - якщо облікові записи електронної пошти не використовуються на сервері Exchange, повідомлення, календар і інші елементи доставляються і зберігаються локально у файлі особистих папок (.pst) з ім'ям «Outlook.pst», яке використовується за замовчуванням для файлів даних.

Робота з файлами даних

Якщо потрібен доступ до будь-якого файлу даних на мережевому диску або на іншому комп'ютері, закрийте всі програми, в яких може використовуватися цей файл. Доступ до файлу даних може одночасно отримати тільки один користувач або одна програма. Файли даних не підтримують носії, призначені тільки для читання.

Якщо потрібно використовувати для організації елементів Outlook особливі папки, можуть бути створені додаткові файли даних. Наприклад, всі повідомлення з певної організації можуть зберігатися в окремому файлі даних. При створенні файлу даних для нього може бути введено будь-яке ім'я. За замовчуванням використовуються імена Особисті папки (1) .pst. Особисті папки (2) .pst і так далі. Для папки, пов'язаної з файлом даних, може бути задано будь-яке ім'я. За замовчуванням для папки, яка відображається в списку папок Microsoft Outlook, використовується ім'я Особисті папки.

Крім того, засіб авто-архівації дозволяє переміщати елементи в файл архіву Archive.pst. На відміну від експорту, коли елементи копіюються в файл експорту, але не видаляються з поточної папки, при архівації елементи копіюються в файл архіву і видаляються з поточної папки. Засіб авто-архівації дозволяє налаштувати розклад і виконувати архівацію декількох папок одночасно через рівні проміжки часу.

Службова програма PST Backup дозволяє створювати точну копію файлу даних pst в тому ж форматі, копіювати резервну копію на локальний або мережевий диск і ставити проміжок часу, через який в Microsoft Outlook має відображатися нагадування про створення резервної копії файлу. Резервна копія може використовуватися для відновлення поточного файлу pst в разі пошкодження або видалення. Цю службову програму можна завантажити з web-вузла Microsoft Office. Щоб розмір файлу особистих папок зменшився після видалення з нього елементів, файл необхідно стиснути.

Файл даних дозволяє отримати доступ до таких відомостей, як контакти, з іншого комп'ютера або надати доступ до них іншим користувачам. Найпростіше зробити це, експортувавши дані в файл pst за допомогою майстра імпорту та експорту.

Вкажіть в меню Файл на команду Створити і виберіть команду Файл даних Outlook.
Для створення файлу особистих папок Microsoft Outlook (pst), який надає більший обсяг пам'яті для елементів і папок, а також підтримує багатомовні дані в кодуванні Юнікод, натисніть кнопку «OK». Для забезпечення сумісності з більш ранніми версіями Outlook в групі «Тип сховища» виберіть значення «Файл особистих папок Microsoft Outlook (pst)» і натисніть кнопку «OK».
Введіть ім'я створюваного файлу в поле «Ім'я файлу» і натисніть кнопку «OK».
В поле «Ім'я» введіть ім'я папки «pst».
Виберіть інші необхідні параметри і натисніть кнопку «OK».

Аналогічну операцію вам доведеться виконати при створенні нового файлу даних.

відомості пароля

Ім'я папки, пов'язаної з файлом даних, відображається в списку папок. За замовчуванням папка буде названа «Особисті папки». Перетягніть в нову папку будь-які елементи з поточних папок. Щоб скопіювати елементи, а не переміщати їх, перетягніть їх, утримуючи клавішу «Ctrl».

Файл особистих папок (.pst) може бути відкритий через мережу, але для розташування в мережі потрібні дозволи на читання і запис. Переконайтеся, що файл pst не використовується іншим користувачем або програмою, інакше доступ до нього буде неможливий.

Відкриття файлу даних

Визначення формату файлу особистих папок

Виберіть в меню Файл команду Параметри.
Виберіть вкладку Налаштування пошти та натисніть кнопку «Файли даних».
Перейдіть до імені файлу даних, формат якого потрібно визначити, і натисніть кнопку «Параметри».
В поле «Формат» повинна відображатися рядок «Файл особистих папок» або «Файл особистих папок».

Створення файлу особистих папок в кодуванні Юнікод

У меню Файл виберіть пункт «Створити», а потім виберіть команду Файл даних Outlook.
Натисніть кнопку «ОК», як і в уже описуваному випадку при створенні файлу особистих папок Microsoft Outlook (.pst).
Введіть ім'я створюваного файлу в поле «Ім'я файлу» і натисніть кнопку «OK».
В поле «Ім'я» введіть ім'я папки «pst».
Натисніть кнопку «OK».

Перетворення файлів даних (.pst) в кодування Юнікод

Збільшення обсягу пам'яті файлу даних

Можливість збільшення обсягу пам'яті файлу даних залежить від параметрів і політик, що задаються адміністратором. Однак файл даних можна використовувати в новому форматі файлу особистих папок (.pst) Microsoft Outlook, що дозволяє використовувати більший обсяг пам'яті для елементів і папок, для отримання більшого обсягу пам'яті з файлу даних.

Створення нового файлу даних

У меню Файл виберіть пункт «Створити», а потім виберіть команду Файл даних Outlook.
Щоб створити файл особистих папок Microsoft Outlook (.pst), який надає більший обсяг пам'яті для елементів і папок, а також підтримує багатомовні дані в кодуванні Юнікод, натисніть кнопку «OK».
Введіть ім'я створюваного файлу в поле «Ім'я файлу» і натисніть кнопку «OK».
В поле «Ім'я» введіть ім'я папки «pst».
Виберіть інші необхідні параметри і натисніть кнопку «OK».

Імпорт об'єктів в новий файл даних

У Microsoft Outlook виберіть в меню Файл команду Імпорт і експорт.
Виберіть значення «Імпорт» з іншої програми або файлу і натисніть кнопку «Далі».
Виберіть значення «Файл особистих папок (.pst)» і натисніть кнопку «Далі».
В поле «Імпортувати з файлу» вкажіть ім'я і шлях до щойно створеного імпортується файлу pst.
Далі дотримуйтеся вказівок майстра імпорту та експорту.

Зміна пароля файлу pst

Виберіть в меню Файл команду Обробка файлу даних.
Клацніть на потрібному файлі особистих папок (.pst) і натисніть кнопку «Параметри».
Тепер натисніть кнопку «Змінити пароль» і введіть старий і новий паролі в відповідних полях.

Відновлення елементів з файлу даних

Відновлення елементів шляхом перетягування з файлу даних pst:

Відновлення елементів шляхом імпорту файлу pst:

У Microsoft Outlook виберіть в меню Файл команду Імпорт і експорт.
Виберіть значення «Імпорт» з іншої програми або файлу і натисніть кнопку «Далі».
Виберіть значення «Файл особистих папок (.pst)» і натисніть кнопку «Далі».
В поле «Імпортувати з файлу» вкажіть шлях до імпортованого файлу .pst та його ім'я.
Виберіть одне зі значень:
- «Замінювати дублікати при експорті». Якщо в папці, в яку імпортуються дані, існують дублікати даних, наявних у файлі pst, ці дані будуть перезаписані даними з файлу pst;
- «Дозволити створення дублікатів». Дані, що існують в папці, в яку виконується імпорт, що не будуть перезаписані даними з файлу pst. Вони будуть збережені;
- «Не імпортувати дублікати». Дані, що існують в папці, в яку виконується імпорт, будуть збережені, а їх дублікати з файлу pst НЕ будуть скопійовані в цю папку.
Далі дотримуйтеся вказівок майстра імпорту та експорту. Елементи з файлу pst будуть скопійовані в зазначену папку.

Зменшення розміру файлу даних

Проблема полягає в тому, що при видаленні елементів з файлу даних його розмір не змінюється, якщо не виконується стиснення файлу. Стиснення файлу даних може зайняти кілька хвилин.

Виберіть в меню Файл команду Обробка файлу даних.
Виберіть файл даних, який потрібно стиснути, і натисніть кнопку «Параметри».
Натисніть кнопку «Стиснути».

При стисненні файлу pst завершувати роботу Microsoft Outlook не потрібно.

Відновлення папки "Вхідні"

Якщо при синхронізації ost? Файлу і сервера Exchange сталася помилка, скористайтеся програмою перевірки сумісності ost.