Як правильно прошити документи нитками (фото) в 2019 році - покроково, зшивати
Для систематизації документи потрібно правильно оформити. Основна вимога зводиться до зручності зберігання і забезпечення схоронності документації, що досягається за рахунок того, що скріпляє нитками.
Для цього паперу прошиваються нитками. У такому вигляді документи захищені від втрати і підміни. Але як правильно зшити документацію нитками?
Що потрібно знати
Зберігання, обробка та подання документів в різні інстанції вимагають прошивання паперів.
Найчастіше необхідність прошивки виникає при здачі документації до реєстраційних або контролюючі органи.
Зшивання є невід'ємною частиною процесу підготовки документів нарівні з перевіркою достовірності інформації та дотриманням порядку заповнення.
Зшивання виступає найбільш надійним способом для запобігання втрати частини документів. Правильно зшиті документи не можна підробити і підмінити.
Але такий простий процес як прошивка паперів щодо офіційної документації є строго регламентованим процесом.
Тобто не можна просто скріпити листи нитками, необхідно дотримати певні правила оформлення.
визначення
Прошивка документів має на увазі, що документи скріплюються між з собою в належній послідовності.
Неправильне зшивання може ставати причиною розформування документів з подальшою втратою або підміною листів.
У подібній ситуації довести, що документи були в порядку, практично не реально. Залежно від важливості документів наслідки можуть стати справжньою катастрофою.
Для прошивання документів використовуються степлер, спеціальне обладнання або нитки. Але найнадійнішим продовжує залишатися скріплення нитками, оскільки підмінити окремі листи в цьому випадку не вдасться.
Але прошиваючи документи, потрібно робити це правильно. Неналежне скріплена документація не буде прийнята держорганами.
Окремі фірми спеціалізуються на тому, що пропонують послугу прошивки документів за всіма правилами.
Але, по суті, справа ця нескладна. Якщо знати, як правильно зшивати листи, можна виконати таку роботу самостійно.
З якою метою це робиться
Сам сенс процедури прошивки укладений в надійному закріпленні паперів. Документи захищені від випадкової втрати, і не можна непомітно витягнути з стопки пронумерованих паперів окремий лист.
Перевага прошивки і в зручності збереження. Прошиті справи досить компактні, вони займають небагато місця, і їх легше систематизувати.
Деякі документи мають досить тривалий термін архівного зберігання. Зшиті паперу зберігаються в належному вигляді, при необхідності можна легко знайти потрібну документацію.
Збереження документації важливо не тільки для держустанов, а й для приватних підприємців. Хоча в цьому випадку питання оформлення для бізнесу можуть вирішуватися всередині організації.
Що ж стосується здачі документів в держоргани, то нерідко саме неправильне зшивання паперів стає причиною відмови в їх прийомі.
Правове регулювання
Якимись спеціальними нормативами прошивка документів не регламентована. Але це не означає, що зшивати документи можна абияк.
Процес здійснюється відповідно до існуючих вимог, що стосуються обробки важливої документації.
Необхідні вказівки містяться в наступних положеннях:
Як правильно зшивати документи ниткою
Перед тим як почати зшивати документи, їх потрібно підготувати. Для цього всі папери сортуються за датою. Далі з дотриманням послідовності документи складаються і кожен окремий лист нумерується.
Для нумерації використовуються арабські цифри. Проставляється номер в правій частині листа. При цьому починається нумерація з цифри 1, але опис зшитих документів не враховується.
З метою збереження документів від зовнішнього впливу використовується спеціальна картонна обкладинка «Дело», яка буває різноманітних розмірів і різної якості.
При зшивці стандартних документів застосовується типовий швидкозшивач формату А4. Підлягають нумерації в документації і конверти.
У такому випадку спочатку номер проставляється на конверт, а вже потім нумеруються зберігалися в ньому фотографії та паперу.
Якщо в процесі нумерації була зроблена помилка, то неправильне значення перекреслюється однією рисою і далі нумерація далі триває.
Лист з наявністю закресленою помилки завіряється за допомогою напису «Виправленому вірити», підписи відповідальної особи та печатки.
Які саме потрібно
Прошивці підлягають найрізноманітніші види документів - бухгалтерські, податкові, статутні, звітні і т.д.
Загальний порядок прошивки стандартний, незважаючи на те, що застосовуватися можуть різні методи зшивання. Але для окремих видів документації існують деякі особливості.
Бухгалтерські документи прошиваються як і звичайні документи. Але є один нюанс - при прошивці робиться п'ять отворів, оскільки справи виходять досить об'ємними.
Причому зшити документи має право лише уповноважений співробітник, в основному бухгалтер, який веде справи.
Нумерація на бухгалтерської документації проставляється олівцем. Обов'язково складається опис всіх присутніх в справі документів.
При підготовці документів до здачі в архів потрібно:
- Систематизація всіх документів.
- Нумерація.
- Підшивання всіх паперів в загальну папку в залежності від її призначення.
- Створення опису.
- Оформлення обкладинки зшитою папки.
Такий порядок передбачається при архівування документації з терміном зберігання 25 років і більше.
Папери з терміном збереження до 10 років годі й нумерувати в справі і зберігати в папці-швидкозшивачі, але скріплення ниткою все ж надійніше.
Для архівних документів важливо оформити правильно обкладинку. На картонній обкладинці вказується:
- назва установи;
- підрозділ;
- період зберігання;
- найменування і тема справи.
При підготовці документів для податкової також існують тонкощі. Так паперу для реєстрації ІП або юрособи, для внесення змін до податкових дані документи прошиваються в присутності нотаріуса.
Це гарантує, що після завірення підпису відповідальної особи ніяких виправлень в складі документів не відбулося.
Порядок дій
При прошивці документів слід дотримуватися стандартного порядку дій:
розсортувати документи в пачки не більше 250 аркушів з товщиною не більше 4 см
в початок кожної пачки покласти лист для внутрішнього опису
додати до кожного блоку по чистому аркушу для супровідної написи
спеціальним нумератором або чорним олівцем проставити номери сторінок в правому верхньому куті лицьового боку
підшитий за середину лист нумерувати за два листа
ілюстрації пронумерувати на зворотному боці аркуша
скласти опис
готову опис вклеїти на обкладинку або підшити з іншими документами
підготувати матеріали для скріплення (капронові або суворі нитки, канцелярський клей, шило, картон)
для документів тривалого зберігання вибирається твердий картон (формат залежить від форми підшиваються паперів)
вказати на обкладинці відомості про організацію, вигляді документів, терміни зберігання, кількість аркушів і датою підшивки
отвори робляться шилом або звичайним дироколом
місце для отворів - на полях зліва з відступом від краю в 1,5-2 см, з відстанню між сусідніми проколами близько 3 см, і строго по вертикалі
документи тривалого зберігання прошиваються наскрізь разом з обкладинкою
звичайні папери підшиваються з листа, наступного за палітуркою
прошиваються листи двічі
У дві дірки
Найпростішим варіантом є зшивання документів через два проколу. Порядок дій такий:
- Видалити з документів дужки і скріпки.
- Укласти рівно листи і перевірити нумерацію.
- Використовуючи шило або дирокол і відступивши від краю зробити два отвори.
- Пропустити нитку через обидва проколу і зв'язати кінці її з тильного боку.
- Зв'язати кінчики ниток.
- На частину вузла наклеїти прямокутник з білого паперу або з папірусному паперу (при зберіганні понад 10 років).
Фото: зшивання документів в два проколу
У три дірки
Прошивка в три дірки починається зі стандартною підготовки документів. Далі схема дій така:
- зробити на пачці документів отвори з відстанню один від одного близько 3 см, причому середній прокол повинен знаходитися по центру.
- підготувати голку з ниткою довжиною близько 80 см.
- протягнути нитку в центральний отвір з тильної сторони документа.
- ввести голку в крайнє верхнє отвір.
- далі нитку провести крізь крайнє нижнє отвір через зворотний бік документів.
- повернути голку з ниткою в центральний прокол через лицьову сторону.
- нитки виявляться з тильного боку, але якщо прошивається об'ємна пачка, то процес можна повторити.
- зв'язати кінці нитки, що залишився кінчик повинен бути в довжину близько 7-8 см.
- на вузол наклеїти паперовий прямокутник із зазначенням основних даних.
- на приклеєному прямокутнику проставити печатку і підпис.
О четвертій дірки
Зшивання в чотири отвори найбільш надійна. Зазвичай так скріплюються документи, які зберігаються в об'ємних томах.
Алгоритм дій наступний:
- Зробити чотири отвори, дотримуючись стандартні вимоги.
- Почати прошивку з другого верхнього проколу.
- Нитка вводиться в самий верхній прокол.
- Потім пропускається нитку через другий отвір, а потім крізь третє.
- Нитка через четверте отвір направляється на тильну сторону підшиваються пачки.
- Наостанок голка вводиться в третій прокол з лицьового боку.
завершення прошивки
Завершує процес прошивки опечатування вузла і завірення. Для цього використовується прямокутник з папірусному паперу (простий білого паперу для документів з малим терміном зберігання).
Напис виглядає так:
«Прошиті, пронумеровано, скріплено підписом і печаткою ___ (________) лист ___»
Приклад засвідчувального напису
Підпис ставиться, як правило, особою, яка підписала оригінал документів. Але може завірятися документ уповноваженою особою.
У цьому випадку на листку проставляються реквізити довіреності. дає право підпису, П.І.Б. підписувача та його посаду.
Методи вирішення конфліктів в освітній організації, дивіться тут.
Обов'язково наводиться розшифрування підпису. Причому розшифровка і відбиток печатки частково виходять за межі засвідчувального листка.
Коли застосовується мастична друк, то її відбиток фіксується за допомогою нанесення канцелярського клею.
У прошивці документів немає особливої складності. Головне цей правильно розташувати проколи і належним чином оформити опечатування та завірення документа. Своєчасна прошивка дозволить зберегти документи належним чином.