Як правильно працювати над проектами блог мить бізнес

Проект переслідує певну мету. Вона повинна бути конкретною, мати обмеження, досяжною (реалістичною) і володіє обмеженням у часі (SMART: specific, measurable, attainable, relevant, time-bound).

Проект має на меті завжди повинна відповідати всім цим критеріям. Наприклад, якщо потрібно вивести сайт в топ-5, то потрібно знати в які терміни це відбудеться, з яким бюджетом і т.д. Цілі потрібно обов'язково опрацьовувати.

Заводимо новий файл, який називаємо Статутом проекту.

1. Опис мети. Які цілі ви ставите перед цим проектом?
2. Обгрунтування запуску. Навіщо потрібен цей проект? Часто емоції проходять, і з'ясовується, що це нікому не потрібно. Обгрунтовуємо.
3. Склад робіт. Які роботи ви будете виконувати для реалізації цього проекту? Великими мазками. Деталізувати будемо потім.
4. Прописуємо ключові сторони і їхні інтереси. Хто зацікавлений в проекті, що він хоче від нього і т.д.
5. Прописуємо ризики проекту. Може трапитися брак фінансування, відбутися зрив термінів, трапитися щось ще ...
6. Критерії успішного проекту. Що ми будемо вважати успішним виконанням проекту? Наприклад, певний час, визначений бюджет, певну якість.
7. Прописуємо відповідальних за проект і всіх ключових учасників.

Зайве деталізувати не будемо - тезисно, на сторінку, цього достатньо.

Тепер приступаємо до планування.

Тут вже важливо прописати всі елементи.

1. Цілі, критерії, обмеження проекту.
2. Визначаємо весь перелік робіт.
3. Прописуємо тривалість кожного з етапів: верстка теми, наповнення товарами, що продає опис товарів, службові сторінки і т.д.
4. Визначаємо послідовність кожної з цих робіт. Це важливо. Можливо, деякі завдання можна запустити паралельно, особливо, якщо їх виконують різні люди - так можна прискорити процес.
5. Робимо розрахунок і малюємо діаграму Ганта (це така таблиця, де по вертикалі йдуть завдання, а по горизонталі йдуть дати, в які ми виконуємо ці завдання). Схоже на чек-лист. Між прямокутниками ми малюємо зв'язку - якщо паралельно йдуть завдання, то з'ясовуємо, які завдання першорядні, а які - другорядні.
6. Визначаємо необхідні ресурси (тут починається роль менеджера проекту - ми плануємо проект і наша задача - виконати проект чужими руками). Звертаємося на сторонні ресурси до фрілансерам, щоб занести, наприклад, товар в інтернет магазин. Просимо знайти постачальників і намалювати логотип. Це дешево і дуже зручно.
7. Робимо оцінку і оптимізуємо витрати на проект. Коли у нас всі роботи знаходяться на одному аркуші, і ми розуміємо, хто буде виконувати роботи і скільки вони коштують, можна визначити, як це оптимізувати: наприклад, можна замовити роботи окремо (банери та логотипи), але буде це коштувати дорожче. Краще поставити задачу дизайнера, який зробить все за один день і це обійдеться набагато дешевше. Ви заощадите свій час і ресурси.
8. Під час проекту ви повинні постійно відслідковувати виконання проекту, контролювати виконання всіх завдань, вносити зміни, якщо вони необхідні.
9. Декомпозиція. Тепер важливо завдання декомпозировать - розкласти до атомарних складових. Наприклад, створення сайту інтернет магазину складається з безлічі різних елементів (зареєструватися на платформі, завантажити дані і т.д.). Починаємо робити все по етапах. Додати товари, додати і написати опис, прикрутити домен -починається це все ділити. До якого етапу можна ділити? Можна розділити до однієї операції - в середньому, щоб одну задачу можна було виконати за 50 хвилин і однією людиною. Тоді з'явиться розуміння того, скільки часу це займе і т.д.

Після того, як проект запущений, потрібно стежити за термінами, за ресурсами, за виконавцями, за тим, як витрачаються фінанси. Важливо оптимізувати цей проект. Наприклад, можна використовувати «магічний трикутник», в кутах якого знаходяться витрати, обсяг робіт і терміни. Можна знизити витрати за рахунок зменшення обсягу робіт або збільшення термінів (якщо бюджету не вистачає). Можна грати змінними.

У процесі проекту важливо управляти ризиками. Слід розуміти свої ризики, якщо до робіт залучено один фрілансер, на якому зав'язаний великий обсяг робіт: якщо його не контролювати і не отримувати проміжні результати, то це стає певним ризиком.

Важливо і управляти персоналом: розуміти, хто і які завдання виконує. Тоді можна буде намалювати матрицю відповідальності і розподілити роботи, ролі, хто і чим займається зараз.

Контроль повинен бути присутнім обов'язково. Контрольні точки повинні бути на всіх елементах: по-перше, на всіх критичних роботах, по-друге, на тих елементах, які не є основними в рамках одного проекту. І, звичайно ж, необхідно контролювати терміни та всі зміни (це для того, щоб проект не став надто дорогим і його не довелося закрити завчасно).

І ще одна порада з управління проектом:

важливо навчитися говорити «ні» всім новим проектам до тих пір, поки не завершений старий проект. Якщо проектів буде багато і одночасно, то нічого не вийде. Важливо фокусуватися на проекті. Зі стратегічних питань не можна працювати в режимі багатозадачності: якщо ви плануєте щось, то вам важливо фокусуватися саме на цьому.