Як правильно писати електронні листи, кому-сервіс

На жаль, разом з популяризацією електронного листування знижується і сама якість цього листування. Найчастіше користувачі просто не вміють правильно писати листи. Найбільше це стосується, звичайно, ділового листування.

Спробуємо розібрати найбільш поширені помилки, які допускають при використанні електронної пошти.

Ім'я та прізвище

Якщо вам доводиться спілкуватися не тільки з російськомовними співрозмовниками, то краще мати 2 профілю: один з ім'ям і прізвищем на кирилиці і другий - на латиниці. Другий момент: вУкаіни традиційно вказують спочатку прізвище людини, і вже після неї - ім'я. В англійській же мові (і в поштових клієнтах) прийнято робити навпаки. Але ж ви не хочете, щоб на ваш лист відповіли «Здрастуйте, Петров!». Тому правильніше вказувати спочатку ім'я.

У листи повинна бути підпис. На жаль, але мало хто про це замислюються. Свій підпис обов'язково потрібно налаштувати в профілі. Не потрібно боятися повідомити співрозмовнику, що ви його поважаєте, і повторити свої ім'я та прізвище - в цьому немає нічого страшного. Простий підпис в кінці кожного листа сильно підвищує зручність довгою листування, тим більше, якщо в ній братиме участь більше 2 сторін. Ну і елементарні правила хорошого тону також будуть дотримані.

Відповідь на лист

Мабуть, це одна з найпоширеніших помилок - коли замість відповіді просто пишуть новий лист, та ще й змінюють тему листа (Subject) або зовсім її не вказують. Що в такому випадку відчуває одержувач такого «відповіді»? Ймовірно, він подумає, що його вважають повним неробою, у якого немає інших справ, окрім як шукати в архіві листи і намагатися вгадати, яка з листувань триває. Якщо ви не хочете бути хамом в поданні вашого співрозмовника, обов'язково відповідайте на лист, а не пишіть у відповідь нове.

цитування

Колись давно, коли інтернет був ще розкішшю, ціна трафіку (обсягу отриманих та переданих даних) була дуже висока. Мабуть, саме з тих часів у користувачів з'явилася звичка видаляти все цитування при відповіді на лист. Причому ці знання, схоже, передаються і молодому поколінню. На щастя, сучасні швидкості доступу в інтернет дозволяють переслати зайві 2-3 кілобайт (приблизний «вага» тексту в листі) без будь-яких наслідків для гаманця.

Не потрібно видаляти цитування при відповіді на лист, цим ви лише ускладнить процес листування, - ваш співрозмовник може і не пам'ятати, чим закінчився останній лист. Ви ж не думаєте, що він спілкується тільки з вами?

Тема листа

Складно орієнтуватися в списку листів, де співрозмовники не вказують тему.

грамотність

Тут все і так зрозуміло. Навіть якщо вам завжди погано давалися правила української мови, у всіх сучасних браузерах і поштових клієнтів існує вбудована перевірка орфографії. Не забувайте її включати.

Для пересилання великої кількості файлів найкраще підходять архіви. Теж саме можна сказати і про документи великого розміру, адже при архівації файл стискається і його обсяг зменшується в кілька разів. Найпоширеніший формат архівів на даний момент - ZIP, і саме його варто використовувати, якщо ви хочете, щоб співрозмовник без проблем зміг витягти файли з вашого архіву. RAR - теж досить поширений формат, але тільки на терріторііУкаіни.