Як правильно підшивати документи по папках, питання передплатників, журнал «довідник секретаря і

Вимоги щодо формування справ

Як правильно підшивати документи по папках? Вхідні та вихідні окремо один від одного або все разом, сортуючи тільки за датою? Справа в тому, що у мене був 1 рік перерви в роботі і тепер, коли я вийшла, мені кажуть, що з'явилися якісь НОВІ вимоги ...

Вимоги щодо формування справ не змінювалися вже дуже багато років. В цьому плані архівна справа - вельми консервативна сфера діяльності. Основний принцип, який повинен дотримуватися при формуванні документів у справи, - включення в одну справу документів, що мають однаковий термін зберігання. Оскільки питання стосується безпосередньо листування (що надходить та відправляється кореспонденції), то для формування документів у відповідності з термінами зберігання необхідно справи формувати за тематикою (питань) і / або кореспондентам.

Експерт ділиться важливою інформацією про документування втрати документів в матеріалі за посиланням.

Наведені заголовки говорять про те, що в дані справи підшиваються всі документи, що утворилися в листуванні з органами влади, незалежно від питання. Якщо ми хочемо розділити документи ще по предметно-питально принципом, потрібно відобразити в заголовку питання, по якому ведеться листування, наприклад:

Вам буде корисно дізнатися про вихідні документах в матеріалі за посиланням.

«Листування з Московської житлової інспекцією про обстеження житлових приміщень». Вказівка ​​в заголовку справи питання може бути важливо, якщо справа

формується в структурному підрозділі, так як в різних підрозділах може бути листування з однією і тією ж організацією, але з різних питань.

Для правильного формування справ вам потрібно проаналізувати склад листування (з ким, з яких питань), але обов'язково з урахуванням строків зберігання. Основна маса надходить та відправляється кореспонденції має терміни зберігання 3, 5 років, 5 років ЕПК. Незначна частина листування має термін зберігання 1 рік (бронювання місць в готелях, замовлення квитків та ін.). Систематизувавши переписку таким чином, ви зможете при проведенні експертизи цінності документів виділяти їх до знищення після закінчення встановленого терміну зберігання, звільняючись від втратила цінність документації.

Формувати документи в справу ви будете не за принципом «вхідні», «вихідні», а по кореспондентам і / або питань.

Ви дізнаєтеся більше про вхідні документах. якщо перейдете в матеріал.

Якщо на надійшов документ був підготовлений відповідь, документи (надійшов документ з додатками, якщо вони були, копія відповіді) повинні бути підшиті в відповідну справу за датою відповідного документа. Якщо документ був ініціативним, копія документа поміщається в справу за датою документа.

Анонси майбутніх номерів