Як правильно орендувати офіс
Якщо справи вашої компанії йдуть успішно, то рано чи пізно ви зіткнетеся з необхідністю вибору нового офісу для своїх співробітників. Доручіть зайнятися попередніми пошуками своєму секретарю і готуйтеся до великої, але приємною роботі.
Багато розказано про заключному етапі цієї роботи - переїзді, що становить чималу частину витрат, але ось як знайти офіс, який ідеально підходив би саме для вашої компанії, де і у кого спитати поради, що потрібно враховувати при пошуку і виборі, це питання поки недостатньо освітлений. Постараємося відкрити деякі деталі для тих, кому тільки належить зайнятися питанням пошуку нового будинку для компанії.
Крок 1. Розташування
Для початку потрібно визначитися з місцем розташування майбутнього офісу. Тут потрібно враховувати близькість вашого бізнесу до основних постачальниках, транспортну доступність, зручні транспортні розв'язки. Якщо корпоративна політика компанії диктує певну розташування, наприклад, в центрі міста, то враховуйте наскільки легко і швидко клієнти знайдуть ваш офіс, наскільки ймовірним є ваших співробітників потрапити в пробки, скільки часу вам буде потрібно на зустріч своїх іноземних партнерів і колег з інших міст. У будь-якому випадку близькість до будинку Генерального директора не найкращий критерій при виборі розташування офісу великої компанії.
На сьогоднішній день вже сформувалася стійка тенденція будівництва бізнес-центрів високого класу поблизу кільцевої автодороги, що значно знижує вашу залежність від транспортних проблем.
Крок 2. Метри
Скільки квадратних метрів потрібно вам під офіс. Тут потрібно пам'ятати основне правило: на 1 працівника покладено 10 кв.м. загальної офісної площі. Не варто розраховувати, що економія на квадратних метрах позитивно відбитися на роботі вашого персоналу. Системи кондиціонування і вентиляції повітря в бізнес-центрі мають певні межі, розраховані на стандартну завантаження офісу. Навіть якщо офіс буде відкритого планування (openspace), рекомендую при підрахунку закладати не менше 6 кв.м. на 1 співробітника.
Далі вам треба вирішити, яка кількість площ вам знадобиться додатково, як правило, це - переговорні, серверна, зона прийому відвідувачів (ресепшен) і невелика кухня.
Крок 3. Планування
Як правило, нові, сучасні бізнеc-центри пропонують свої приміщення в стані shellcore. Це означає, що перед вами постане повністю готове під обробку приміщення без внутрішніх перегородок. Підлогове покриття і підвісну стелю з'являться після установки перегородок. Це зручний формат для того, щоб запланувати потрібне вам кількість кабінетів, їх конфігурацію і обсяги. На сьогоднішній день найпопулярніший формат вУкаіни, це кабінетна система. У кожного відділу або підрозділу свої офіси. Це більш витратна планування, ніж, популярний в Європі, open-space.
Зверніть Вашу увагу на глибину поверху, адже якщо вона досить велика, то розбити приміщення на більш дрібні офіси буде складніше. Там, де денне освітлення не доступно, можна побудувати перегородку зі скляною вставкою, але це призведе до збільшення бюджету по обробці.
Крок 4. Парковка
На жаль, сучасні реалії не дозволяють власникам офісних будівель в центрі міста надати велику кількість паркувальних місць. Іноді ми бачимо повне їх відсутність. Зверніть увагу на цей важливий аспект. Це може дуже ускладнити як вашу роботу, так і можливість клієнтів дістатися до вашого офісу без пригод. Якщо ви клієнтоорієнтованості компанія, то важливою перевагою при виборі бізнес-центру буде гостьова парковка і парковка для орендарів, з мінімального розрахунку 1 місце для паркування на кожні 70 - 100 кв.м. орендованої площі.
Крок 5. Класифікація
У кожного бізнес-центру є своя приналежність до певного класу. Як правило, власники будівлі самі призначають клас будівлі, на ринку нерухомості в відкритому доступі можна ознайомитися з класифікацією офісних будівель. Всього існує три основні класи будівель: А - нові, сучасні будівлі з високоякісними матеріалами, використовуваними в будівництві і високим рівнем послуг; В - бізнес-центри хорошої якості, трохи поступаються класу А; З - практично складські приміщення, переобладнані в офісні, без кондиціонування та інших зручностей.
Крок 6. Власники будівлі
Після того, як ви приблизно визначилися з необхідною метражем і знайшли бізнес-центри, що відповідають вашим вимогам за місцем розташування, зв'язуйтеся з готелем продажів або керуючою компанією бізнес-центру.
Як правило, майже всю інформацію можна знайти на сайті бізнес-центру, але при зустрічі зверніть увагу на обізнаність персоналу. Добре, якщо у будівлі один власник, і воно не знаходиться в заставі. У будь-якому випадку ви можете попросити показати вам документи на будівлю та вивчити їх.
Наприклад, в нашому комплексі "АЕРОПОРТСІТІ Харків", ми плануємо відкрити приватний дитячий сад, для зручності орендарів. Гарна можливість, приїхавши на роботу, залишити дитину в бізнес-центрі на весь робочий день.
Крок 7. Комерційні умови
Площа приміщення, що орендується може бути змінена в договорі, до неї додається коридорний коефіцієнт. Це приблизно 8 - 10% від загальної площі, якщо ви не орендуєте всю будівлю або поверх, а тільки частину поверху.
Не забувайте обумовити можливість орендних канікул на період оздоблювальних робіт, це поширена практика і майже всі власники з розумінням ставляться до цієї частини витрат.
Тепер ви озброєні стрункою теорією вибору офісу для подальшого зростання вашого бізнесу. Ну, а що сформувався в Харкові ринок комерційної нерухомості зможе запропонувати вам саме те, що ви шукаєте.
Анастасія Пекутко
Комерційний директор
ЗАТ "Авіелен А.Г.".
