Як правильно опломбувати книгу обліку трудових книжок
Облік трудових книжок зобов'язаний вести кожен роботодавець, який використовує найману працю інших людей. Для цього слід завести відповідні книги обліку. Вони повинні відповідати певним вимогам, які описані в п. 41 Правил ведення і зберігання трудових книжок (далі Правила). Одним з таких вимог є наявність опломбування даних облікових книг. Багато фахівців, на яких покладено відповідальність за ведення цих книг задаються питанням: як правильно опломбувати книгу обліку трудових книжок?
Облік трудових книжок на підприємстві
- Прибутково-видаткову книгу з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї.
- Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
Всі сторінки в обох книгах повинні бути пронумеровані, потім їх треба прошнурувати. Також ці облікові книги необхідно опломбувати або можна скріпити сургучною печаткою і обов'язково завірити підписом роботодавця.
Скріплення сургучною печаткою
Скріплення облікових книг сургучною печаткою мало хто практикує, тому як це пов'язано з великою кількістю проблем. Наприклад, для цього потрібно:
- зробити спеціальну печатку для сургучу, найкраще латунну>
- купити сургуч і десь розтопити його, хоча можна, звичайно, попросити допомоги в цьому питанні у працівників поштового відділення.
При цьому книжкою, яка була скріплена сургучем, буде дуже незручно користуватися. Листи книги будуть підняті над такою печаткою і весь час доведеться писати по нерівній поверхні. Не кажучи вже про те, що з часом ця печатка може розсипатися. В цьому випадку контролюючі органи можуть угледіти в зруйнованій пломбі несанкціоноване її розтин, що спричинить за собою штрафні санкції.
Опломбування облікових книг
Пломба є захисним елементом від несанкціонованого розкриття. У Правилах немає опису, яка саме повинна бути пломба в облікових книгах, і з якого матеріалу вона повинна бути виготовлена.
Тому багато роботодавців на практиці користуються старим відомим всім методом опломбування книг смужкою паперу. Наприклад, сторінки облікової книги нумеруються, зшиваються щільними нитками, які виводяться на останню сторінку і заклеюються смужкою паперу так, щоб кінці ниток залишалися вільними. На приклеєною смужці паперу, яка в даному випадку є пломбу, роботодавець зазвичай пише скільки сторінок в даній книзі прошито і пронумеровано, ставить свій підпис, посада, прізвище та ініціали. Друк організації проставляється так, щоб вона знаходила на паперову пломбу, на підпис керівника та на вільні кінці ниток, розташовані на останній сторінці цього облікового книги.
Однак метод опломбування облікових книг смужкою паперу є в корені неправильним.
Найзручнішим типом опломбування облікових книг є плівкове пломбувальний пристрій. На поверхні плівкового носія і в його матеріалі виконані унікальні для кожної пломби ідентифікаційні написи і знаки. За бажанням замовника на плівковій пломбі можуть бути нанесені логотип організації і графи для підпису і дати. При спробі відклеїти таку пломбу на ній проявиться відповідний напис, яка і буде свідчити про несанкціонований розтині пломби.
Готову до заповнення облікову книгу можна купити в спеціалізованих магазинах або замовити через Інтернет. Ця книга буде вже опломбовано спеціальної номерної плівковою індикаторної пломбою. І вам залишиться тільки заповнити її титульний лист і зробити заверительную напис з підписом керівника.