Як побудувати роботу з табелем обліку робочого часу

Чи можна не вести табель в маленьких компаніях?

Я працюю в дуже маленькій компанії з чисельністю працівників 4 людини. Підкажіть, чи потрібно нам вести табель обліку робочого часу? У кожній чи компанії ведеться табель?

Всі господарські операції повинні оформлятися і підтверджуватися виправдувальними документами **. Розрахунки з персоналом також є господарськими операціями. Табель обліку робочого часу - це документ, який підтверджує, що працівник виконує зобов'язання за трудовим договором, адже в ньому міститься інформація про фактично відпрацьовані години. Табель служить підставою для розрахунку заробітної плати в бухгалтерії. Крім того, бухгалтери готують з його допомогою податкову і статистичну звітність.

У бухгалтерській термінології виправдувальні документи для господарських операцій ще іменуються первинними обліковими документами

Як призначити табельщика?

Нещодавно співробітник, відповідальний за табель нашого відділу, звільнився. Добровільно виконувати обов'язки з ведення табеля і здачі його в бухгалтерію ніхто з решти працівників не захотів. Як призначити нового відповідального?

Із запитання зрозуміло, що посади табельщика у вашій організації немає, хоча вона може бути передбачена в штатному розкладі, особливо в організаціях з великою кількістю персоналу. Якщо у вашій компанії встановлений порядок призначення відповідальних за ведення табеля по підрозділах, значить, такий обов'язок не є основною для співробітника, на якого вона покладена. Отже, вона повинна бути додатково оплачена. Будь-які доплати і надбавки передбачаються в трудовому договорі ***. Тому з відповідальним за табель працівником потрібно укласти додаткову угоду до трудового договору, в якому буде передбачено обов'язку щодо ведення табеля обліку робочого часу, а також розмір доплати за це (зразок дивіться на стор. 46).

Доплати, надбавки, премії та заохочувальні виплати відображаються в графах 6-8 штатного розкладу (уніфікована форма № Т-3)

Крім того, слід видати наказ по основній діяльності про призначення відповідального за табель (зразок представлений на стор. 47).

Яку форму використовувати - Т-12 або Т-13?

Підкажіть, будь ласка, в чому різниця між формами табеля № Т-12 і № Т-13? У яких випадках вони використовуються?

Все залежить від того, як саме в організації побудована система обліку робочого часу. Як ви вже відзначили, ГоскомстатУкаіни затвердив дві уніфіковані форми табеля: № Т-12 «Табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці» і № Т-13 «Табель обліку робочого часу». Форма № Т-12 може використовуватися в будь-якій організації. З її допомогою можна одночасно контролювати дотримання режиму робочого часу і вести облік виплат працівникам. При цьому в компаніях, де тимчасової облік і розрахунки з персоналом з оплати праці ведуться окремо, допускається заповнювати тільки розділ 1 «Облік робочого часу». В цьому випадку розділ 1 вважається самостійним документом, а оформляти розділ 2 «Розрахунок з персоналом по оплаті праці» не потрібно. Форма № Т-13 використовується, тільки коли в організації встановлена автоматична система контролю присутності працівників і дані про вхід-вихід можна заносити в табель через комп'ютер. Сьогодні в сучасних компаніях все частіше використовують систему автоматизованого контролю присутності, що дозволяє значно економити час і трудовитрати на заповнення табеля. Необхідно також відзначити, що форма № Т-13 призначена виключно для обліку робочого часу, в ній немає граф для даних по оплаті праці.

Табель обліку робочого часу щодня заповнює співробітник, відповідальний за роботу з цим документом

Як вести табель, якщо співробітники розкидані по офісах?

Пам'ятайте, що підставою для проставлення того чи іншого коду в табелі служать різні підтверджуючі документи. Це накази роботодавця (про направлення працівника у відрядження, про надання відпустки, про відсторонення від роботи і т. П.), Листки тимчасової непрацездатності, медичні довідки, доповідні і пояснювальні записки, акти і т. П. У вашому випадку (при віддаленості контрольного об'єкта), доведеться організувати робочий час таким чином, щоб на виконання обов'язку табельщика залишався час. А краще все-таки, якщо в кожному офісі буде свій табельщик.

Зразок заповнення табеля обліку робочого часу

Якщо ви точно не знаєте, з яких причин співробітник відсутній на роботі, до здачі табеля в бухгалтерію залишайте незаповненою його графу «відмітки про явки та неявки на роботу по числах місяця» до тих пір, поки він не з'явиться і не представить підтверджуючі документи. Якщо до моменту здачі табеля працівник не з'явився, ставте позначку про неявку з нез'ясованих причин (до з'ясування обставин) - код «НН» ( «30»). При пред'явленні листка непрацездатності ці позначки замінюються кодом «Б» (19) або «Т» (20). В цьому випадку табель в кінці місяця потрібно переоформити.

Чи можна розробити свою форму табеля обліку робочого часу?

При заповненні табеля я не використовую графи «відпрацьовано за місяць: понаднормових, нічних, вихідних і святкових днів», так як ми не залучаємо своїх співробітників до понаднормової роботи. Ці графи збільшують ширину табеля, що при заповненні викликає незручності. Чи можу я виключити їх з табеля?

Ні, видалення окремих реквізитів з встановленої форми табеля обліку робочого часу не допускається так само, як і розробка індивідуальної форми цього документа. Ці правила стосуються і інших уніфікованих форм. Бухгалтер відповідно до закону «Про бухгалтерський облік» не зможе прийняти до заліку табель, складений у вільній формі.

Зміни, що вносяться до уніфіковані форми первинної облікової документації, слід оформити в організації відповідним наказом або положенням

Однак в уніфіковані форми можна вносити зміни: наприклад, розширити або звузити графи табеля з урахуванням необхідності та значимості показників, включити в нього додаткові аркуші, якщо, наприклад, працівників у відділі багато і всі прізвища не поміщаються на одній сторінці. Чи не заборонено також додавати в табель додаткові реквізити ****. На практиці часто вносять в форму рядка для віз посадових осіб або реквізит «ЗАТВЕРДЖУЮ».

Умовні позначення в табелі обліку робочого часу

Вид витрат робочого часу

Що загрожує, якщо неправильно оформляти табель?

Нашій організації належить перевірка податкової інспекції. Ми не впевнені, що завжди правильно оформляємо табель обліку робочого часу? Яка відповідальність загрожує нам, якщо щось не так?

Так, при перевірці фінансових операцій дані бухгалтерської та податкової звітності можуть звірятися з первинними обліковими документами, в тому числі і з табелем. Пам'ятайте, що податкова інспекція перевіряє не тільки правильність оформлення табеля, але завжди зіставляє його дані з відомостями розрахунково-платіжної відомості. Розбіжність цих даних свідчить про неправильність нарахування заробітної плати. Наприклад, коли вказані невірні коди, проставлені суцільні «вісімки» працівникам з ненормованим робочим днем або сумісникам.

При виявленні таких помилок в табелі роботодавця можуть притягнути до адміністративної відповідальності за «грубе порушення правил обліку доходів, витрат, об'єктів оподаткування». Штраф становить 5000 рублів (п. 1 ст. 120 НК Україна). А якщо роботодавець взагалі не веде табель, його можуть притягнути до відповідальності за порушення трудового законодавства (ст. 5.27 КоАП РФ) *****.

- Табель обліку робочого часу відрізняється від звичайних первинних облікових документів тим, що заповнюється на протязі значного часу, а підписується і здається, як правило, після закінчення облікового періоду (закінчення господарської операції). Відповідальність за достовірність даних, що містяться в табелі, несуть відповідальність особи, які склали та підписали цей документ. У багатьох компаніях табелі переробляють і виправляють неодноразово до і після здачі їх в бухгалтерію, що створює бухгалтерам зайві проблеми.

Хотілося б дати дві поради кадровикам по роботі з табелями. Перше: обов'язково залишайте в своєму відділі точні копії табелів обліку робочого часу з усіма підписами, а оригінали здавайте в бухгалтерію під розпис на вашій копії або супровідної службовій записці. Якщо табель загубиться, відновити його дані буде важко, адже це результат багатоденної роботи. Друге: переконуйте працівників своєчасно надавати вам документи, які є підставою відсутності їх на робочих місцях (листки непрацездатності, довідки, посвідчення про відрядження і т. Д.). Відмітки, поставлені в табелі лише зі слів співробітників, найчастіше і є згодом причиною виправлень.

***** Передбачено штраф для роботодавця або його представників в розмірі від 1000 до 50 000 руб.