Як організувати і провести конкурентні переговори

Конкурентні переговори - це вид торгів, які мають кілька відмінних рис. Практично кожна компанія, яка прагне знизити свої витрати, приймає участь в торгах. На сьогоднішній день активно розвиваються електронні торги на різних електронних майданчиках, в тому числі і державні торги, які вважаються найбільш вигідними та гарантують постійні і стабільні замовлення. Якщо компанія шукає постачальників сировини, комплектуючих, запасних частин і іншого, то участь в торгах може обіцяти дуже вигідні покупки.

Однак все торги, як електронні, так і реальні, вимагають досить великого обсягу часу. Це підготовка до торгів - збір документів, технічних, фінансових, юридичних, надання гарантій і багато іншого. А якщо поставка за вигідною ціною потрібна в короткі терміни? Ось тоді і приходить на допомогу такий інструмент, як конкурентні переговори. Це своєрідний прискорений варіант пошуку постачальника на найвигідніших умовах.

Цілі і порядок організації конкурентних переговорів

Отже, конкурентні переговори - це спосіб знайти постачальника товару або послуги в результаті переговорів з різними компаніями (конкурентами). В результаті таких переговорів вибираються найбільш вигідні умови, ефективні пропозиції, які вносяться в умови контракту. Переговори вважаються такими, що відбулися, якщо знайшлося мінімум два учасники, з переможцем конкурентних переговорів укладається договір, найчастіше це відбувається відразу ж, після чого починається робота. Адже головна причина проведення конкурентних переговорів - брак часу на повноцінні торги.

Іноді переможцями таких переговорів стають дві або кілька компаній. Це відбувається в тому випадку, якщо умови пропонуються приблизно однакові, а обсяг необхідного сировини настільки великий, що одна компанія швидко стільки поставити не може. Крім того, в результаті таких переговорів відмінно поповнюється база постачальників, і це дозволяє і в майбутньому використовувати момент конкуренції для отримання більш вигідної ціни на необхідний товар або послугу.

Два види конкурентних переговорів

Конкурентні переговори можуть проводитися по одній з двох схем. Перша - коли на переговори запрошуються всі претенденти на укладення контракту одночасно. Сидячи в одній кімнаті, конкуренти розповідають організатору переговорів про свої вигоди, переваги.

Плюс таких переговорів в тому, що конкуренти чують, як колеги скидають ціни, пропонують кращі умови, і самі починають істотно рухатися в ціні і розширювати зону обслуговування. Причому, відбувається це практично в «режимі онлайн», тобто - відразу ж. Не треба чекати, поки дійде лист, не треба давати підтвердження реальності вигідних пропозицій, конкуренти бачать все своїми очима.

Мінус таких переговорів в тому, що розкривається інформація, яку організатор переговорів часто хотів би зберегти в таємниці, так як вона носить суто комерційний характер. Всі також дізнаються переможця даних торгів, і суму угоди, і терміни, так як договір укладається тут же, а його умови обговорювалися при всіх.

Другий вид конкурентних переговорів - послідовні. В цьому випадку в кабінет до замовника заходять представники компаній по черзі, бесіди проводяться при закритих дверях, і згодом учасникам озвучуються підсумки переговорів - кожному своє рішення. У цьому випадку ніхто з конкурентів не уявляє, чим закінчилися переговори, з ким укладено контракт. Ніхто не знає, які суми були запропоновані, якими умовами буде супроводжуватися угода, ніхто не прагнути збити ціну, тому що просто не знає, а що ж запропонували конкуренти. Для того, щоб вартість все ж обговорювалася конструктивно, організатор торгів встановлює стартову ціну. Вона служить орієнтиром для зниження ціни в подальшому, а з тим, хто запропонує найбільш вигідні умови, укладається контракт, і знову-таки це відбувається без присутності конкурентів.

Трапляється, що жоден постачальник не зацікавлює замовника. В цьому випадку, якщо потрібна екстрена закупівля, вибирається найбільш прийнятний, хоч і не ідеальний, варіант, але договір укладається на короткий термін, навіть на разову закупівлю. Якщо ж терміни дозволяють, то краще за все вийти на великі електронні торги.

Ще один хід для конкурентних переговорів - остаточне рішення не приймається відразу. Можна запропонувати претендентам на укладення договору в триденний термін (або будь-який інший) підготувати остаточне рішення по запропонованих умов поставок. За цим письмовим пропозицій можна досить просто вибрати свого постачальника. Але завжди пам'ятайте, що такий спосіб торгів має численні мінуси, тому використовуйте конкурентні переговори у виняткових екстрених випадках.

Як організувати конкурентні переговори

Початок збору потенційних постачальників відбувається по самим різних каналах. Телефонуйте, пишіть, сповіщає своїх знайомих, надсилайте листи електронкою, шукайте на професійних сайтах ті компанії, які можуть стати вашими постачальниками. У запрошенні вкажіть тему торгів (переговорів), терміни надання заявки на участь, і спосіб її подачі. Сповістіть, коли пройдуть самі переговори, коли буде прийнято рішення про вибір постачальника. Якщо залишаєте за собою право відмовити будь-якої компанії в участі в переговорах, то заздалегідь обговоріть це в реченні або Положенні.

Також в цих документах треба вказати найменування об'єкта торгів (товар або послуга, що конкретно), треба вказати всі контактні дані організатора торгів, ПІБ відповідальної особи і особи що приймає рішення. Сюди ж вносять форму подачі заявки, вказують форму проведення переговорів, терміни виконання замовлення, постачання, інформацію про передбачувані фінансових обсягах поставки, а також стартова ціна. Вся суттєва інформація, яка стосується майбутньої угоди, вноситься до Положення, яке стає головним документом майбутніх конкурентних переговорів. Досягніть того, щоб після його прочитання партнери мали найповніше уявлення про майбутній захід, щоб вони представили його у всіх деталях. Чим менше в учасників залишиться питань, тим ефективніше пройдуть переговори, не треба буде відволікатися на роз'яснення та усунення неточностей і помилок.

Після отримання пропозиції конкуренти починають збирати пакет документів і складати свою пропозицію. У різних галузях потрібні різні основні документи. Якщо це продукти харчування, то потрібні санітарні сертифікати, якщо мова йде про будівництво об'єктів, то необхідні креслення, допуски СРО та інше. Всі документи, зібрані компанією, яка бере участь в переговорах, упаковуються в конверт і надаються в комісію з розгляду заявок. Комісія до початку переговорів повинна перевірити всі дані, які вказали компанії-претенденти. Без цієї перевірки вибір постачальника буде пов'язаний з великим ризиком.

Для приведення всіх претендентів в рівні умови обмежте участь компаній в переговорах тільки з одним пропозицією. Визначте також єдині форми подачі документів, при великому числі учасників це істотно полегшить розгляд заявок і скоротить терміни підготовки до переговорів.

Олег Тиньков про тактику переговорів: