Як оптимізувати робочі процеси, планувати день і нічого не забувати

Передісторія

Оскільки у кожного свої переваги мені доводилося з кимось листуватися в ВК, з кимось по пошті, з ким-то в Skype або Viber. А бувало, що один і той же чоловік писав мені і туди і туди. Ясна річ, що знайти потім потрібну інформацію було вкрай складно.

Чим з великим кількість людей я починав працювати на постійній основі, тим до більшої плутанини це призводило. У Google Drive з'являлося все більше персональних папок і файлів, до яких я видавав спільні доступи, а коли до якогось конкретного файлу було необхідно надати доступ новому співробітнику - це перетворювалося в пекло і забирало на пошуки цього самого файлу не мало часу.

До всього іншого у мене в паперовому блокноті було по 15-20 особистих щоденних завдань, які теж хотілося перенести в електронний вигляд, щоб вся робота зберігалася в одному місці і була легкодоступна з будь-якого місця - вдома, офісу, маршрутки, пляжу або кафе.

У якийсь момент я просто затрахало стежити за всім цим, і я вирішив оптимізувати весь цей хаос.

Логічно, що я почав оптимізацію робочих процесів з гугленія різних CRM-систем. А потім не тривалих пошуків зупинився на Бітрікс 24. Очевидних плюсів цієї системи було два:

1. Тут було все, що мені потрібно.
2. Бітрікс 24 безкоштовний для 12 співробітників.

Читайте також: Новий рік з #BinPartner

Бітрікс 24 заощадив час в 13,3 рази!

Перший запуск Бітрікс мене, звичайно, засмутив. За першою інтерфейс здається дуже приязною. Купа якихось менюшек-подменюшек, закладок і кнопок. Мені знадобилося трохи більше тижня, щоб звикнути до всього цього, і я поступово почав додавати туди співробітників і переносити частину завдань в екосистему Бітрікс 24.

Бітрікс 24 в браузерної версії на декстопов.

З перших днів роботи з командою в Бітрікс стало зрозуміло, що це дуже зручно і дуже сильно економить час. Якщо раніше на постановку задачі і оповіщення про неї співробітників витрачав хвилин 20, то тепер на це йшло 1,5 хвилини і всього кілька кліків.

1. Я заходив в Google Drive.
2. Шукав і запускав необхідну Google Таблицю, де прописував дедлайн і ТЗ.
3. Згадував де я спілкуюся зі співробітником, і писав йому, що в такому-то файлі з'явилося нове завдання або просто тупо скидав йому посилання на цю задачу.

Окрема тема - контроль дедлайнів, які вказані в різних файлах, різних сотрудінков ...

Що тепер? Тепер я заходжу в Бітрікс 24, кликаю на «Нова задача», закріп файлик з ТЗ, призначаю дедлайн.

Не потрібно нікому відписуватися, не потрібно стежити за часом виконання, не потрібно переглядати папки на Google Drive з виконаним завданням.

Так само варто відзначити, що крім того що вийшло об'єднати всі дії в одному місці, так ще вистачає всього однієї програми на Android - Бітрікс 24, щоб ставити завдання і стежити за їх виконанням.

А як же Google Drive і Google Таблиці?

Читайте також: Як перевірити доменне ім'я на чистоту?

Google Drive ж використовую, наприклад, для зберігання MindMap, які автоматом зберігаються після їх створення в Draw.io. Також Гугл Диск зберігає все ті ж звітні файли для спільного доступу.

Т.ч. в Бітрікс 24 пішли робочі моменти і комунікація з співробітниками, а Google-сервісів залишилася функції зберігача важливих документів і збирача звітів.

Особисті завдання, ідеї і нагадування

Все вище написане відноситься до оптимізації роботи з співробітниками, однак, у мене ще була мета привести до гармонії особистий хаос, що складається з безлічі мікрозадач, нагадувань, а також записів-ідей, які час від часу генерує моя голова 🙂

Evernote на декстопов.

Я багато чув про це органайзере, але все ніяк не доходили руки потестить його функціонал. На даний момент я дуже радий, що нарешті добрався до Evernote, тому що він дійсно економить час і не дає забувати з'являються в голові ідеї. За допомогою пари кліків можна створити замітку і вже не бояться, що щось вилетить з голови через великий обсяг інформації.

До слова, за перші два дні використання я нахерачіл в Evernote 27 заміток 🙂

Але і це ще не все. Після того як вдалося розібрати і особистий хаос, я став шукати шляхи, як поєднати роботу з співробітниками і особисті завдання з Бітрікс 24. Метою було максимально об'єднати все в одному місці.

І, чорт візьми, мені це вдалося!

Погуглити я знайшов на офіційному сайті додаток для Бітрікс 24 для синхронізації Evernote. Додаток дозволяє вивантажувати замітки в Бітрікс і створювати на їх основі завдання.

Вкрай зручна і шалено корисна річ! Тепер виходить так:

1. Нагенеріл ідей в маршрутці, туалеті, барі або перед сном.
2. Вивантажив замітки пов'язані з робочими моментами в Бітрікс і на їх основі розкидав завдання для себе і співробітників.
3. PROFFIT !! 111

планування роботи

Тепер, коли всі нотатки, нагадування і ідеї перебувають в одному місці можна з легкістю планувати роботу на день, тиждень і навіть місяць.

Тепер можна не бояться, що щось забудеш, якийсь захід пропустиш чи якийсь контрагент не заплатить гроші і це пройде непоміченим.

Єдине, що ще залишилося синхронізувати з Бітрікс 24 - це сервіс МоёДело. яким я також користуюся. Але, наскільки мені відомо, МоёДело працює над цим питанням (зараз є синхронізація тільки з AmoCRM) і можливо скоро і ця остання біль буде закрита.

Що вийшло?

В результаті вийшла ось така зв'язка:

• Google Drive + Google Таблиці + синхронізація з Бітрікс 24 - для співробітників.
• Evernote + синхронізація з Google Календар + синхронізація з Бітрікс 24 за допомогою програми Evernote для Бітрікс - для мене.

І наостанок, я не зміг обійти стороною ще один крутий сервіс - Pocket. за допомогою якого я зберігаю цікаві статті для подальшого прочитання. До слова, всіма самими-найважливішими і злободенними можна «Поділитися» з Pocket в Evernote створивши там замітку.

Всім настійно рекомендую цю прогу, тому що вона дозволяє відкладати на майбутнє прочитання, якщо на даний момент немає часу.

Єдиний косяк - це те, що кількість статей для прочитання накопичується швидше, ніж на їх прочитання знаходиш час 🙂 Але це вже не вина Pocket.

Сподіваюся мій досвід по оптимізації робочих процесів за допомогою цієї пекельної зв'язки сервісів і програм допоможе і вам заощадити час, почати грамотно планувати робочий день і не забувати про дрібниці, мікрозадачах і цікавому контенті!