Як оформити рішення загальних зборів учасників ооо, Харківський МАУП

Недотримання вимог до оформлення та змісту рішення загальних зборів учасників в сукупності з іншими обставинами нерідко стає підставою для скасування рішення зборів. Юристу компанії потрібно забезпечити, щоб у разі виникнення корпоративного конфлікту прийняте рішення неможливо було б визнати недійсним.

Таке правило встановлює підпункт 3 пункту 3 статті 67.1 Цивільного кодексу РФ.

Щоб дотримати його, потрібно запрошувати нотаріуса на загальні збори учасників або самим учасникам збиратися у нотаріуса.

При цьому закон дозволяє не виконувати цю вимогу, якщо інший спосіб підтвердження учасниці передбачать (подп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ):

в статуті або
в рішенні загальних зборів учасників, прийнятому одноголосно.

Під іншим способом підтвердження мається на увазі:

Приклади положення статуту

Підтвердження підписами всіх учасників

4.2. Відповідно до пункту 3 статті 67.1 Цивільного кодексу України прийняття загальними зборами учасників Товариства рішення і склад учасників Товариства, які були присутні при його прийнятті, підтверджуються підписанням протоколу всіма учасниками, які були присутні на зборах.

Підтвердження підписами окремих учасників

4.2. Відповідно до пункту 3 статті 67.1 Цивільного кодексу України прийняття загальними зборами учасників Товариства рішення і склад учасників Товариства, які були присутні при його прийнятті, підтверджуються підписанням протоколу головою і секретарем зборів, які повинні бути учасниками Товариства.

Підтвердження з використанням технічних засобів

Підтвердження іншим способом (підписами окремих осіб)

4.2. Відповідно до пункту 3 статті 67.1 Цивільного кодексу України прийняття загальними зборами учасників Товариства рішення і склад учасників Товариства, які були присутні при його прийнятті, підтверджуються підписанням протоколу головою і секретарем зборів.

Таким чином, учасники можуть самі вибрати, як підтвердити прийняття рішення і склад учасників. Фактично є наступні варіанти:

прийняти рішення про внесення змін до статуту, закріпивши в ньому найбільш зручний порядок підтвердження (наприклад, засвідчення протоколу підписами голови і секретаря зборів, які є учасниками товариства);
приймати рішення про спосіб підтвердження кожного разу при проведенні загальних зборів. Цей метод можна застосовувати, якщо учасники завжди збираються в повному складі;
звертатися до нотаріуса, щоб він підтверджував прийняття рішення на зборах учасників і склад учасників.

Формально вимогам закону буде відповідати і інший варіант: можна провести збори, на якому будуть присутні всі учасники товариства, і на ньому одноголосно прийняти рішення про спосіб підтвердження (без внесення змін до статуту). В такому випадку на наступних зборах вже не буде потрібно стовідсоткова явка учасників, в рішеннях можна буде просто робити посилання на цей протокол і прикладати його копію.

Однак суд може витлумачити закон іншим чином: що спосіб підтвердження має бути передбачений саме в тому рішенні, яке підтверджується. Щоб уникнути суперечок краще не використовувати цей спосіб, поки не складеться судова практика з цього питання.

В цілому вимога про притягнення нотаріуса направлено проти фальсифікації рішень. Його присутність ускладнює процес підробки. При підміні протоколу із застосуванням печатки нотаріуса достатньо буде довести лише той факт, що нотаріальна дія не значиться в реєстрі нотаріуса.

На суспільства, в яких рішення приймає єдиний учасник, ці вимоги не поширюються, оскільки встановлені лише щодо зборів.

Що повинно містити рішення загальних зборів учасників

Рішення загальних зборів учасників оформляється протоколом загальних зборів учасників.

Загальні вимоги до змісту та оформлення протоколу загальних зборів учасників встановлені в пунктах 4 і 5 статті 181.2 Цивільного кодексу РФ.

Так, протокол загальних зборів учасників ТОВ, проведеного в очній формі, повинен містити такі відомості:

дата, час і місце проведення зборів;
відомості про осіб, які взяли участь в зборах;
результати голосування по кожному питанню порядку денного;
відомості про осіб, які проводили підрахунок голосів;
відомості про осіб, які голосували проти прийняття рішення зборів і зажадали внести запис про це в протокол.

Протокол загальних зборів учасників ТОВ, проведеного в очній формі, повинен містити такі відомості:

дата, до якої приймалися документи, що містять відомості про голосування членів цивільно-правової спільноти;
відомості про осіб, які взяли участь в голосуванні;
результати голосування по кожному питанню порядку денного;
відомості про осіб, які проводили підрахунок голосів;
відомості про осіб, які підписали протокол.

Крім того, закон містить деякі вказівки для окремих випадків, зокрема для вирішення, яким учасники схвалюють велику угоду або угоду з зацікавленістю.

Крім зазначених обов'язкових відомостей, в протокол можна включити також і іншу інформацію.

Виходячи з цих вимог в протоколі загальних зборів учасників потрібно вказати наступне:

Які наслідки тягне оформлення протоколу загальних зборів учасників ТОВ у вільній формі без дотримання вимог, встановлених для акціонерних товариств

Рішення зборів може бути визнано недійсним (подп. 4 п. 1 ст. 181.4 ГК РФ).

Таким чином, якщо всі учасники товариства прийняли рішення одноголосно і в подальшому не поміняють свою позицію, оформлення рішення у вільній формі не спричинить негативних наслідків.

Таким чином, у суспільства може виникнути необхідність доводити участь незадоволеного учасника в загальних зборах, наявність кворуму, підтверджувати порядку денного або результати голосування. Зробити це буде набагато легше, якщо протокол зборів був оформлений належним чином. Крім того, позицію суспільства посилить документ, який підтверджує, що учасник пройшов реєстрацію (наприклад, лист реєстрації).

Приклад з практики: суд відмовив у визнанні недійсними рішень зборів, прийнятих під час відсутності позивачів, оскільки документально підтверджено, що позивачі прибутку на збори, але потім безпідставно залишили його

Прімеріз практики: запізнення учасника до початку зборів не позбавляє його права голосувати з питань порядку денного, рішення за якими ще не ухвалені. Рішення, прийняті з урахуванням голосів такого учасника, не є недійсними

Приклад з практики: так як позивач брав участь в зборах і голосував «за» оскаржуване рішення, він не має права його оскаржувати

Прімеріз практики: так як позивач брав участь в зборах і не голосував «проти» оспорюваного рішення, він не має права його оскаржувати

Дотримання вимог до змісту протоколу особливо актуально для ТОВ з великою кількістю учасників.

Чим більше в суспільстві учасників, тим складніше їм буде прийти до спільного рішення, яке влаштовує всіх. Ризик оскарження рішення в такому випадку істотно зростає.

Хто підписує рішення загальних зборів учасників

Протокол зборів підписують головуючий і секретар (п. 3 ст. 181. 2 ГК РФ). Однак в цьому випадку є ризик, що суспільство не зможе документально підтвердити факт участі в зборах конкретного учасника, якщо він через деякий час після зборів вирішить оскаржити прийняте рішення в судовому порядку та заявлятиме про те, що він не був присутній на зборах або голосував проти прийнятого рішення.

Щоб знизити ризик заперечування прийнятого рішення, краще щоб на протоколі загальних зборів залишилися підписи всіх присутніх учасників, хоча закон і не зобов'язує це робити. При цьому потрібно враховувати, що протокол зборів може бути виготовлений не відразу після зборів, крім того, учасник може відмовитися його підписувати.

Ще більш ефективним може бути використання бюлетенів для голосування. Це повністю виключить можливість учасника посилатися на те, що він голосував інакше або взагалі не брав участі в зборах. Обов'язковий порядок голосування бюлетенями можна передбачити в Положенні про загальні збори учасників.

Увага! Тягар доказування того факту, що учасник був присутній на зборах, лежить на суспільстві.

Приклад з практики: суд визнав рішення зборів недійсним, так як суспільство не довело факт присутності позивача на зборах, а за відсутності позивача збори не вправі було приймати рішення

Приклад з практики: суд визнав рішення зборів недійсними, так як суспільство не довело факт присутності позивача на зборах, а за відсутності позивача збори не вправі були приймати рішення

Матеріал Юридичної довідкової системи «Система Юрист»