Як написати лист про погодження

При підготовці спільного проекту між різними організаціями або підрозділами одного підприємства нерідко виникає необхідність обговорення окремих деталей і умов реалізації. В такому випадку запускається механізм узгодження, який дозволяє, з огляду на інтереси сторін, виробити спільну позицію по всьому списку питань. Оформлення такого листа підкоряється загальним законам діловодства, проте має деякі особливості.

Інструкція

Підготуйте список питань, що підлягають узгодженню. Як правило, лист. що містить такі умови, є самостійним документом, що передує укладенню основного договору. Воно може бути в деяких випадках використано як внутрішній документ, необхідний для вироблення спільного рішення і вимагає підтвердження правомочності у різних служб (безпеки, юридичної, фінансової, проектної і т.д.). В інших випадках його готують для обговорення спірних питань з організаціями-партнерами в роботі над спільним проектом.

У заключній частині листа повідомте термін, в який необхідно провести узгодження і внести необхідні поправки або прийняти пропозицію в повному обсязі. Далі слід дата складання листа, підпис відповідальної особи і її розшифровка в дужках.

Зверніть увагу, що лист про погодження може бути як основним документом, що закріплює умови попередньої угоди, так і супровідним. Лист, до якого буде додаватися протокол узгодження або інший документ у вигляді списку або переліку, повинна буде містити пункт «Додаток». У ньому назвіть додаються документи (попередньо пронумерувавши їх), пропоновані до узгодження сторонами.

Зверніть увагу, що лист про погодження може бути як основним документом, що закріплює умови попередньої угоди, так і супровідним.

Не забудьте до відправки зареєструвати лист у секретаря в якості вихідного документа.