Як написати формальний email англійською

Як би там не було, навик написання офіційних листів і звернень на англійській мові обов'язковий в сучасному світі і подвійно корисний тим, хто планує навчатися за кордоном!

Нижче ви знайдете просту і зрозумілу інструкцію, яка допоможе вам скласти відмінний формальний email англійською мовою.

Кілька слів про зовнішній вигляд листа ...

По-перше, не варто перевантажувати лист великою кількістю знаків пунктуації, включаючи крапки і коми. Будьте лаконічні й точні в висловлюваннях. Окремо відзначимо, що при написанні тексту на англійській мові не слід користуватися правилами пунктуації української мови.

По-друге, вкрай важлива структура email-повідомлення. Для формального листа найкраще підходить блокова структура, при якій весь текст ділиться на строго певні смислові фрагменти (абзаци). Такий текст легше сприймати, а його читання і осмислення займає набагато менше часу.

Далі мова піде про те, як правильно розділити текст на блоки, витримавши його в стилістиці формального спілкування.

Складаючи формальний email, слід розділити його на наступні частини: вітання, причина звернення / відсилання до попереднього контакту, основне послання, завершення листа, підпис. З огляду на ділову стилістику, кожен блок листа повинен бути витриманий у відповідній манері і містити доречні формулювання ...

Формальне вітання в англійській мові виглядає наступним чином:

У разі звернення до невідомого одержувачу

- Dear Sir or Madam

У разі звернення до конкретного одержувача

- Dear Mr / Ms Jones

  • У зверненні не прийнято використовувати імена, тільки прізвища
  • Звернення до жінки «Ms» більш доречно, ніж «Mrs», оскільки підходить і заміжнім і незаміжнім жінкам

Причина звернення / відсилання до попереднього контакту

Продовження листа залежить від того, в яких обставин ви його пишіть.

У разі якщо ви вперше звертаєтеся до даної особи, на початку тексту варто коротко пояснити, хто ви, а також причину звернення.

Перейти до причини звернення можна наступним чином:

- I would like to clarify ... - я б хотів прояснити ...

- I kindly ask you to ... - я люб'язно прошу вас

- I am writing to enquire about / to apologize for / in connection with / get more details about / explain ... - я пишу вам, щоб дізнатися про / вибачитися за / в зв'язку з / дізнатися деталі про / пояснити ...

Якщо ви вже спілкувалися з цією особою, має сенс зробити відсилання до попереднього контакту. Зробити це можна в такий спосіб:

- Thank you for your message - спасибі за ваше повідомлення

- I am writing with regard to ... - я пишу вам в зв'язку з ...

- In compliance with your request ... - виконуючи ваше прохання ...

  • Складаючи цю частину листа, пам'ятайте, що саме з неї одержувач повинен буде зрозуміти, хто ви і навіщо пишіть

Основний текст є центральною частиною листи і несе головний сенс всього послання. Розглянемо кілька фраз, які будуть доречні в даному блоці:

- Could you please let me know ... - не могли б ви повідомити мені ...

- I would appreciate it if you could please send me ... - я буду вдячний, якщо ви вишліть мені ...

- Could you possibly ... - не могли б ви ...

- I would also like to know ... - я також хотів би дізнатися ...

- Please let me know ... - будь ласка, дайте мені знати ...

  • Постарайтеся по можливості коротко і лаконічно запросити необхідну вам інформацію або донести до одержувача суть свого повідомлення
  • Уникайте сленгу і просторічних виразів

Якщо ви прикріплюєте ті чи інші файли до свого email'у, в цій же частині буде доречно написати про це. наприклад:

- I am attaching my CV - я прикріплюю своє резюме

- I am sending you ... - я висилаю вам ...

- Please see the statement attached - будь ласка, ознайомтеся з додатком

- Please find attached the file you requested - будь ласка, ознайомтеся з прикріпленим файлом, який ви запитували

Завершення вашого листа має бути коротким і ємним, а також відображати ваші подальші очікування від співрозмовника. Ось кілька прикладів:

- I look forward to hearing from you - очікую вашої відповіді

- Thanking in advance - заздалегідь дякую

- If you have any questions feel free to contact me - якщо у вас є якісь питання, не соромтеся звертатися до мене

  • Завершення листа має бути чітким і ненав'язливим, уникайте прямого заклику співрозмовника до чого-небудь, а також тиску на нього

Підпис формального листа складається з формули ввічливості і вашого імені. У даній стилістиці прийнятними є такі формули:

- Yours faithfully, (якщо ім'я одержувача невідомо)

- Yours sincerely, (якщо ім'я одержувача відомо)

  • У ряді випадків, крім вказівки свого імені, в підписі також доречно вказівку вашої посади і компанії, в якій ви цю посаду займаєте (найчастіше - якщо мова йде про ділове листування між представниками двох компаній)

Ось ще кілька важливих порад, яких варто дотримуватися при написанні формального листа: