Як налаштовувати ibm lotus notes v8 для користувачів microsoft outlook - програмні продукти

Мета статті - описати основні кроки, необхідні для плавного переходу з Microsoft Outlook на IBM Lotus Notes V8. Ці кроки перераховані нижче (далі ми розглянемо їх більш детально):
  1. Створення адміністратором IBM Lotus Domino політики Desktop, в якій потрібно виконати наступні настройки:
    • Для параметра Window management style (стиль управління вікном) встановити значення New Window
    • Створити політику, відповідно до якої локальна репліка поштового файлу створювалася б автоматично
    • Визначити графік реплікації, щоб нові користувачі регулярно отримували нову пошту в локальний поштовий файл
  2. Створення спеціальної домашньої сторінки (Home page) за допомогою одного з таких методів:
    • Створення користувальницького додатка БД та розміщення Mail, Calendar і Contacts в окремих вікнах; установка для параметра Mail File Location значення Local за допомогою документа LocALLMailType Desktop Setting таким чином, щоб кожне вікно посилалося на локальну репліку.
    • Ручна установка Mail в якості домашньої сторінки і додавання Calendar і Contacts в папку Startup.
  3. Переконайтеся, що Preview on Side є значенням за умовчанням для опції Mail Inbox preview.

Установка для параметра Window management style значення New Window

В клієнті IBM Lotus Domino Administrator створіть нову призначену для користувача політику і задайте для параметра Window management style значення New Window на вкладці Desktop Settings - Preferences - Window Management (див. Малюнок 1).

Малюнок 1. Параметр New Window в політиці

Як налаштовувати ibm lotus notes v8 для користувачів microsoft outlook - програмні продукти

Визначити цю політику можна, коли ви дозволяєте користувачам змінювати свої настройки. У цьому випадку вони можуть вибрати File - Preferences, розгорнути опцію Toolbar в дереві зліва, вибрати Windows and Themes, а потім вибрати одну з трьох різних опцій в розділі Window Management (див. Рисунок 2).

Малюнок 2. Призначені для користувача настройки Windows and Themes

При включеній опції "Open each document in its own window", коли користувач двічі натискає на поштове повідомлення в Inbox (або в будь-якому поданні або папці), це повідомлення відкривається у власному вікні, як в Microsoft Outlook. На малюнку 3 показано нове повідомлення Lotus Notes, відкрите в новому вікні.

Малюнок 3. Кожне повідомлення або запис в календарі документа Notes відкривається у власному вікні

Як налаштовувати ibm lotus notes v8 для користувачів microsoft outlook - програмні продукти

Нова призначена для користувача політика, створена за допомогою клієнта Lotus Domino Administrator, забезпечить користувачам, на яких вона поширюється, автоматичне отримання локальної репліки їх поштового файлу. Виконати цю настройку можна в розділі Server Options на вкладці Basics документа Desktop Settings (див. Малюнок 4).

Малюнок 4. Опція користувальницької політики "Create a local mail file replica"

Як налаштовувати ibm lotus notes v8 для користувачів microsoft outlook - програмні продукти

У новій користувальницької політиці необхідно задати графік реплікації, що підходить для вашої організації (див. Рисунок 5), вибравши вкладку Preferences - Replication. Майте на увазі, що якщо використовувати значення за замовчуванням (60 хвилин), реплікація буде проходити дуже рідко, тому це значення потрібно зменшити.

Малюнок 5. Налаштування користувальницької політики Default replication schedule

Як налаштовувати ibm lotus notes v8 для користувачів microsoft outlook - програмні продукти

Тепер користувачі отримують пошту автоматично і регулярно; проте, якщо їм буде потрібно виконати реплікацію примусово, вони зможуть зробити це одним із таких способів

  • Вибрати опцію Send and Receive Mail з меню Tools
  • Натиснути на значок Send and Receive Mail на панелі дій (Action bar)

Користувачам не потрібно переходити на вкладку Replicator. Однак якщо користувачі детально вивчать інтерфейс, вони побачать, що додаток Mail (до якого входить і Calendar) в дійсності відображається на вкладці Replicator, і при бажанні вони можуть примусово запустити реплікацію з цієї вкладки.

Домашню сторінку (Home page) іноді називають сторінкою вітання (Welcome page), але в цій статті і те, і інше ми називаємо домашніми сторінками.

Встановити спеціальну домашню сторінку можна одним з таких способів:

  • Створити користувальницький додаток БД і розмістити Mail, Calendar і Contacts в окремих вікнах, встановивши для параметра Mail File Location значення Local за допомогою документа LocALLMailType Desktop Setting таким чином, щоб кожне вікно посилалося на локальну репліку.
  • Вручну встановити Mail в якості домашньої сторінки, додавши Calendar і Contacts в папку Startup.

Створення користувальницького додатка БД домашньої сторінки

Вибравши цей метод, ви створюєте користувальницький додаток БД і розміщуєте Mail, Calendar і Contacts в окремих вікнах, а потім встановлюєте локальне розміщення поштового файлу в Desktop Settings.

Якщо ви хочете, щоб у користувачів в якості домашньої сторінки примусово використовувалася програма Mail, в поле Home page слід вибрати опцію "Do not allow" (див. Малюнок 7). Будучи включеною, ця опція не дає користувачам змінювати свою домашню сторінку на іншу.

Малюнок 6. Створення спеціального додатка БД домашньої сторінки (сторінки вітання)

Як налаштовувати ibm lotus notes v8 для користувачів microsoft outlook - програмні продукти

Тепер потрібно задати локальне розміщення поштового файлу в документі Desktop Settings. Ця операція гарантує, що домашня сторінка буде посилатися на локальну репліку, а не на серверну. Вона також гарантує, що вкладки Mail і Calendar, завантажуються з папки Startup, теж будуть посилатися на локальні репліки. Щоб це зробити, виконайте наступні кроки:

  1. В поле Mail File Location виберіть значення Local. Ця установка знаходиться в тому ж документі Desktop Settings, який використовується і для всіх інших налаштувань.
  2. Створіть це поле в документі Desktop Settings, назвіть його LocAllMailType і задайте значення 1. (Значення за замовчуванням 0 - використання серверної репліки, а 1 - локальної.)
Для додавання або установки змінних NOTES.INI для користувачів клієнта Notes можна використовувати документ настройки політики desktop. Це простий спосіб установки змінних NOTES.INI для всіх користувачів клієнта Notes або для конкретної їх групи. Документи настройки політики desktop також можна використовувати для установки значень полів для користувачів в документах.

Щоб за допомогою політики призначити значення NOTES.INI або настройку документа Location користувачам клієнта Notes, використовуйте Domino Designer для додавання нового поля до документа настройки політики desktop. Це нове поле повинно мати ім'я $ PrefVariableName, де VariableName - ім'я змінної NOTES.INI, яку ви хочете визначити. У цьому полі документа настройки політики desktop введіть значення, яке ви хочете привласнити цієї змінної NOTES.INI. Це і є значення, яке встановлюється в NOTES.INI для обраних користувачів Notes.

У розділі Server Options вкладки Basics виберіть опцію "Create local mail file replica".

Припустимо, наприклад, що ви хочете за допомогою документа настройки політики змінити розмір шрифту на 5 у файлі NOTES.INI. Щоб змінити це налаштування, виконайте такі дії:

  1. З Lotus Domino Designer відкрийте форму документа настройки політики desktop.
  2. Створіть нове поле з ім'ям $ PrefDisplay_font_adjustment і надайте йому значення 5.
  3. Збережіть зміни і закрийте вікно.

Щоб визначити установки документа Location за допомогою документа політики додайте нове поле в документ настройки політики. Нове поле повинно називатися $ LocAllVariableName, де VariableName - ім'я полів, які ви задаєте в документах Location. У новому полі в документі настройки політики введіть значення, яке ви хочете привласнити цієї змінної. Це і є значення, яке присвоюється в документах Location всіх користувачів.

Ці нові значення будуть встановлені на клієнтах призначених користувачів в наступний раз, коли вони будуть проходити процедуру аутентифікації на своєму домашньому сервері.

ПРИМІТКА: Для вступу в силу певних установок потрібне перезавантаження клієнта Lotus Notes.

Більш детальну інформацію по додаванню нового поля до документа Desktop Settings см.

Ручна установка локального поштового файлу в якості домашньої сторінки

Це другий варіант з двох. Якщо ви створили БД користувальницької домашньої сторінки (сторінки вітання), виконувати цей крок не треба.

Тут ви задаєте в якості домашньої сторінки локальну поштову репліку кожного користувача. На відміну від політики, в цьому випадку потрібно ручна настройка клієнта кожного користувача. Щоб це зробити, переконайтеся, що в випадаючому меню Open Replica першої опцією в списку можливих реплік є Local, а потім виберіть пункт меню "Set Bookmark as Home Page".

  • Параметр Window management style має значення New Window
  • Локальна репліка поштового файлу створюється автоматично
  • Графік реплікації забезпечує часте надходження нової пошти в поштовий файл нових користувачів

Мері Бет Рейвен (Mary Beth Raven) захоплена ідеєю залучення користувачів в процес розробки інструментів для спільної роботи. Понад два роки вона займалася перепроектування Lotus Notes, а до цього брала участь в створенні п'яти версій IBM Lotus Sametime. Вона працює в групі Lotus Notes Design в Вестфорд, штат Массачусетс, і любить подорожувати, особливо відвідувати клієнтів. Мері отримала ступінь кандидата наук з риторики в Політехнічному інституті Ренсселера, м Трой, штат Нью-Йорк.