Як налагодити облік в невеликій фірмі
Ти можеш налаштувати свій облік так, щоб не напружуючись отримувати звіти:
- з фінансів компанії (прибуток, баланс, грошові потоки)
- з продажу і грошовим надходженням
- про грошових потоках, боргах і терміни
- будь-які інші!
Чому у багатьох не виходить
Як правило, власник невеликої фірми не може дозволити собі:
= (Витрачати багато грошей і часу на впровадження та розробку системи обліку
= (Наймати постійних фахівців для розробки і налагодження бізнесу
Доводиться вести свій облік в таблицях. Для отримання інформації, необхідно налагодити зв'язок між різними джерелами даних, що буває дуже нелегко. Потрібно з'єднати воєдино дані з:
=) Складський облікової програми (1С, Торг-Софт, Мій Склад і взагалі будь-якої)
=) Таблиць (Excel, Google Docs, Open Office)
=) Веб-сервісів - Google Analitics та інші
Моє рішення
Бажано відразу визначитися з програмою, в якій ти будеш працювати, але це можна згодом змінити, тому можеш поки налаштувати свої дані так, щоб вони були придатні для отримання інформації. Для цього тобі потрібно виконати три кроки.
Крок перший. Перевести свої вихідні дані в єдиний вид
Тобі потрібно знати, що таблиці в обліку можуть бути трьох видів:- вихідні
- довідники
- звіти
За крок першому я розповім, як використовувати вихідні таблиці і довідники.
По-перше, тобі потрібно привести вихідні таблиці в якийсь вид. Я називаю це єдиною формою ведення таблиць. Вона дозволить тобі в майбутньому черпати практично будь-яку інформацію без втрат часу і сил на обробку даних. По перше:
- старайся по можливості не розривати вихідні дані. Тобто буквально твоя таблиця повинна бувальщина настільки довгою, наскільки це можливо
↑ таблицю можна порівняти з сувоєм
Технічно таблиці влаштовані так, що вони беруть інформацію цілими рядами (рядками і стовпцями). Тому, якщо ти будеш розривати інформацію, то в майбутньому тобі доведеться звертатися не до одного джерела даних, а до кількох, що значно ускладнить твою задачу.
Відповідай собі на наступні питання:
- Чи робиш ти окрему таблицю для кожного місяця, постачальника, групи співробітників?
- Якщо так, додаєш ти нові колонки?
- Чи змінюються назви одних і тих же подій / контрагентів в твоїх таблицях?
Якщо це так, то ти влип в нескінченну історію пошуку потрібної інформації і брак часу. Щоб цього не сталося, дотримуйся простих правил (вони стосуються тільки вихідних таблиць, куди ти заносиш дані):
- Шапка таблиці повинна бути простою. Тобто одним рядком
- Не повинно бути розривів між колонками / стовпцями
- Не повинно бути об'єднаних осередків. Справа в тому, що при об'єднанні осередків, програма вважає заповнений лише першу з них, а решта - порожніми
- Зліва і зверху таблиці нічого не повинно бути.
- Не роби проміжних підсумків або розрахунків ні зверху ні знизу таблиці
- Чи не з'єднуй суті. Тобто не пиши в одній колонці дані з різних областей (наприклад, назви товару і постачальника)
- Чи не плоди суті. Наприклад, якщо у тебе є поле: сума в грошовому еквіваленті, що не створюй окрему колонку для приходу грошей і для витрат. Набагато краще використовувати для витрати знак «Мінус», а для приходу «+», і всі суми записати в одну колонку.
Приклад такої таблиці ти можеш подивитися і скачати собі:
↑ Google Docs Spreadsheet: Єдина каса
Всі вихідні дані вносяться вручну, тому тут не уникнути механічних помилок. Для того, щоб зробити якомога менше помилок, використовуй довідники:
В результаті ти отримаєш вихідну таблицю, яка посилається на довідники. Програма не дасть тобі помилитися при введенні даних. Але головне, тепер ти можеш легко починати налаштовувати звіти!
Але, зрозуміло, тебе цікавлять звіти, тобто інформація, а не голі дані. До них ми приступимо в кроці # 3, а поки що небагато теорії.
Крок 2. Підучити теорію бухгалтерського обліку
Справа в тому, що все в світі нічого не ново! Бухгалтерські проводки, подвійний запис, дебет і кредити - все це дуже стане в нагоді тобі при класифікації свого обліку. Я вже говорив про те, що необхідно складати довідники. Але спочатку статті я обіцяв, що ти зможеш правильно робити звіти по прибутку, баланс та інші. Щоб правильно це робити, тобі необхідно знати ази за наступними напрямками:
- звідки береться прибуток і баланс
- чим відрізняються активи від пасивів
- як записувати події на мові бухгалтерії
- навіщо це робити правильно?
- які переваги ти отримаєш, якщо збереш всі можливі проводки в один довідник і прив'яжеш його до вихідних даних?
Можливо, ти тут досяг успіху більше, ніж я. Але все-таки, у мене є певний досвід у цій сфері, і я хочу поділитися з тобою ім. Щоб ознайомитися з ним, Новомосковський мою книгу «Баланс для малюків», я її буду постійно поповнювати новими знаннями, і це абсолютно безкоштовно! Для того, щоб почитати, або завантажити її, перейди за посиланням:
Там зібрано мій особистий досвід, завдяки якому, мені вдалося налагодити і побудувати облік в окремо взятій фірмі. Упевнений, що дані принципи універсальні і годяться для будь-якого бізнесу.
Крок 3. Налаштувати звіти
Тепер, коли ти озброєний необхідними знаннями, налагодив свої вихідні дані, можна приступати до побудови звітів! Це найбільш весела і крута частина всього процесу!
- Визнач, що ти хочеш в результаті бачити
- а) якщо ти будеш робити звіт сам, то уяви вид майбутнього звіту в розумі
- б) якщо ти даєш настройку звіту фрілансеру, пропиши де-небудь, що ти в результаті хочеш отримати.
- Знайди засіб максимально ефективно реалізувати твою задумку.
Є стандартні інструменти для складання звітів. Найкрутіші штуки в Ексель:
=) Формули (впр, СУММЕСЛІ, СУММПРОИЗВ (SUMPRODUCT), якщо)
Найкрутіші штуки в таблицях Гугла:
=) Формули масиву (Arrayformula, filter, unique, split)
Звіти можуть бути будь-якої форми і містити будь-яку інформацію. Тут все в твоїх руках. Бажаю успіхів! Головне пам'ятай, що хороший облік - це не одноразова акція, а постійна праця. Весь час з'являються нові фішки і засоби для автоматизації бізнесу. Будь в теме!
↑ З хаосу створювати порядок - це ти можеш зробити вже зараз!