Як я переміг рутину і став працювати ефективніше з
Корисність даного матеріалу може оцінити тільки та людина, яка хоче працювати ефективно. Здається, що тут такого - закрий Вконтакте і YouTube, ось і все. Але мені це не допомагає через купи думок і бажання бути «скрізь».
Напевно, багато фахівців стикалися з такими проблемами:
- Уже кінець робочого дня, а я толком нічого не зробив;
- 5 ТЗ за цілий день? Серйозно?
- Як, вже п'ятниця. Вчора ж був вторник!
- Я ніфіга не встигну, потрібно шукати помічників;
- Одне і те ж кожен день, задовбало.
Якщо в цьому ви знайшли свій біль, значить ми з вами розуміємо, що таке постійна дупа і завали. Але чи так бути? Що можна з цим зробити? Де чарівна таблетка?
Власне, про неї сьогодні і піде мова, як я переміг це для себе.
Корінь всіх проблем
Коли у тебе пара невеликих проектів, і ти працюєш 1, то особливо проблеми немає. Так, бувають труднощі з організацією часу, але проблема не так гостро стоїть.
Сама жерсть починається, коли у тебе з'являється проекти високого рівня, над якими працюють командою і часто там далеко не 1 сеошник, а ще програмісти, верстальники, дизайнери, пачка менеджерів і копірайтерів, директора, які хочуть бути в курсі всього і т.д.
Тобто крім своєї роботи у вас може з'явитися тонна роботи з управління, контролю виконавців, навчання та оплату (звалити це на клієнта - погана ідея).
Я це бачив. Я це робив. Тобі це не треба
І коли у тебе починає пригорати тому, що в роботі 2-3 проекту, а ти спиш по 5 годин і вихідні у тебе були 72 дні тому - починаєш думати і шукати рішення.
- Ведення бази клієнтів. Я шкодую, що не робив цього років 5 назад. Було ВЕЛИЧЕЗНА кількість клієнтів, які хотіли працювати, але я на той момент був завантажений і відмовив або ж просто проігноріл лист і т.д. Можливо, потім ми б змогли попрацювати.
- Управління завданнями. Потрібно було в 1 місці бачити ВСЕ і ВСІХ. Знати, хто і чим зараз займається. Причому не в цьому місяці, а саме зараз. Це важливо, тому що іноді все потрібно дуже швидко перебудувати.
- Фінанси. Бухгалтерія, облік доходів і витрат, оплата фахівцям, чистий прибуток, податки і т.д. Робота з потоком грошей - дико важлива, інакше можна залишитися без них. Але я ніфіга не бухгалтер, тобто потрібен простий і зручний інструмент.
- Виставляти рахунки. Здається - фігня, справа 10 хвилин ... Я ніколи так не помилявся, коли вам доведеться робити одне і те ж постійно. А якщо у вас є багато дрібних робіт і проектів? Це перетворюється в пекло. Я відчував, як деградую виставляючи рахунок за рахунком.
- Облік годин. Багато хто знає, що я працюю з погодинною оплатою, тому що вважаю це найчеснішої схемою роботи з приватним SEO-спеціалістом, програмістами і верстальниками. Також це потрібно для «оцінки» і розуміння витрат на багато типові завдання.
- Вікі. Як я і говорив, багато часу забирає навчання нових фахівців. Це можуть бути новачки, так і просто фахівці, з якими ти працюєш в 1 раз. Дуже втомлює витрачати тонну часу на пояснення якихось речей, приведення все до одного виду і т.д. Тому хотілося, щоб новенький сіл, прочитав все і міг в будь-який час отримати доступ до даних, а не пудрив мозок дурними питаннями.
вибір рішення
На той момент (багато років тому) він був безкоштовний. Я не особливо хотів розбиратися в тонкощах, та й список завдань з'явився НАБАГАТО пізніше. Я просто хотів упорядкувати свої справи. Але ... проект в якийсь момент став платний і наші дані тупо видалили. Більше з ними не працював.
Напевно, всі чули, всі знають. Дуже знаменитий продукт. Пробував з ним працювати кілька разів (та й зараз частенько з ним стикаюся, тому що в багатьох компаніях використовується саме він). Коли їм користувався я (знову ж кілька років тому) - він був зупинитися, тобто тупив конкретно і був досить неповоротким (мабуть це «фішка» будь-якого проекту від Бітрікс).
У ньому не було найголовнішого на той момент (тому що я вже зрозумів всю міць обліку фінансів) - хорошою бухгалтерії. Я користувався модулем (не пам'ятаю назву) він Парс дані з якогось сайту онлайн-бухгалтерії.
Все було б добре, якби не клопітно всієї цієї затії, модуль був «чужорідним» і нормально не інтегровані. Виглядало в стилі «ви хотіли - отримуйте і не варнякати».
Тому було вирішено піти на щось простіше (тому що по суті Бітрікс24 виступав простим «задачником» для 1 людини + кульгаючи бухгалтерія, яка велася на сторонньому ресурсі).
P.S. Зараз проект став цікавішим, але ... його потяг пішов для мене.
PlanFix, Teamer і Мініплан
Обидві системи - швидкі, приємні, але примітивні.
Так, вони робили те, заради чого я їх шукав - ставили і контролювали мої завдання. Але все вже дуже просто. Тобто якби мені потрібен був саме голий ToDo List - це були б кращі рішення.
Однак - питання з бухгалтерією стояв досить гостро, тому що розбиратися кашу з купи цифр (там не було поділів, але була можливість написати примітку до платежу) мене напружувало, і я не бачив динаміку, витрати, доходи і т.д.
Я вже почав подумувати про підписку на Мегаплан (тоді я багато начитався, знав, що у великих компаніях його юзают) і інтерфейс дуже подобався. Погодьтеся, приємний і зручний інтерфейс в таких проектах - це запорука успіху.
Рішення головного болю
На той момент, коли я натрапив на цю систему вона називалася Vdesk24 і їх логотип і зовнішній вигляд вже дуже косив під Bitrix24.
Це і добре (тому що інтерфейс був схожий) і погано (закос під гіганта - погане рішення). Але мене це ніяк не напружувало, тому що там була СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ ФІНАНСАМИ.
Так, я вибрав її тупо через це!
Це був справжній каеф!
У купі з бухгалтерією там була зручна і приємна система постановки і контролю завдань. Якийсь час назад мені цього вистачало, і я особливо не вникав в інші можливості системи.
Вся міць FlowLu
Я не впевнений, що знаю систему настільки добре, щоб описати ВСЕ, але я поділюся тим, чим я активно користуюся в системі FlowLu.
управління завданнями
Дуже зручно реалізована система, в якій екрани діляться на зони. Приклад інтерфейсу для постановки завдань:
Функціонал досить стандартний, але зроблений досить зручно і приємно оку. Також хочу відзначити швидкість роботи - нічого не тупить і не дратує.
Самою фішкою для мене були чек-листи до завдань, прогрес виконання завдань і фактична / плановане час на виконання. З програмістами працюємо саме за схемою з погодинною оплатою.
Завжди можна подивитися всі завдання по всім фахівцям:
Після здачі робіт я завжди можу дивитися, хто і як працює і косячіт:
Виявляємо слабка ланка в команді і в чому його слабкість
CRM система
Не сказати, що я майстер продажів, тому клієнтську базу веду «як виходить». Радує, що на FlowLu зручний інтерфейс і всі потрібні мені дані на 1 екрані. Також всі можна синхронізувати (наскільки я знаю) - але у мене не той розмах і менеджерів немає, тому в тонкощі я не вникав.
Ось так виглядає картка клієнта:
Завжди є потік заявок, які не доходять до оплати з різних причин. Всі їх я також вношу в CRM, щоб потім ненав'язливо запропонувати послуги в інший час :).
Цікава річ. Дозволяє встановити заздалегідь створені шаблони для кожного проекту. Наприклад, я зробив шаблон «внутрішня оптимізація» і величезний чек-лист. Тепер, коли приходить проект на внутрішню оптимізацію або складання семантичного ядра або взагалі на просування під ключ - я просто ставлю потрібний шаблон.
Там же моніторю завдання по проекту, наголошую виконані пункти по чек-листів і контролюю витрати, що дуже зручно.
Ну і, звичайно ж, там є діаграма Ганта:
Приклад роботи діаграми Ганта
Фінанси і бухгалтерія
Дуже цінний модуль! Я не бухгалтер і не фінансист, тому не знаю наскільки складно все в реалі, але для ведення наочної звітності та управління - цього достатньо.
Так виглядає рух фінансів, рахунки не мои 🙂
З фінансових питань є ще 1 корисний модуль для будь-якої людини, називається Зарплата, але я вам не можу його показати зі зрозумілих причин;).
Прощай Excel і Word! Більше немає отупляє дій - все робиться на основі шаблонів і дуже швидко. Типові рахунки виставляються за 10 секунд.
Скорочуємо час виставлення рахунків в 20 разів
База знань
Ось ще 1 модуль, за який я люблю FlowLu.
Як я писав раніше - коли приходить в команду нова людина - добре б ввести його в курс справи. Дати якісь методички і т.д.
База знань - зручний інструмент для нових членів команди
Причому всі доступи я можу розмежувати так, що кожен співробітник буде мати доступ тільки туди, куди йому потрібно дивитися.
ментальні карти
Цікавий функціонал для якихось заміток, але я не відчув його користі, тому що працюю в Xmind і особливої різниці не бачу. Однак все змінюється в зв'язці База знань + Ментальні карти, тому що для нових спеців - це наочні керівництва.
Але знову ж таки - поки руки не дійшли його використовувати на повну.
Дуже радує безкоштовний тариф (на ньому я сидів 2 роки). Все, що мені було потрібно - постановка задач + фінанси. З цим у нього немає проблем. Пізніше, коли знадобилося заводити більше 3 осіб в систему і я зрозумів всю міць чек-листів, а так же тайм-трекінгу - я перейшов на стандартний тариф.
Якщо вам здається, що ви постійно зашивають і не вистачає часу - спробуйте структурувати свою роботу.
Використовуйте системи завдань, делегуйте максимум рутини і простих завдань, робіть навчальні матеріали заздалегідь (щоб не витрачати час на навчання підрядників) і використовуйте чек-листи!