Як ефективно проводити наради практичні поради
Багато наради приречені на невдачу ще до того, як вони почнуться. Там рідкісні цінні думки тонуть в болоті довгих словоізліянія. Все тому що той, хто буде керувати цим нарадою, забув підготуватися до нього. Він уподібнився капітану, який бажає керувати кораблем, не маючи чіткого уявлення про його курс. Як же ефективніше і швидше проводити наради?
Нарада - це форма множення інтелектуальних можливостей керівників і вироблення правильних шляхів управління персоналом. Чому ж керівники називають наради однією з головних причин вічного дефіциту часу, зриву термінів робіт і просто втоми, навалюється до кінця робочого дня? Зазвичай в таких випадках справа полягає в невмінні проводити наради. Ось і розтягуються вони на довгі години, а рідкісні цінні думки тонуть в болоті довгих словоізліянія.
На жаль, поки що рідко навчають майбутніх керівників навіть азам мистецтва проведення нарад. Це дійсно мистецтво, тому що лише дуже вправний керівник здатний забезпечувати під час наради конструктивне критичне розгляд висунутих пропозицій, уникнувши при цьому переходу критики на особистості, особистих образ і конфліктних ситуацій.
Як же ефективніше і швидше проводити наради? Розглянемо деякі особливості цього виду ділового спілкування.
Багато наради приречені на невдачу ще до того, як вони почнуться. Чому? Тому що той, хто буде керувати цим нарадою, забув перш за все підготуватися до нього. Він уподібнився капітану, який бажає керувати кораблем, не маючи чіткого уявлення про його курс.
Тому перш за все необхідно чітко визначити характер того наради, яке ви маєте намір провести.
Фахівці виділяють наступні типи нарад:
- Навчальний (конференція), мета якого дати учасникам необхідні знання та підвищити їх кваліфікацію.
- Інформаційне. необхідне для узагальнення відомостей і вивчення різних точок зору на проблеми, що виникають.
- Роз'яснювальний. в ході якого керівництво прагне переконати співробітників у правильності проведеної господарської політики і неминучості зроблених кроків.
- Проблемне. яке збирається для того, щоб виробити метод вирішення існуючих проблем.
Для забезпечення високої ефективності нарад керівники повинні дотримуватися наступних п'яти правил.
ЩЕ ДИВІТЬСЯ: Уміння задавати питання (і отримувати відповіді на них)
Починати нараду потрібно точно вчасно. У вступному слові необхідно ясно і гранично конкретно змалювати обговорювану проблему і ще раз звернути увагу всіх присутніх на кінцеву мету наради. Щоб створити стимул для дискусії, підкресліть практичну значимість обговорюваних питань, а ще краще - відразу поставте перед слухачами ряд конкретних питань. Особливо постарайтеся, щоб чітко була видна зв'язок між темою наради і інтересами тих його учасників, кому воно може здатися марним.
Узгодьте з учасниками наради правила спільної роботи. Доручіть одному з учасників ведення протоколу. Все вступне слово має вкластися в 10 хвилин. Рекомендується записати головну тему і черговість підтем на дошці таким чином, щоб вони весь час були перед очима слухачів і виступаючих.
Якщо ви дійсно хочете отримати користь з наради, вам необхідно ознайомитися з усіма точками зору на обговорювані проблеми, в тому числі і з тими, які протилежні вашої. А це означає, що вам потрібно дуже обережно вибирати слова. Гостра репліка типу «це абсолютно невірно» або «ви в корені помиляєтеся» вбиває думку і зачіпає почуття власної гідності у виступаючого, а значить, перегороджує дорогу істинної дискусії.
Іноді буває корисно давати негайну оцінку кожному вноситься пропозицією. Однак якщо є побоювання, що критичні оцінки можуть остудити творчий запал учасників, то краще використовувати метод так званої «мозкової атаки». Тут дозволяється висловлювати будь-які, найнеймовірніші на перший погляд пропозиції, а критика їх заборонена до закінчення «атаки».
ЩЕ ДИВІТЬСЯ: Портрет ідеального продавця з української точки зору
Розвитку дискусії в потрібному напрямку ви зможете домогтися тільки в тому випадку, якщо весь час будете стежити, щоб виступаючі залишалися в рамках обговорюваної проблеми і їх «не заносило» в сторону. Але діяти при цьому необхідно досить дипломатично.
- Незважаючи на роздратування, говорите повільно і неголосно.
- Звертатися не безпосередньо до свого супротивника, а до всієї аудиторії. Завдяки цьому виникає ділова і спокійна обстановка.
- На самому початку своєї репліки підкресліть, що з деяких питань погляди ваші і вашого опонента повністю співпадають. Можна навіть підкріпити це яким-небудь новим аргументом. І тільки потім можна переходити до контраргументів, формулюючи їх у вигляді конкретних питань.
Вміла постановка питань - саме вірний засіб управління дискусією. Завдяки цьому методу можна перемикати увагу присутніх з однієї теми на іншу; націлювати увагу на ті аспекти проблеми, які ще залишилися в тіні. Це дає можливість з'ясувати нові важливі дані або змусити учасників наради зайняти чіткішу позицію з того чи іншого питання.
Одне з найважливіших вимог до керівника наради: не нав'язуйте з самого початку свою позицію решті учасників. Пам'ятайте, що посада керівника надає вашим словам особливої ваги і ті з присутніх, які дотримуються протилежних поглядів на проблему, яка розглядається, можуть просто не зважитися їх висловити, щоб не суперечити начальству.
Крім того, нейтральна позиція зовсім не виключає можливості висловити свою думку. Тільки треба викладати його від третьої особи: «Нещодавно Новомосковскл, що ...» або сформулювати у вигляді питання: «А може бути, варто задуматися над питанням ...»
Закінчуючи нараду, коротко підсумуйте проведене обговорення і визначте майбутні заходи, які планується здійснити згідно з прийнятим рішенням.
Нарада завершуйте на позитивній ноті. Це дозволяє домогтися впевненості в тому, що всі присутні чітко розуміють, про що йшла мова на нараді, у них складається переконання, що в ході дискусії досягнуто певного прогресу.
Результати наради необхідно зафіксувати в протоколі і розіслати всім особам, які повинні бути про них поінформовані.
Ефективність наради цілком залежить від загального стилю керівництва. Принцип «в цьому домі господар я» неминуче позначиться на атмосфері наради. Відкритою і невимушеній дискусії в цьому випадку не вийде. Така дискусія можлива лише при дійсно колегіальному стилі керівництва.
ЩЕ ДИВІТЬСЯ: Діловий гардероб чоловіки і жінки: комфорт, доречність і принципи догляду
При проведенні наради слід виходити з того, що найчастіше доводиться мати справу з одними і тими ж характерними типами учасників обговорення. Нижче наведені поради щодо того, як з ними обходитися або як їх нейтралізувати.
Чим вище ваш пост, тим ширшими проблемами вам доведеться займатися, тим з більшим числом людей доведеться цю роботу узгоджувати та координувати. Тому постарайтеся подолати неприязнь до нарад і навчитеся отримувати від них максимальну користь.
Цього вам вдасться домогтися, якщо ви будете слідувати наступним радам.
- Не пошкодуйте 10 хвилин на те, щоб скласти для себе хоча б схематичний план майбутньої наради. Намітьте, кому в якій черговості дати слово, на що звернути особливу увагу присутніх і чого від них треба домагатися.
- Привчитеся виділяти в кожному виступі основну думку. Абстрагуйтеся від «словесного шуму», який притаманний багатьом фахівцям, щиро які вважають, що коротко висловити свою думку або пропозицію просто не солідно, і тому які намагається повністю зайняти відведений їм за регламентом час.
- Пригнічуйте будь-які спалахи емоційності в ході наради. Пам'ятайте про те, що емоції різко знижують результативність обміну думками, але зате сильно збільшують тривалість нарад.
- Негайно припиняйте спроби окремих фахівців заморочити голову іншим присутнім, використовуючи для цієї мети вкрай специфічну термінологію, зрозумілу лише їм самим.
- Постарайтеся до самого останнього часу приховати від учасників наради (якщо вони ваші підлеглі) то особиста думка, з яким ви прийшли на цю нараду.