Як банки перевіряють касові документи організацій і що буде за порушення

Періодичність і терміни перевірки

Для довідки
Термін, протягом якого податковий орган може залучити організацію (керівника організації, підприємця) до адміністративної відповідальності за правопорушення, які виявить банк, - 2 місяці з дня вчинення правопорушення (Частина 1 ст. 4.5, п. 6 ч. 1 ст. 24.5 КоАП ).

Нормативними документами ЦБ Україна не встановлені ні тривалість перевірки, ні період, який перевіряється. На практиці перевірка триває не більше 2 - 3 днів.
Про те, що період, за який банк може запросити касові документи, становить 3 місяці, говорить лише Довідка про результати перевірки дотримання підприємством порядку роботи з готівкою (форма N 0408026) (Додаток 8 до Положення N 14-П). Таку довідку банк складає після закінчення перевірки, її підписують керівник, головний бухгалтер організації та представник банку (Пункт 7 Рекомендацій).
Якщо в ході перевірки порушень не виявлено, Довідка оформляється в двох примірниках: для банку і для вас.
Якщо виявлені порушення касової дисципліни, то банк робить три екземпляри Довідки. Третій примірник банк направить до податкового органу для залучення вас до відповідальності.

Що і як перевіряють банки

Починається все з листа банку з попередженням про перевірку і проханням зібрати необхідні документи. Ніяких спеціальних рішень про проведення перевірки банки не становлять, а співробітники банку зазвичай в організацію не приходять, а тільки просять подати до банку необхідні документи.
Як правило, перед початком перевірки банк запитує:
- касову книгу (форма N КО-4);
- звіти касира (Пункт 25 Порядку);
- журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів (форма N КО-3);
- авансові звіти (форма N АТ-1), прибуткові та видаткові касові ордери;
- платіжні відомості по зарплаті (якщо зарплата видається готівкою).

Розглянемо докладніше, на що звертають увагу перевіряючі з банку.

Порядок оприбуткування готівки і здачі їх в банк

Спочатку контролери перевірять повноту оприбуткування готівки, отриманих в банку. Для цього дані вашої касової книги вони звірять з даними банку за сумами та строками. Адже записи в касову книгу касир повинен вносити відразу ж після отримання (або видачі) грошей за прибутковим касовим ордером (або видатковим касовим ордером) (Пункт 24 Порядку). Якщо будуть виявлені розбіжності, то контролери попросять їх пояснити. Це буде найлегше зробити, якщо у вас в порядку інші касові документи - прибутковий або видатковий касовий ордер, журнал реєстрації ПКО та ВКО. Тобто якщо мала місце помилка. Досить імовірно, що якщо помилки в датах оприбуткування отриманих у банку готівкових були одиничними, то банк дозволить їх виправити.
Крім того, по касовій книзі і журналу реєстрації прибуткових і видаткових ордерів контролери перевірять повноту здачі готівки в банк. Для цього вони порівняють, скільки готівки ви отримали за період, що перевірявся і скільки ви здали в банк і в які терміни. Також вони перевірять своєчасність повернення в банк не виплачених у строк коштів на зарплату, посібники, звіривши свої дані з вашими розрахунково-платіжними відомостями (форма N Т-49).
Майте на увазі, що контролери банку не можуть перевіряти правильність оприбуткування готівки, отриманих в результаті господарської діяльності. Ці перевірки знаходяться у веденні податківців (Пункт 1 Рекомендацій). Наприклад, якщо ви отримали в один день гроші з банку для видачі готівки на відрядження працівникам і в цей же день продали щось за готівковий розрахунок, то банк може перевірити тільки правильність і своєчасність відображення в касовій книзі грошей, отриманих з банку.

Дотримання ліміту залишку каси

Як всі знають, перевищення ліміту залишку каси - одне з найпоширеніших порушень касової дисципліни.
Ліміт залишку каси (разом з терміном здачі виручки) щорічно встановлюється обслуговуючим банком (Пункт 5 Порядку; п. 2.5 Положення N 14-П) на підставі заповненої вами форми N 0408020 "Розрахунок на встановлення підприємству ліміту залишку каси." (Додаток 1 до Положення N 14-П). Сума готівки в касі, що перевищує встановлений ліміт, повинна бути здана в банк. Понад цей ліміт в касі можуть зберігатися тільки гроші на зарплату і посібники (Пункт 9 Порядку; п. 2.6 Положення N 14-П).

Для довідки
Зберігати готівку в касі для виплати зарплати і допомог можна не більше 3 робочих днів (в організаціях, розташованих в районах Крайньої Півночі, - 5 робочих днів), вважаючи день отримання їх у банку (Пункти 2.5, 2.6 Положення N 14-П; ст . 15.1 КоАП РФ).

Якщо ліміт залишку каси на поточний рік не встановлено, то він дорівнює нулю, тобто будь-яка сума, що залишилася в касі на кінець робочого дня, визнається понадлімітної. А це порушення правил роботи з готівкою, яке тягне за собою адміністративну відповідальність. Тому організаціям, у яких зовсім немає готівкової виручки, але є розрахунки через касу (наприклад, на відрядження), теж краще затвердити ліміт в банку. Причому зробити це можна в будь-який момент, а не обов'язково в кінці року. Якщо ж ви впевнені у відсутності у вас готівки витрат не тільки зараз, але і в майбутньому, то стверджувати ліміт готівки не потрібно.
У суді можна спробувати "відбитися" від штрафу, довівши, наприклад, що понадлімітний залишок в касі призначався для виплати зарплати. Звичайно, якщо ці суми були виплачені працівникам не пізніше 3 днів з моменту утворення понадлімітного залишку, вважаючи день отримання грошей в банку (Пункт 2.6 Положення N 14-П).
Якщо ж ви ще до перевірки виявили понадлімітний залишок в касі, то суму, що перевищує встановлений касовий ліміт, можна видати під звіт працівникові. Причому дата видачі повинна збігатися з датою понадлімітного накопичення.

Обговори з керівником
Банківські перевіряючі звертають пильну увагу на те, як дотримуються порядок і терміни здачі готівки в банк. Тому напередодні наступного року варто заздалегідь продумати і узгодити з банком (Пункт 2.4 Положення N 14-П) такі терміни здачі готівки, які б оптимально збігалися і з оборотом готівки на вашій фірмі, і з часом роботи банку. Інакше штрафу не уникнути.

Цільове витрачання готівки

Дотримання ліміту розрахунку готівкою

Перевищення ліміту розрахунку готівкою - ще одне поширене порушення, за яке може бути штраф за ст. 15.1 КоАП.

Ведення касової книги та інших касових документів

Порада
Звичайно, огріхи у веденні касових документів - перше, що впаде в око перевіряючому. Тому перш ніж віддати документи на перевірку, ще раз подивіться, чи є помарки, чи всі підписи на видаткових або прибуткових касових ордерах, касової книги.
Як правило, дрібні порушення контролери дають виправити відразу, і до того ж за них не передбачені адміністративні штрафи.

Довідка отримана. Що далі?

Чи потрібно уникати перевірки?

Звичайно, в будь-який час перевірки мало приємного. І хоча відповідальності за неподання документів банку для перевірок немає, уникати перевірок банків не варто. Адже Довідка про результати перевірки дотримання касової дисципліни банком може при необхідності допомогти вам оскаржити штраф податківців з цих же питань. Якщо банк порушень не виявив, а податківці раптом їх знайшли, то Довідка банку, яка вказує на відсутність порушень, буде додатковим аргументом вашої захисту в суді.

По суті, завдання банку при проведенні перевірки касової дисципліни - виявити і запобігти можливим порушенням клієнта з тим, щоб захистити його від штрафів. Тому не варто боятися банківських перевірок.