Як автоматизувати магазин

Вибір формату торгівлі

Перш за все необхідно визначити, в якому форматі буде торгувати ваш магазин. Основні формати торгівлі такі:

традиційний формат ( "прилавочних" торгівля);
супермаркет (магазин самообслуговування);
торгівля за зразками (демонстраційний зал + склад);
cashcarry (магазин-склад);
дискаунт (магазин самообслуговування з невисокими цінами за рахунок більших обертів і гранично низьких витрат).

А тепер обговоримо особливості автоматизації кожного формату.

традиційний формат

Основна проблема автоматизації "прилавочной" торгівлі - донесення інформації про відібраному покупцем товар до касового апарату. Тут можливий ряд варіантів. Перший - касовий апарат знаходиться на прилавку, і продавець сам пробиває чек. Другий - продавець виписує "м'який" чек на товар, покупець передає цей чек касирові, касир пробиває по касі всі перераховані в ньому товари. Касові апарати при цьому розташовуються в окремих кабінках, носій інформації - "м'який" чек. І нарешті, продавець може сканувати терміналом збору даних всі відібрані товари, а також спеціальну "картку покупця". Покупець передає картку касиру, касир її сканує, і касовий апарат автоматично формує товарну частину чека. При цьому касові апарати розміщуються в окремих кабінках, передача інформації відбувається через картку покупця і термінал збору даних.

Ці варіанти, розрізняючи за витратами на обладнання, за розподілом функцій і технології роботи, мають свої плюси і мінуси. Варіант розміщення касових апаратів безпосередньо на прилавках найбільш технологічний. Варіант з «м'якими» чеками обходиться найдешевше, але він годиться тільки для магазинів з невеликим асортиментом і низькою прохідністю. Варіант з використанням терміналів збору даних найскладніше в реалізації.

супермаркет

Касові апарати розташовані на виході із залу самообслуговування, що зменшує загальну потребу в касових апаратах і збільшує пропускну спроможність магазину. В супермаркетах раціональніше всього використовувати штрихове кодування товару - це різко прискорює обслуговування покупця в касовому вузлі.

Торгівля за зразками

При цьому форматі торгівлі торговий зал - це фактично демонстраційний зал, в якому продавець-консультант, працюючи індивідуально з покупцем, допомагає йому підібрати товар і оформляє замовлення. Покупець оплачує замовлення і отримує відібраний і оплачений товар на складі або в пункті видачі, куди він надходить зі складу.

Cashcarry

При цьому форматі торгівлі максимум товару розміщується в торговому залі в транспортній упаковці (в коробках на піддонах-палетах). За рахунок цього знижуються витрати на окремі склади і роботи з викладення товару. В іншому цей формат торгівлі мало відрізняється від магазину самообслуговування.

Дискаунти націлені на зниження всіх витрат, включаючи оформлення торгового залу і операційні витрати. За рахунок цього їм вдається утримувати низькі ціни і відповідно підвищувати оборот. Найуспішніше дискаунти працюють в складі торгових мереж.

Технологічно дискаунти схожі на cashcarry, але кількість персоналу і рівень сервісу зведені до мінімуму, а всі управлінські і комерційні функції винесені в центральний офіс.

вибір обладнання

Залежно від формату торгівлі вам знадобиться різний електронне торгове обладнання. Але в будь-якому випадку вам необхідно прийняти рішення щодо вибору:

касових апаратів;
сканерів штрих-кодів;
принтерів штрих-кодів;
терміналів збору даних;
ваг.

касові апарати

Для роздрібної торгівлі можна використовувати електронні касові апарати (ECR), комп'ютерні каси (POS) або фіскальні принтери.

Електронні касові апарати найдешевше, але у них менше обсяг функцій, вони менш гнучкі і, як правило, мають обмеження по кількості збережених в пам'яті товарних позицій.

Комп'ютерні каси, або POS-термінали, поєднують функціональну наповненість, гнучкість і міць професійного рішення. Саме їх слід використовувати в магазинах з великим асортиментом і високою прохідністю.

Фіскальні принтери можуть підключатися до будь-якого комп'ютера і будь-якого програмного комплексу. Проте цей варіант рекомендується тільки для специфічних технологій торгівлі, коли неможливо використовувати інші варіанти.

Необхідно також враховувати конструкцію корпусу касових апаратів. З цієї позиції різняться моноблочні, модульні і дисперсні апарати.

Моноблочні касові апарати поставляються в єдиному корпусі, що об'єднує всі основні вузли: клавіатуру, монітор касира, чековий принтер, дисплей для покупця.

У модульних касових апаратах ці вузли виконані в самостійних корпусах. Така компоновка дозволяє більш вільно розміщувати складові частини касового апарату на касовому столі.

Дисперсні касові апарати схожі на модульні. Але їх конструктивні особливості дозволяють повністю реалізувати концепцію Front-Facing, коли всі вузли касового апарату розміщуються строго між касиром і покупцем. Ця концепція укупі з продуктивною чекових принтером та сканером дозволяє максимізувати пропускну здатність розрахунково-касового вузла.

чекові принтери

За методом виведення інформації на чекову стрічку розрізняють матричні принтери і термопринтери. Швидкість друку у термопринтера досягає 40 рядків в секунду, у матричного - 2-4 рядки в секунду. Замінити чекову стрічку у термопринтера досить просто, у матричного - складніше. Витратні матеріали для термопринтера - тільки паперова чекова стрічка, для матричного потрібно паперова чекова стрічка і картридж з копіювальною стрічкою.

Сканери штрих-кодів

З усього розмаїття сканерів виділимо CCD-, ручні лазерні і стаціонарні багатоплощинні лазерні сканери.

CCD-сканери дешеві, і їх можна рекомендувати для магазинів зі скромним бюджетом.

Ручні лазерні сканери трохи дорожче, але мають велику дальність і надійність зчитування. Щоб вважати ними штрих-код, треба взяти сканер в руки, і на це йде додатковий час, тому ручні сканери рекомендуються для складів і магазинів з невисокою прохідністю.

Стаціонарні багатоплощинні лазерні сканери позбавлені цього недоліку. Більш того, вони не вимагають строго паралельної орієнтації штрих-коду щодо сканера, що дозволяє рекомендувати їх для магазинів з високою прохідністю.

Принтери штрих-кодів

Вибираючи принтер штрих-кодів, необхідно перш за все орієнтуватися на наступні показники:

ресурс друку (кількість друкованих етикеток на місяць);
обсяг пам'яті принтера (визначає максимальну кількість різних етикеток, що друкуються за один раз);
продуктивність принтера (швидкість друку).

Залежно від способу нанесення етикеток на товар і територіального розташування підрозділів ви можете вибрати, чи поставити один високопродуктивний принтер на всі підрозділи або по невеликому принтеру в кожен підрозділ.

Термінали збору даних

Термінал збору даних являє собою портативний пристрій, обладнане вбудованим або підключається сканером штрих-кодів. Термінали можуть зберігати в своїй пам'яті різноманітну інформацію про товар і обмінюватися даними з інформаційною системою.

Термінали збору даних зручні для проведення інвентаризації. Для цього потрібно просто просканувати весь товар (вводячи при необхідності його кількість), передати зібрані дані в інформаційну систему - і інвентаризація закінчена. Технологія використання терміналів збору даних дозволяє не закривати магазин на облік, проводячи інвентаризацію "на ходу".

Якщо ви плануєте продажу вагового товару, прийміть рішення про спосіб підключення ваг. Можна підключити ваги безпосередньо до касового апарату або встановити ваги, забезпечені вбудованим принтером штрих-кодів, в залі.

Перший спосіб дещо простіше, але змушує зважувати товар в процесі оплати, що може привести до утворення черг до кас. Тому підключення ваг до касових апаратів не рекомендується для магазинів з високою прохідністю.

Другий спосіб дозволяє розділити зважування товару і його оплату. Але для цього ваги потрібно з'єднати з інформаційною системою, яка буде завантажувати в них номенклатуру вагових товарів.

Вибір інформаційної системи

Вибираючи інформаційну систему (ІС), зверніть увагу на наступні питання: характеристики власне ІС і особливості та можливості постачальника рішення.

При виборі ІС найбільш важливі наступні її характеристики:

гнучкість, здатність перебудовуватися під специфічну технологію вашого бізнесу;
здатність розвиватися, змінювати свою функціональність з плином часу;
адекватність і функціональна повнота, наявність тієї сукупності функціональних можливостей, яка відповідає вашим потребам;
оперативність, здатність обробляти інформацію в темпі бізнесу;
незалежність від постачальника рішення, можливість налаштовувати і розвивати систему своїми силами.

Ми не включили в список такі характеристики, як надійність і безпеку, - не тому, що забули про них, а просто бажаючи привернути увагу до найбільш важливих аспектів вибору ІС, які, на жаль, не завжди приймаються в розрахунок.

Оцінюючи постачальника рішення, переконайтеся в тому, що він має достатній досвід і знаннями; розглядає ваші взаємини не як одиничний акт купівлі-продажу, а як партнерські відносини, націлені на рішення ваших проблем; здатний працювати оперативно і якісно і може забезпечити достатній рівень підтримки.

З'єднання ІС з технологією бізнесу

Автоматизація сама по собі не призведе компанію до успіху і не вирішить ваших проблем. Необхідна тісна ув'язка ІС і вашої технології управління. Більш того, для досягнення стратегічного успіху ця ув'язка повинна існувати протягом тривалого часу і незалежно від того, наскільки змінюється ваш бізнес і ваше уявлення про ефективне управління ім.

Щоб така ув'язка склалася, необхідно провести певні роботи, змінюючи ІС і переходячи на більш ефективні методи управління бізнесом. Кінцева мета таких робіт - створення цілісної системи управління підприємством, невід'ємною - але не єдиною - частиною якої стане інформаційна система. Природно, для цього ІС повинна бути гнучкою, а замовник повинен бути готовий до інновацій в управлінні.

Етап взаємної притирання інформаційної системи та управління бізнесом має сенс починати до великомасштабних закупівель обладнання.

Впровадження та експлуатація ІС

Придбання обладнання

Купуючи обладнання та ліцензії на ПЗ, зверніть увагу на сумісність обладнання з інформаційною системою. Крім того, передбачте можливість поетапного придбання і впровадження.

Впровадження інформаційної системи може відбуватися або відразу цілком, або поетапно.

Перший варіант, при всій його привабливості, мало реальний для гнучких інформаційних систем. Причому справа тут не в нездатності постачальника рішення відразу впровадити всі функції своєї ІВ, а скоріше в тому, що саме підприємство-замовник навряд чи зможе повноцінно виконати свою частину роботи по постановці завдання і введення довідників і первинної інформації.

Тому, якщо ви зробили вибір на користь гнучкої ІС, плануйте поетапне її впровадження. При цьому спочатку запускаються тільки найнеобхідніші функції, а потім функціональне наповнення ІС поступово розширюється.

Крім того, плануючи впровадження ІС, необхідно оптимізувати витрати і терміни, ефективно розподіливши обов'язки і відповідальність між постачальником рішення і вашими фахівцями. Але для цього сама ІС повинна бути досить відкритою та забезпечувати певний рівень незалежності від постачальника рішення. Іншими словами, замовник повинен мати можливість самостійно проводити частину робіт з налаштування ІС. Переваги такого рішення пов'язані з тим, що власний фахівець краще знає своє підприємство, його простіше контролювати за термінами і результату. Власний фахівець обходиться дешевше. Крім того, розраховуючи на свої сили, ви менше залежите від постачальника рішення.

Зворотний ж сторона опори на власні сили - необхідність мати в своєму штаті кваліфікованих фахівців.

Експлуатація та розвиток

Будь-яка інформаційна система вимагає підтримки кваліфікованим персоналом. Ви можете повністю взяти підтримку на себе, економлячи на платежах постачальнику рішення або, як варіант, взяти на себе оперативну підтримку, звертаючись до постачальника рішення для розв'язання складних питань. Можна також повністю доручити постачальнику рішення або сторонньої організації, яка надає (аутсорсинг) підтримку вашої ІС, економлячи на персоналі. Вибір залежить від ваших пріоритетів. У будь-якому випадку попередньо переконайтеся в кваліфікації тих людей, які будуть підтримувати ІС в ході експлуатації.

Не розвивається ІС через деякий час безнадійно застаріє, і її потрібно буде замінити. Стратегічно це невигідно. Тому заздалегідь сплануйте, як буде розвиватися ваша ІС в ході експлуатації і хто буде виконувати відповідні роботи. Тут підходи ті ж: можна розвивати систему самостійно; можна прості речі робити самим, а за складними доробками звертатися до постачальника рішення; можна доручити всі постачальнику рішення.

Але, перш ніж ставити перед собою ці питання, переконайтеся, що інформаційна система в принципі здатна до розвитку.