Інструкція щодо закриття договорів в ем
Інструкція щодо закриття договорів в ЕМ
Перед тим, як почати вносити відомості про виконання договору, укладеного в Електронному магазині, переконайтеся, що Постачальник направив Вам для узгодження звітні документи про виконання договору.
1.Закладка Звітні документи постачальника відображається для договорів, що знаходяться в статусі «З нами (Укладено)» (а після внесення відомостей про виконання - «Виконаний»).
При напрямку звітних документів про виконання на електронну пошту замовника приходить повідомлення, після чого замовник проводить узгодження даного документа
Відкриття документа здійснюється при подвійному натисканні лівої кнопкою миші по необхідної рядку з відомостями про документ (див. Рисунок 2)
У вікні «Документ» Наступні подробиці.
- Дата початку етапу;
Дата закінчення етапу;
Узгодження звітних документів
Для узгодження звітного документа потрібно встановити курсор в поле «Підписати ЕЦП» і натиснути на кнопку (рис2). Після підписання звітного документа ЕП йому присвоїти статус «Погоджено» і даний звітний документ буде відображатися на закладці Виконання (див. Малюнок 3) А також на електронну пошту користувачів постачальника і замовника надсилається повідомлення про статус узгодження звітного документа (Додаток А).
Відхилення звітних документів
Для відхилення звітного документа потрібно встановити курсор в поле «Відхилити» (див. Рис.2), вказати у відповідному полі причини відхилення і натиснути кнопку. У разі якщо користувач замовника не погодить звітний документ, звітного документа присвоюється статус «Не погоджено». При цьому на електронну пошту користувачів постачальника і замовника надсилається повідомлення про статус відмови в узгодженні звітного документа.
2. Формування відомостей про оплату поставленої продукції відповідно до умов договору
Введення відомостей по виконанню договору здійснюється на закладці Виконання. Дана операція доступна в тому випадку, якщо договір перебуває в статусі «З нами (Укладено)».
Закладка Виконання складається з двох блоків: «Надходження» і «Платежі» (рис.3).
Рядок надходження відображається в блоці «Надходження» в тому випадку, якщо були узгоджені документи (акт, товарна накладна, рахунок-фактура) на закладці Звітні документи постачальника (п. 1).
Вид документа - можливі види «Акт наданих послуг», «Рахунок-фактура» і «Товарна накладна»;
Планова дата виконання;
Фактична дата виконання зобов'язань постачальником;
Дата підписання Замовником;
Електронна копія документа;
Надійшли товари, виконані роботи, послуги.
Введення відомостей про платежі (заповнюється замовником)
Для введення відомостей про оплату необхідно в блоці «Платежі» (рис.5)
натиснути на кнопку і у вікні, «Платіж» (малюнок 6) ввести такі відомості:
в блоці «Документ»:
«Вид документа» - вибір виду документа (можливі види «Платіжне доручення» і «Видатковий касовий ордер») здійснюється зі списку по кнопці;
«Номер документа» - текстове поле, вказується номер платіжного документа;
«Дата документа» - вибір значення здійснюється з вбудованого календаря по кнопці або вводиться з клавіатури в форматі «ДД.ММ.РРРР»;
«Електронна копія документа» - прикріплення платіжного документа здійснюється за допомогою кнопки.
в блоці «Інформація про платіж»:
«Платник» - заповнюється автоматично;
«Рядок фінансування» - вибір значення здійснюється зі списку по кнопці, в разі якщо в реквізитах державного замовника був обраний тільки один рахунок - значення встановлюється за умовчанням;
«Одержувач» - заповнюється автоматично;
«Р / с» - вибір значення здійснюється зі списку по кнопці, в разі якщо в реквізитах постачальника був обраний тільки один рахунок - значення встановлюється за умовчанням;
«Сума платежу» - текстове поле;
«Валюта» - значення встановлюється за замовчуванням (валюта контракту);
«Сума в рублях» - текстове поле, відображається тільки в разі, якщо валюта платежу відрізняється від «український карбованець»;
«Дата платежу» - вибір значення здійснюється з вбудованого календаря по кнопці або вводиться з клавіатури в форматі «ДД.ММ.РРРР»;
«Призначення платежу» - текстове поле.
Після заповнення форми «Платіж» можна зробити наступні дії:
зберегти відомості за допомогою кнопки, при цьому відомості будуть відображатися на закладці Виконання в блоці «Платежі»;
закрити вікно без збереження введених відомостей за допомогою кнопки;
підписати відомості ЕП за допомогою кнопки.
Після підписання відомостей ЕП у вікні «Платіж» буде доступна кнопка (рисунок 6.1), при натисканні на яку можна внести необхідні зміни.
Підписані відомості про платіж будуть відображатися у вікні «Завершення контракту» (малюнок 8) на закладці Завершення.
Введення відомостей на закладці Завершення (частина заповнюється автоматично, решта заповнюється замовником)
Для реєстрації етапів відомостей про виконання договору необхідно відкрити договір, який знаходиться в статусі «З нами (Укладено)» і перейти на закладку Завершення (малюнок 7).
Дана закладка містить таблицю, в якій відображені етапи виконання договору (дані про етапи виконання автоматично переносяться з закладки Предмет договору) і кнопки управління і.
Для внесення відсутніх відомостей про завершення етапу виконання потрібно виділити рядок з необхідною записом про етап виконання і натиснути кнопку.
У формі «Завершення контракту» (малюнок 8) необхідно заповнити наступні поля:
«Фактична дата завершення» - вибір дати здійснюється з вбудованого календаря по кнопці або вводиться з клавіатури в форматі «ДД.ММ.РРРР»;
«Примітка» - текстове поле;
в блоці «Документ-підстава» - вказати дату, номер документа і прикріпити образ документа, який є підставою для завершення етапу виконання контракту (товарна накладна, рахунок-фактура, акт наданих послуг) за допомогою кнопки.
Поля «Етап» і «Планова дата завершення» автоматично заповнюються значеннями з закладки Предмет договору.
Значення в поле «Етап» включає в себе «Плановий місяць / рік платежу + сума з ПДВ».
Значення в поле «Планова дата завершення» - це планова дата платежу (максимальна для кількох рядків фінансування).
Примітка - Якщо фактична дата завершення виконання етапу перевищує планову дату завершення виконання етапу, тоді необхідно завести претензійну роботу. У разі якщо претензійна робота не заведена, сістемане позволітподпісать відомості про виконання.
Відомості про платежі і надходження автоматично переносяться з закладки Виконання, раніше заповненої Вами.
Для збереження введених відомостей про завершення етапу виконання слід натиснути на кнопку (рисунок 8), при цьому договору автоматично присвоюється статус «виповнилося»
Реєстрація відомостей про якість виконання договору (за бажанням)
Для реєстрації відомостей про якість виконання контрактів в статусі «Виконаний» в блоці «Інформація про договір» потрібно натиснути кнопку.
У спливаючому вікні «Якість результатів виконання контракту постачальником / виконавцем» (рисунок 1) необхідно в області відповідної оцінки натисканням лівої кнопки миші виставити значення наступних параметрів:
«Упаковка та маркування товару»;