Інструкції, правила - спеціальне документознавство

Інструкції, правила

Інструкція - це правовий документ, який створюють органи управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, окремих їх підрозділів та служб, а також посадових осіб або громадян.

Розрізняють інструкції по наступних напрямках:

o з регулювання певного виду діяльності (з діловодства, з порядку оформлення документів по пенсійному забезпеченню, з порядку заповнення та оформлення трудових книжок, по порядку ведення касових операцій і т.п.), тобто роз'яснення порядку застосування законодавчих актів, державних стандартів, наказів ;

o по техніці безпеки;

o експлуатації різного устаткування та ін.

Інструкція затверджується вищими органами або керівником організації. Інструкції є організаційно-правовими документами тривалої дії, які визначають науково-технічні, фінансові та інші сторони діяльності організації, служб і підрозділів.

Посадова інструкція - локальний організаційно-правовий документ, який встановлює для працівника організації (підрозділів) конкретні трудові (посадові) обов'язки відповідно до посади. На підставі посадової інструкції укладається трудовий договір з працівником. Трудовий договір і посадова інструкція використовуються при вирішенні конфліктних ситуацій (суперечок) між керівництвом організації та працівником.

Розробка посадової інструкції, як правило, покладається на керівника відповідного підрозділу, погоджується з відділом управління персоналом (кадрової служби), з юрисконсультом, обов'язково затверджується керівником організації і доводиться до відома працівника під розписку.

При реорганізації, скорочення штатів і т.д. коли виникає необхідність перерозподілу функцій і посадових обов'язків, в посадовій інструкції вносяться зміни. Крім того, посадові інструкції повинні бути замінені і знову затверджені: при 1) зміну назви підпри-ємства або структурного підрозділу; 2) зміну назви посади. Всі найбільш істотні зміни вносяться до посадової інструкції наказом керівника організації.

Посадова інструкція складається з таких розділів:

1. Загальні положення.

3. Завдання та обов'язки.

У розділі 1 (Загальні положення) встановлюється: сфера діяльності фахівця; порядок його призначення і звільнення з посади, заміщення його відсутність; кваліфікаційні вимоги; підпорядкованість спеціаліста; посадові особи, якими він керує. В даному розділі перераховуються нормативні документи, якими повинен керуватися фахівець у процесі здійснення своєї діяльності.

У розділі 2 (функції) перераховуються основні напрямки діяльності фахівця.

У розділі С (Посадові обов'язки) визначені конкретні види робіт, що виконуються фахівцем.

У розділі 4 (має право) встановлюються права, необхідні фахівцеві для виконання покладених на нього обов'язків.

У розділі 5 (Відповідальність) вказується, за що конкретно несе відповідальність даний фахівець.

В якості додаткового до основних розділів посадової інструкції і може бути введений розділ 6, який регулює трудові відносини між службовцями. Цей розділ може встановлювати коло службових зв'язків, порядок надання звітів, планів та інших документів, періодичність надання звітної інформації та ін.

Правила - ЦС службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок будь-яких дій або поведінки. Правила складаються відповідно до Кодексу законів про працю України та інших законодавчо-нормативних актів, що регламентують порядок прийому і звільнення працівників, основні права, обов'язки і відповідальність сторін трудового договору, режим роботи, час відпочинку, застосовувані до працівників заходи заохочення і стягнення, а також інші питання трудових відносин в організації.

Правила внутрішнього трудового розпорядку організації затверджуються роботодавцем з урахуванням думки представницького органу працівників організації.

Правила внутрішнього розпорядку, як і статут організації, оформляються на загальному бланку організації і часто є додатком до колективного договору.